"Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici (..) Pertanto, la società istante può conservare in modalità elettronica le note spese ed i relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi (come per esempio i titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico), e successivamente distruggere gli originali analogici." E' questo il principale chiarimento fornito dall'Agenzia delle Entrate nella risposta all'interpello 388 del 20 settembre 2019, allegato a questo articolo.
Il chiarimento si è reso necessario dal momento che una società che si avvale di trasferisti ha chiesto all'Agenzia delle Entrate se può procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.
Come anticipato, secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della
- immodificabilità,
- integrità,
- autenticità
- leggibilità.
In caso di dematerializzazione, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici.
