L'art 2496 del codice civile dispone che "Compiuta la liquidazione, la distribuzione dell'attivo o il deposito indicato nell'articolo 2494 i libri della società devono essere depositati e conservati per dieci anni presso l'ufficio del registro delle imprese; chiunque può esaminarli, anticipando le spese".
Tanto premesso il MISE Ministero dello sviluppo economico con NOTA del 13 aprile 2021 ha risposto ad un quesito posto da un liquidatore di srl il quale a chiusura della liquidazione, non ha proceduto al deposito presso la CCIAA di competenza, dei libri sociali ex art. 2496 c.c. dichiarando di custodirli personalmente o presso altra sede.
Da ciò risulta che la CCIAA non è depositaria di tali documenti nemmeno in modalità informatica.
Il quesito era il seguente: "Qualora un qualsiasi soggetto intenda procedere alla disamina dei libri sociali, il liquidatore, in prima persona, è obbligato a rendere ostensibili i medesimi a chiunque lo richieda?"
Il MISE nella nota in questione ha specificato che la prassi di consentire la conservazione dei libri sociali di società cessate in luoghi e presso soggetti diversi dall’ufficio del registro delle imprese territorialmente competente è stata indicata dallo stesso ministero come incompatibile con il vigente quadro normativo a far data dall'anno 2014.
Tale parere è reperibile nella Circolare n. 3668/C del 27/02/2014 alla pagina 35 cui si rimanda per approfondimento.
Ciò malgrado viene specificato che restano, tuttavia, situazioni che discendono dalla prassi precedentemente in uso e ancora in atto.
In questi casi rimane, comunque, ovviamente intatto il diritto di accedere ai libri in questione presso il soggetto risultante dalla visura camerale, secondo modalità da concordarsi ma tali, in ogni caso, da non costituire ostacolo all’esplicazione di un diritto espressamente previsto da una norma di legge.
Nel caso di difficoltà di accesso e quindi di espletamento del diritto in questione, nella NOTA MISE viene specificato che si invitano gli interessati a volerne dare segnalazione via PEC alla camera di commercio competente, e per conoscenza all'ufficio scrivente, Direzione Generale per la vigilanza sugli enti cooperativi, le società e il sistema camerale divisione VII all'indirizzo di seguito indicato:
