L’art. 2381 cod. civ. (richiamato, per le s.r.l., dall’art. 2475) impone agli amministratori delle società di:
i) valutare almeno semestralmente che l’assetto, organizzativo, amministrativo e contabile (c.d. assetto Or.Am.Co.) sia adeguato alle dimensioni e alla natura dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell'impresa e della perdita della continuità aziendale;
ii) di esaminare gli strumenti di tale assetto – andamento della gestione aziendale, prevedibile sua evoluzione e piano finanziario –
iii) di comunicarli al collegio sindacale, se nominato, che deve vigilare su tale adeguatezza nelle riunioni da tenere almeno ogni 90 giorni e riferirne all’assemblea nella relazione che presenta in sede di approvazione del bilancio.
Nell’aprile 2022 il codice della crisi e dell’insolvenza ha individuato gli strumenti che qualunque imprenditore, anche quelli in salute, deve adottare in quanto rivelatori dello stato di crisi dell’impresa, ovvero dell’inadeguatezza a far fronte regolarmente alle obbligazioni la cui scadenza è prevista nei successivi 12 mesi.
Si tratta dei flussi di cassa prospettici (art. 2) e dei prospetti contabili (art. 3) che evidenzino, in aggiunta alle future scadenze:
- i debiti per retribuzioni di lavoro scaduti da almeno 30 giorni;
- i debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni;
- le esposizioni verso banche ed altri finanziatori scaduti da almeno 60 giorni o che abbiano superato gli affidamenti ottenuti;
- i debiti verso INPS e INAIL scaduti da almeno 90 giorni;
- i debiti scaduti verso l’Agenzia delle entrate e l’Agenzia delle entrate-Riscossione,
in modo da riscontrare se i relativi importi abbiano superato i limiti di pericolosità stabiliti dalla legge, in relazione a specifiche fattispecie e caratteristiche dell’azienda, ed assumere tempestivamente adeguate iniziative “per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”.
E’ evidente che l’assetto Or.Am.Co. non può non influenzare i rapporti con gli istituti finanziari e con alcuni fornitori o possibili acquirenti dell’azienda; l’interesse dell’operatore si è spostato infatti da un’informazione economico-patrimoniale, espressione di eventi storici quale massimamente è il bilancio nelle sue quattro componenti, ad una ricerca di informazioni economico-finanziarie prospettiche, rappresentate dal budget e soprattutto dal cash-flow.
Poiché gli strumenti contabili su menzionati sono prescritti dal legislatore, appare necessaria la loro formalizzazione e raccolta in apposito fascicolo unitamente, di volta in volta, ad un breve verbale di verifica, firmato da un amministratore e vistato, se esistente, dall’organo di controllo; il verbale dovrebbe essere redatto con cadenza trimestrale o, se la società è priva di un organo amministrativo collegiale e di un organo di controllo e l’andamento della gestione non desta preoccupazioni, con cadenza semestrale.
Trattasi naturalmente di documenti interni con circolazione limitata, a seconda delle società e delle concrete situazioni, ad amministratori, sindaci, revisori, responsabile amministrativo e soci.
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