Il Garante per la protezione dei dati personali, riportando il provvedimento n. 53 del 1° febbraio 2018 nella newsletter n. 439 del 29 marzo 2018, ha riconfermato ancora una volta il divieto al controllo massivo e alla conservazione delle email aziendali dei dipendenti .
Un dipendente aveva segnalato che la società per cui lavorava aveva raccolto dati dalle e-mail scambiate tra colleghi per poi utilizzarli per contestare un provvedimento disciplinare cui era seguito il licenziamento, poi annullato dal giudice del lavoro. Tale trattamento dei dati è stato considerato illecito dal Garante da piu di un punto di vista :
- è risultato violato l'obbligo di informativa dei dipendenti: la società non ha infatti fornito ai dipendenti alcuna informazione su modalità e finalità di raccolta e conservazione dei dati relativi all’uso della posta elettronica.
- In violazione dei principi di liceità, necessità e proporzionalità stabiliti dal Codice privacy, la società,conservava in modo sistematico i dati esterni e il contenuto di tutte le email scambiate dai dipendenti per l’intera durata del rapporto di lavoro e anche dopo la sua interruzione giustificandosi con il fine di precostituirsi elementi di difesa in eventuali giudizi e contenziosi ,
- Infine in materia piu specificamente giuslavoristica, la conservazione e l'accesso di dati contenuti nelle mail consentiva di fatto un controllo a distanza dei dipendenti, in contrasto con l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori .
Il Garante, che si è riservato la definizione della sanzione in un successivo provvedimento, raccomanda dunque che:
- la gestione della posta elettronica dei lavoratori avvenga in modo efficiente e rispettoso della riservatezza dei lavoratori predisponendo dei sistemi di selezione dei documenti da archiviare. Il datore di lavoro infatti ha il diritto di controllare l’esatto adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro ma sempre salvaguardando la libertà e la dignità dei dipendenti;
- Inoltre la conservazione dei documenti deve riferirsi solo a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose e non a ipotesi astratte e indeterminate.
- Infine viene posto l'accento sulla legittima aspettativa di riservatezza in caso di licenziamento del lavoratore per cui la casella di posta elettronica personale deve sempre essere disattivata e rimossa e al suo posto di devono attivare eventuali account alternativi.
