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Protocollare documenti
- Creatore Discussione Marzia74
- Data di Inizio
Gio.
Utente
Riferimento: Protocollare documenti
Obblighi nessuno, gestire al meglio la corrispondenza in entrata ed in uscita direi proprio di si'!
Per quanto riguarda l'impolstazione dipende anche dal settore merceologico dell'azienda nonche' dalle esigenze dell'azienda stessa.-
In linea di massima questa la classificazione:
1) Corrispondenza Ricevuta
2) Corrispondenza Inviata
3) Preventivi Clienti
4) Preventivi Fornitori
5) Documentazione Spesa
6) Appalti
7)Conferme d'Ordine
8) Contratti
Dipende molto anche dalla dimensione aziendale certamente, personalmente preferisco avere tutte le pratiche occorrenti ben protocollate ed archiviate.-
Saluti.-
Obblighi nessuno, gestire al meglio la corrispondenza in entrata ed in uscita direi proprio di si'!
Per quanto riguarda l'impolstazione dipende anche dal settore merceologico dell'azienda nonche' dalle esigenze dell'azienda stessa.-
In linea di massima questa la classificazione:
1) Corrispondenza Ricevuta
2) Corrispondenza Inviata
3) Preventivi Clienti
4) Preventivi Fornitori
5) Documentazione Spesa
6) Appalti
7)Conferme d'Ordine
8) Contratti
Dipende molto anche dalla dimensione aziendale certamente, personalmente preferisco avere tutte le pratiche occorrenti ben protocollate ed archiviate.-
Saluti.-
Riferimento: Protocollare documenti
Quindi non è un obbligo di legge come lo è, se non sbaglio, per le pubbliche amministrazioni... ma semplicemente un metodo per gestire e conservare al meglio i documenti.
In pratica, si potrebbe anche evitare la protocollazione e limitarsi alla conservazione dei documenti (suddivisi per tipologia)?
Un ulteriore dubbio: se si decidesse di effettuare la protocollazione, qualora si spedissero delle fatture (che ovviamente vengono numerate progressivamente) è opportuno dare anche un numero di protocollo come corrispondenza in uscita? E qualora le fatture si ricevano? E' opportuno protocollarle con un numero di protocollo relativo alla corrispondenza in entrata?
In più, a livello strettamente operativo, come gestire la protocollazione al meglio? Tramite l'assegnazione di una sola numerazione progressiva (indicando poi a parte la tipologia di documento) oppure utilizzando più numerazioni per ogni classificazione (magari ricorrendo all'utilizzo di una sigla o di una lettera per non ritrovarsi con 8 numeri 1, 8 numeri 2 ecc.)?
Qualora si adotti una metodologia di protocollazione scorretta/poco efficiente (o non la si adotti per niente), il peggio che può accadere è non ritrovare rapidamente il documento che si sta cercando... ma non si è soggetti ad alcuna sanzione/multa/contestazione, vero?
Grazie per la pazienza!!!!!!!!
Quindi non è un obbligo di legge come lo è, se non sbaglio, per le pubbliche amministrazioni... ma semplicemente un metodo per gestire e conservare al meglio i documenti.
In pratica, si potrebbe anche evitare la protocollazione e limitarsi alla conservazione dei documenti (suddivisi per tipologia)?
Un ulteriore dubbio: se si decidesse di effettuare la protocollazione, qualora si spedissero delle fatture (che ovviamente vengono numerate progressivamente) è opportuno dare anche un numero di protocollo come corrispondenza in uscita? E qualora le fatture si ricevano? E' opportuno protocollarle con un numero di protocollo relativo alla corrispondenza in entrata?
In più, a livello strettamente operativo, come gestire la protocollazione al meglio? Tramite l'assegnazione di una sola numerazione progressiva (indicando poi a parte la tipologia di documento) oppure utilizzando più numerazioni per ogni classificazione (magari ricorrendo all'utilizzo di una sigla o di una lettera per non ritrovarsi con 8 numeri 1, 8 numeri 2 ecc.)?
Qualora si adotti una metodologia di protocollazione scorretta/poco efficiente (o non la si adotti per niente), il peggio che può accadere è non ritrovare rapidamente il documento che si sta cercando... ma non si è soggetti ad alcuna sanzione/multa/contestazione, vero?
Grazie per la pazienza!!!!!!!!
Gio.
Utente
Riferimento: Protocollare documenti
Siamo nel campo della pura gestione aziendale!
Esistono software di Protocollazione ma ti assicuro che con Excell tutto e' possibile!
Io userei una Protocollazione per Tipologia di Corrispondenza e' pur vero che avrai il Protocollo 1 in Entrata e l'1 in Uscita ma nulla pregiudica affatto.-
Inoltre le fatture emesse 9o ricevute vanno soltano protocollate ai fini Iva e non in Corrispondenza.-
Una buona serata.-
Siamo nel campo della pura gestione aziendale!
Esistono software di Protocollazione ma ti assicuro che con Excell tutto e' possibile!
Io userei una Protocollazione per Tipologia di Corrispondenza e' pur vero che avrai il Protocollo 1 in Entrata e l'1 in Uscita ma nulla pregiudica affatto.-
Inoltre le fatture emesse 9o ricevute vanno soltano protocollate ai fini Iva e non in Corrispondenza.-
Una buona serata.-