L’art. 31 del D.Lgs. sull'antiriciclaggio prescrive l’obbligo di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e consentire lo svolgimento delle analisi effettuate dalla UIF o da altra autorità competente. I soggetti obbligati ex art.3, tra cui rientrano commercialisti, avvocati e notai, sono tenuti a conservare la copia e l’originale dei documenti acquisiti in fase di adeguata verifica sul cliente (ovvero del titolare effettivo o dell’esecutore) nonchè copia, avente efficacia probatoria, delle scritture e registrazioni riferibili alle operazioni realizzate dall’obbligato a favore del cliente. Dalla documentazione conservata deve esser possibile rilevare in maniera univoca:
- la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
- i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo, dell’esecutore;
- le informazioni sullo scopo e la natura della prestazione professionale;
- la data, l’importo e la causale dell’operazione;
- i mezzi di pagamento utilizzati.
Il D.Lgs. sull’antiriciclaggio prescrive anche le modalità di conservazione dei dati raccolti, ex art.32. La conservazione deve avvenire mediante sistemi che:
- rispettino quanto stabilito dalle norme del Codice Privacy;
- il trattamento dei dati raccolti avvenga esclusivamente per le finalità di cui al D.Lgs. 231/2007;
- prevengano eventuali perdite dei dati e informazioni;
- siano idonei a garantire la ricostruzione dell’operatività o dell’attività del cliente;
- consentano l’individuazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e ad accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati;
- consentano l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità preposte;
- garantiscano la tempestiva acquisizione da parte del soggetto obbligato di documenti, dati e informazioni con indicazione della relativa data; dove per “tempestiva” si intenderà l’acquisizione conclusa entro 30 giorni dal conferimento dell’incarico, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura della prestazione;
- garantiscano l’integrità e la non alterabilità dei dati e delle informazioni;
- garantiscano la trasparenza, completezza e chiarezza dei dati e delle informazioni, nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.
Ove il professionista intenda conservare i dati, i documenti e le informazioni in un “fascicolo del cliente”, costituito al momento dell’assegnazione dell’incarico professionale, sarà necessario che tale strumento venga aggiornato al conferimento di eventuali nuovi incarichi, in caso di svolgimento di nuove operazioni e in adempimento dell’obbligo del monitoraggio costante.
Invece, nell’eventualità in cui per la conservazione ci si serva di un autonomo centro di servizi, fermo restando la responsabilità del soggetto obbligato ex art.3, dovrà essere assicurata allo stesso il diretto e immediato accesso a quanto da lui depositato.
Dati, documenti e informazioni dovranno essere conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall'esecuzione dell'operazione occasionale; inoltre saranno utilizzabili anche per fini fiscali, ex art. 34 comma 1.
L’inosservanza degli obblighi di conservazione comporta l’applicazione a carico dell’obbligato di una sanzione amministrativa pecuniaria, come riportato all’art 57 del D.Lgs. 231/2000. La sanzione:
- sarà pari a € 2.000 in caso di tardiva o omessa conservazione, in toto o in parte, di dati, documenti e informazioni come prescritto agli art.31 (Obblighi di conservazione) e dell'art. 32 (Modalità di conservazione);
- ovvero da € 2.500 a € 50.000 ove, fuori dei casi di cui al comma 1 art. 57, nelle ipotesi di violazioni gravi, ripetute o sistematiche ovvero plurime.
La norma de quo prosegue dettando anche le circostanze che condizionano l’intensità della violazione.
