I soggetti economici nel rispetto di norme civili e fiscali, sono obbligati alla tenuta e alla conservazione di determinati libri e registri che, entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione del relativo periodo d’imposta devono essere o stampati in formato cartaceo o conservati elettronicamente su supporti informatici.
Dal momento che con il DPCM del 15 luglio 2017, il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è slittato al 31 ottobre, il nuovo termine per la stampa e la conservazione sostitutiva scade il 31 gennaio. Pertanto il 31 gennaio 2018 è il termine ultimo (in merito all’anno di imposta 2016) per:
- Stampare i registri contabili
- Procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti registrati su supporti informatici.
Ai fini fiscali, i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici attraverso una ricerca per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, o altro dato stabilito dalla specifica disciplina.
Il processo di conservazione dei documenti informatici si intende perfezionato quando è apposta una data che sia "opponibile ai terzi", cioè in alcun modo contestabile, come la marca temporale.
Attenzione: semplificazioni per i registri IVA sono state introdotte nel decreto fiscale 148/2017 collegato alla Legge di stabilità 2018. In particolare, sono considerati regolari i registri IVA relativi a fatture e acquisti (di cui agli articoli 23 e 25 del D.P.R. n. 633 del 1972) tenuti in formato elettronico in difetto di trascrizione su supporto cartaceo, nei termini di legge, qualora in sede di accertamento, ispezione o verifica gli stessi risultino aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
Questo quanto previsto dall’art. 19-octies (Disposizioni in materia di riscossione) comma 6 del decreto fiscale collegato alla legge di Bilancio 2018, dopo la sua conversione in legge, che così dispone: All'articolo 7 del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, dopo il comma 4-ter e' aggiunto il seguente: «4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici e', in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza ».
Tale prescrizione è posta in specifica deroga al precedente comma 4-ter dell’articolo 14, ai sensi del quale la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
E' possibile quindi non procedere alla stampa dei registri Iva delle fatture emesse e degli acquisti, se il contribuente li ha tenuti aggiornati ed è in grado di procedere alla loro stampa in presenza di un controllo fiscale.
