Con Risposta a Interpello 09 aprile 2021 n. 236, l'Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in merito alla tenuta e alla conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti.
L'istante è una società che, fino all'anno 2019, ha effettuato la conservazione elettronica delle seguenti famiglie di documenti:
- Fatture Clienti (analogiche ante 2019 ed elettroniche dal 01/01/19);
- Fatture Fornitori (analogiche ante 2019 e sia analogiche che elettroniche dal 01/01/19);
- Registri IVA;
- Liquidazioni IVA;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Libro di magazzino;
- Libro giornale
Essa ha aderito al servizio di conservazione delle fatture elettroniche messo a disposizione dall'Agenzia delle entrate ai sensi dell'articolo 1 del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127.
Alla luce dei successivi interventi normativi, per i registri e liquidazioni IVA, registro dei beni ammortizzabili, libro di magazzino e libro giornale riferiti all'anno solare 2020 e successivi, essa intenderebbe implementare le proprie procedure interne utilizzando le semplificazioni amministrative introdotte con l'art.12-octies del D.L. n. 34 del 2019, procedendo perciò a tenere aggiornati e memorizzati i propri dati e registri contabili con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti sul proprio software gestionale, e procedendo alla stampa dei sottoindicati documenti quando e se perverrà la richiesta degli organi di controllo.
La società non procederebbe alla conservazione sostitutiva tramite apposizione di marcatura temporale e firma digitale, ma garantirebbe in sede di controlli ed ispezioni, che i documenti/registri sottoindicati risultino e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
Alla luce di quanto premesso chiede se possa ritenere che la tenuta dei registri contabili su sistemi elettronici senza procedere alla conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge (e quindi senza l'apposizione della marca temporale e della firma digitale sui predetti documenti), risulti un comportamento a norma sia dal punto di vista civilistico (art. 2215/2220 c.c.) oltre che tributario.
Inoltre in caso di applicazione delle disposizioni ex art.12-octies del D.L. n. 34 del 2019 e per quei registri per i quali è previsto l'assolvimento dell'imposta di bollo, si chiede quali delle attuali modalità di assolvimento dell'imposta sia da considerarsi corretta (pagamento tramite modello F23 in funzione del numero di pagine, apposizione di contrassegno, pagamento tramite F24 sulla base del numero di registrazioni).
L'agenzia delle entrate sintetizzando il quadro normativo ha innanzitutto osservato che, tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità e qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:
a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del D.M 17 giugno 2014 e, quindi, anche del codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materiliazzati (stampati) in caso contrario.
In merito invece alla imposta di bollo ha chiarito che la modalità di assolvimento per i registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici, come nel caso di specie, debba essere ricondotta nell'ambito di applicazione della previsione recata dall'articolo 6 del decreto ministeriale del 17 giugno 2014 ossia l'imposta di bollo, per i registri e i libri contabili tenuti con sistemi informatici deve avvenire con modalità telematica mediante modello F24.
