Nell’ipotesi in cui il dipendente svolga la propria attività fuori della sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie mansioni, è stabilito che le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti, non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore.
Per documentare tali spese di trasporto, affinchè possano essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, è valida l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta, intestata al datore stesso, rilasciato dall’emittente dello strumento elettronico (tali spese sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese).
Questo in sintesi il chiarimento fornito dall'Agenzia delle Entrate con la Risposta 22/2018 del 4 ottobre 2018, all’interpello posto da una società che, per la gestione delle trasferte dei propri dipendenti, si avvale di una procedura informatica attraverso la quale l’interessato inserisce tutte le informazioni necessarie per ottenere dal datore di lavoro il nulla osta allo svolgimento del servizio fuori dalla normale sede di lavoro.
L'Agenzia precisa anche che in applicazione del principio di onnicomprensività, che governa la determinazione del reddito di lavoro dipendente, “… le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro” costituiscono reddito di lavoro dipendente (art. 51, co. 1, TUIR).
Tuttavia il comma 5 prevede un particolare regime di favore nell’ipotesi di trasferta del lavoratore, ovvero nell’ipotesi in cui il dipendente è chiamato a svolgere la propria attività fuori della sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie mansioni. In queste ipotesi per le spese di trasporto, è statuito che “Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito … al netto delle spese di … trasporto….”. Pertanto non devono essere imputate al lavoratore, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire al proprio dipendente di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro.
In merito alla valenza probatoria della documentazione delle spese di trasporto, è stato specificato che per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i citati rimborsi non è necessario che detta documentazione, giustificativa dell’effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.
Nel caso in esame, l’estratto conto della carta di pagamento trasmesso, su supporto cartaceo, al datore di lavoro, individua per ciascuna transazione:
- la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario,
- il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente,
- il centro di costo,
- il codice identificativo del viaggio;
- il prestatore d’opera con descrizione della prestazione,
- ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio, infine la valuta e l’importo pagato.
Tali informazioni presenti nell’estratto conto emesso in formato cartaceo dalla società che rilascia la carta, che sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta, risultano quindi idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese.
Resta inteso che i citati documenti di trasporto elettronici dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.
