Il D.lgs. definisce con precisione le modalità di esecuzione delle segnalazioni a seconda che sia realizzata da intermediari finanziari (ex art. 36) o professionisti (ex art. 37). A tal proposito:
- gli intermediari bancari e finanziari, gli altri operatori finanziari e le società di gestione degli strumenti finanziari, valutano l’opportunità di realizzare una segnalazione all’UIF, sottoponendo l’operazione a specifiche procedure di esame interno. Spetterà ad uno specifico soggetto, individuato all’interno della struttura organizzativa e incaricato della gestione dei rapporti con la clientela, procedere senza ritardo a segnalare le operazioni sospette al titolare della competente funzione o al legale rappresentante ovvero ad altro soggetto delegato.
- gli intermediari assicurativi, i soggetti convenzionati ex art. 1, comma 2, lettera nn) e gli agenti in attività finanziaria, iscritti in apposito elenco, adempiono all’obbligo di segnalazione trasmettendo la stessa al titolare della competente funzione o al legale rappresentate ovvero ad altro soggetto delegato. Quanto ai mediatori di assicurazione o di riassicurazione, altresì denominati broker, qualora non sia individuabile un intermediario di riferimento, inviano la segnalazione direttamente alla UIF.
Il soggetto competente a ricevere la segnalazione, procede ad esaminarla e qualora le ritenga fondata, tenuto anche conto degli elementi a propria disposizione e delle evidenze desumibili dai dati e dalle informazioni conservate, le trasmette alla UIF senza però indicare il nominativo del segnalante.
- i professionisti trasmettono la segnalazione di operazione sospetta direttamente alla UIF ovvero, agli organismi di autoregolamentazione i quali provvedono senza ritardo a trasmetterla integralmente alla UIF, priva del nominativo del segnalante.
- nelle società di revisione legale il responsabile dell'incarico di revisione, cui compete la gestione del rapporto con il cliente, ha l'obbligo di trasmettere senza ritardo la segnalazione di operazione sospetta al titolare della competente funzione, al legale rappresentante o altro delegato. Quest'ultimo esaminata la segnalazione e ove la ritenga fondata, provvede a trasmetterla alla UIF, priva del nominativo del segnalante.
Fuori dai casi previsti dal presente decreto, è fatto divieto ai soggetti tenuti alla segnalazione di un'operazione sospetta e a chiunque ne venga a conoscenza, informare il cliente segnalato o terzi, dell’avvenuta segnalazione e delle procedure successive che da essa dipendono. Tale divieto non si estende:
- alla comunicazione effettuata alle autorità di vigilanza di settore e alla Guardia di finanza in occasione dei controlli;
- alla comunicazione effettuata ai fini di accertamento investigativo.
Il divieto però non impedisce:
- le comunicazioni tra gli intermediari bancari e finanziari ovvero tra intermediari e le loro succursali e filiazioni controllate a maggioranza (anche situate in Paesi terzi) purché quest’ultime si conformino alle politiche e alle procedure di gruppo in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
- le comunicazioni tra professionisti che svolgono la propria prestazione professionale in forma associata (anche se situati in Paesi terzi) a condizione che questi applichino misure equivalenti a quelle previste dal decreto antiriciclaggio n. 90/2017;
- le comunicazioni tra gli intermediari o tra i professionisti, che abbiano uno cliente comune o che siano parti nell’esecuzione di una prestazione professionale, se appartengano ad uno Stato membro, o siano situati in un Paese terzo che impone obblighi simili a quelli previsti dal presente decreto legislativo, fermo restando il rispetto delle disposizioni del Codice Privacy. Le informazioni scambiate possono essere utilizzate esclusivamente per fini di prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo.
In riferimento a quanto sinora detto, si segnala che il tentativo del professionista di dissuadere il cliente dal porre in essere un’attività illegale non costituisce violazione del divieto di comunicazione.
