Il Garante per la protezione dati personali, con Nota 15 settembre 2016, n. 419, informa che, con decisione [doc. web n. 5408460] ha vietato a un'università il monitoraggio massivo delle attività in Internet dei propri dipendenti. Il caso era sorto proprio per la denuncia del personale tecnico-amministrativo e docente, che lamentava la violazione della propria privacy e il controllo a distanza posto in essere dall'Ateneo.
Nel corso dell'istruttoria, l'amministrazione ha respinto le accuse, sostenendo che l'attività di monitoraggio delle comunicazioni elettroniche era attivata saltuariamente, e solo in caso di rilevamento di software maligno e di violazioni del diritto d'autore o di indagini della magistratura. L'Università aveva inoltre aggiunto che non venivano trattati dati personali dei dipendenti che si connettevano alla rete.
L'istruttoria del Garante per la privacy ha invece evidenziato che i dati raccolti erano chiaramente riconducibili ai singoli utenti, anche grazie al tracciamento puntuale degli indirizzi Ip (indirizzo Internet) e dei Mac Address (identificativo hardware) dei pc assegnati ai dipendenti.
L'infrastruttura adottata dall'Ateneo, diversamente da quanto affermato, consentiva poi la verifica costante e indiscriminata degli accessi degli utenti alla rete e all'e-mail, utilizzando sistemi e software che non possono essere considerati, in base alla normativa, "strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa". Tali software, infatti, non erano necessari per lo svolgimento della predetta attività ed operavano, peraltro, in background, con modalità non percepibili dall'utente. E' stato così violato lo Statuto dei lavoratori - anche nella nuova versione modificata dal cosiddetto "Jobs Act" - che in caso di controllo a distanza prevede l'adozione di specifiche garanzie per il lavoratore.
Nel provvedimento il Garante ha rimarcato che l'Università avrebbe dovuto privilegiare misure graduali che rendessero assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimati solo in caso di individuazione di specifiche anomalie, come la rilevata presenza di virus. In ogni caso, si sarebbero dovute prima adottare misure meno limitative per i diritti dei lavoratori.
L'Autorità ha inoltre riscontrato che l'Università non aveva fornito agli utilizzatori della rete un'idonea informativa sulla privacy, tale non potendosi ritenere la mera comunicazione al personale del Regolamento relativo al corretto utilizzo degli strumenti elettronici, violando così il principio di liceità alla base del trattamento dei dati personali. L'Autorità ha quindi dichiarato illecito il trattamento dei dati personali così raccolti e ne ha vietato l'ulteriore uso, imponendo comunque la loro conservazione per consentirne l'eventuale acquisizione da parte della magistratura.
