Le funzioni del Collegio sindacale e del sindaco unico

Alla luce delle ampie modifiche apportate dalla Legge di stabilità 2012 e successive modificazioni alla normativa in tema di organo di controllo, è opportuno dare spazio ad una sintetica analisi delle funzioni del sindaco unico e del Collegio sindacale. In particolare, il sindaco unico, presente solo nelle società a responsabilità limitata, dovrà adempiere da solo a tutte le funzioni prima spettanti al Collegio sindacale.

L’organo di controllo nelle società cooperative

La legge Stabilità 2012 e i successivi interventi normativi non hanno espressamente previsto modifiche che riguardano l’organo di controllo delle società cooperative.
Per tale tipologia di società è possibile prendere in considerazione la disciplina di riferimento delle società per azioni o delle società a responsabilità limitata a seconda della normativa che è prevista nello statuto sociale.
Per verificare l’esistenza dell’obbligo di nomina del Collegio sindacale nelle cooperative è necessario far riferimento al primo comma dell’art. 2543 c.c., indipendentemente dalla forma sociale adottata dalla società 5. Tale norma dispone che la nomina del Collegio sindacale è obbligatoria nei casi previsti dal secondo e terzo comma dell’art. 2477 c.c., nonché quando la società emette strumenti finanziari non partecipativi.

L’organo di controllo nelle società per azioni

Nelle società per azioni, dopo il susseguirsi delle modifiche previste in materia di organo di controllo dalla legge n. 183/2011 (c.d. Legge di Stabilità 2012) e successivi interventi legislativi, fino all’approvazione della legge n. 35/2012 di conversione del decreto legge n. 5/2012 (c.d. Decreto Semplificazioni), l’art. 2397 c.c. è rimasto invariato ed è quindi previsto il Collegio sindacale pluripersonale.
L’assemblea nomina il presidente fra i 3 o 5 sindaci che, come affermato nel precedente paragrafo, devono essere iscritti in albi professionali individuati con decreto del Ministro della giustizia o essere professori di ruolo in materie giuridiche o economiche ed almeno uno deve essere iscritto nel registro dei revisori.

L’organo di controllo nelle società a responsabilità limitata

La legge n. 35/2012 di conversione del decreto legge n. 5/2012 (c.d. Decreto Semplificazioni) ha puntualizzato che nelle Srl, se lo statuto non dispone diversamente, l’organo di controllo è costituito da un solo membro effettivo. Pertanto, in mancanza di una previsione statutaria in merito, l’organo di controllo è monocratico.
Nelle Srl le modificazioni riguardano sia le funzioni che la numerosità dei componenti dell’organo di controllo. Viene disposto che l’atto costitutivo può prevedere, determinandone le competenze e i poteri, compresa la revisione legale dei conti, la nomina di un organo di controllo o di un revisore. Infatti, anche nei casi di nomina dell’organo di controllo previsti dall’art. 2477 commi 2 e 3, può essere nominato in alternativa il revisore legale dei conti. Ne consegue che, nell’ipotesi di nomina obbligatoria dell’organo di controllo, è alla società medesima che spetta la facoltà di scegliere se nominare un organo di controllo che svolga le funzioni sindaco con annesse funzioni di revisione legale dei conti, oppure, se nominare esclusivamente un revisore.

Sostituzione dei sindaci

Il principio della norma 1.7 dispone che la sostituzione dei sindaci deve avvenire nel rispetto della composizione del Collegio sindacale prevista dalla legge e dallo statuto.
Sia che il Collegio sindacale sia o non sia incaricato anche della revisione legale in caso di morte, rinuncia o decadenza del sindaco effettivo subentra un sindaco supplente.
Qualora più sindaci supplenti siano iscritti al registro dei revisori legali, subentra il sindaco supplente più anziano.
I sindaci subentrati rimangono in carica fino alla prima assemblea successiva al loro insediamento, la quale deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti necessari per l’integrazione del Collegio nel rispetto della composizione del Collegio sindacale prevista dalla legge e dallo statuto.

Funzionamento del Collegio sindacale

La norma 2.1 sul funzionamento del collegio sindacale affronta la tematica dell’autonomia del Collegio sindacale e dell’attività dei sindaci, durante e successivamente all’espletamento dell’incarico.
La norma consta dei seguenti principi:

• il Collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività e si riunisce con cadenza periodica;
• i sindaci operano, di norma, collegialmente;
• i sindaci, una volta che sia scaduto il loro incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste.

Utilizzo di propri dipendenti e ausiliari

La norma 2.2 sul funzionamento del collegio sindacale afferma che, esclusivamente nell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo, ciascun sindaco può, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, avvalersi di propri dipendenti e ausiliari, i quali devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti per i sindaci e i quali possono essere esclusivamente soggetti legati al sindaco da un rapporto di lavoro subordinato o autonomo che abbiano i requisiti tecnico-professionali idonei allo svolgimento del compito loro affidato.

Libro delle adunanze e delle deliberazioni

La norma 2.3 fa riferimento all’art. 2421 del codice civile che prevede, tra i libri sociali obbligatori per le società per azioni, anche il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale. In esso devono essere trascritti i verbali delle riunioni sottoscritti dagli intervenuti nei quali si deve riferire dell’attività svolta e degli accertamenti eseguiti. Tale libro, a causa del rinvio dell’art. 2477 alle norme delle Spa, è obbligatorio anche per le Srl che hanno l’obbligo di nomina del Collegio sindacale.
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale è tenuto a cura del Collegio con modalità da esso determinate secondo le disposizioni dell’ultimo comma dell’art. 2421 c.c.

Caratteristiche e modalità di effettuazione dei controlli

L’articolo 2403 del codice civile, affermando che il Collegio sindacale deve vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo, contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento, costituisce la disposizione che ispira il terzo capitolo delle norme di comportamento.
La legge Vietti, modificando l’articolo 2403, ha equiparato i doveri del Collegio sindacale nelle società quotate a quelli nelle società non quotate. È più corretto parlare di un’attività di vigilanza piuttosto che di controllo in quanto il Collegio non deve limitarsi ad una verifica a posteriori degli adempimenti documentali e delle decisioni assunte ma deve dare spazio ad una fase preventiva e concomitante alle attività sociali attraverso una valutazione delle procedure, degli assetti organizzativi e degli strumenti che contraddistinguono la società.

Vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto

La norma 3.2 afferma che al Collegio sindacale spetta il compito di verificare la conformità degli atti sociali, delle deliberazioni degli organi sociali, delle procedure, dei metodi e degli strumenti adottati nello svolgimento dell’attività d’impresa alla legge e alle disposizioni statutarie.
All’inizio dell’incarico, e poi periodicamente, il Collegio deve verificare che la struttura organizzativa e le procedure interne siano idonee a garantire che la società operi in conformità alle norme di legge e dello statuto. Il controllo, nel suo concreto svolgimento, deve quindi intendersi circoscritto alle norme che concretamente, con riferimento alla struttura e alle attività della società, possano essere ritenute critiche in ragione del rischio che il loro mancato rispetto possa comportare nei confronti degli interessi della società. Tale circoscrizione della vigilanza alle norme la cui violazione può avere un impatto significativo sugli interessi della società è strettamente correlata alla norma 3.1 che dispone l’impiego del metodo del risk approach per guidare l’attività di vigilanza in quanto essa va pianificata e svolta con frequenza ed estensione variabile in funzione della significatività del rischio associato.