Smart working 2025: la comunicazione obbligatoria

Il lavoro agile,  noto anche come smart working, rappresenta una delle trasformazioni più significative nel mondo del lavoro degli ultimi anni. 

Con la legge 203 2024 detta collegato Lavoro è stato recentemente formalizzato l'obbligo di comunicazione  entro 5 giorni  di questa modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.

Dal 2022 era in vigore  una prassi regolata da un decreto ministeriale a termine seguito da circolari e faq,  emanate  rincorrendo  la frenetica legiferazione  straordinaria  del periodo Covid e la contestuale digitalizzazione dell'amministrazione pubblica.

Vediamo piu in dettaglio la novità ricordando le principali indicazioni della normativa sul  lavoro agile.

1) Smart working 2025 come funziona

Questo modello di attività lavorativa , è stato disciplinato inizialmente dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017,  era nato  per migliorare la competitività aziendale e consentire una maggiore conciliazione tra vita privata e professionale.

Consente  infatti ai lavoratori subordinati di svolgere la propria attività lavorativa senza vincoli di orario o luogo, purché siano rispettati i limiti massimi di durata dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dai contratti collettivi. 

Attraverso un accordo tra datore di lavoro e dipendente, le attività possono essere organizzate per fasi, cicli o obiettivi, garantendo al contempo flessibilità e responsabilizzazione. Questa nuova impostazione è supportata dall’uso di tecnologie digitali, che abilitano il lavoro da remoto e permettono un monitoraggio efficace delle prestazioni e ha avuto un enorme sviluppo nel periodo della pandemia da COVID 19

Va ricordato che il modello di lavoro agile non è privo di vincoli. Il datore di lavoro è tenuto a garantire la sicurezza e il corretto funzionamento degli strumenti tecnologici messi a disposizione del lavoratore, oltre a garantire la protezione del dipendente contro infortuni e malattie professionali, anche quando l’attività si svolge fuori dai locali aziendali. 

Inoltre, la normativa riserva particolare attenzione alle categorie di lavoratori con esigenze specifiche, come genitori con figli minori di 12 anni o lavoratori con disabilità grave, a cui viene data priorità nella concessione dello smart working. 

Dal 2021, l’introduzione del Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile ha fornito ulteriori linee guida per la gestione di questa modalità nei settori privati e pubblici, contribuendo a uniformare le prassi e a favorire l’adozione su larga scala del lavoro agile.

2) Smart working 2025: modalità e tempistica obbligatoria

Dal 1° settembre 2022, dopo un periodo di regolamentazione meno stringente e piu volte prorogata per l'emergenza della  pandemia Covid, , la comunicazione degli accordi di lavoro agile è diventata obbligatoriamente telematica, secondo quanto previsto dal Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 149 del 22 agosto 2022.

Questa comunicazione deve essere effettuata:

• tramite il portale Servizi Lavoro, utilizzando credenziali SPID o CIE, 
•  non richiede più l’allegazione dell’accordo individuale, 
• che deve comunque essere conservato dal datore di lavoro per cinque anni.

 La procedura telematica consente un’agevole gestione anche di un gran numero di comunicazioni, grazie all’introduzione di strumenti come l’invio massivo tramite file Excel o API REST, utili per le aziende di grandi dimensioni.

Le tempistiche per la comunicazione specificate con una faq sul sito ministeriale  prevedevano che 

• i datori di lavoro privati devono inviare i dati entro cinque giorni dall’inizio della prestazione in modalità agile o dall’evento modificativo, come proroghe o cessazioni, mentre
•  per i datori di lavoro pubblici il termine è fissato al giorno 20 del mese successivo. 

In caso di mancato rispetto di tali obblighi, si applicano le sanzioni previste dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs. n. 276/2003, 

Dal 12 gennaio 2025 la modifica  apportata dalla legge 203 2024  conferma che i datori di lavoro sono obbligati a comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori coinvolti, insieme alle date di inizio e di cessazione delle prestazioni in modalità agile. 

• La comunicazione deve avvenire entro 5 giorni dall’avvio del periodo di smart working o, 
• nel caso di modifiche, entro i 5 giorni successivi all’evento che determina una variazione nella durata o nella cessazione del lavoro agile. 

Questa modifica rafforza ulteriormente il sistema di controllo, rendendo più stringente il rispetto delle tempistiche e garantendo una maggiore tracciabilità delle attività lavorative svolte in modalità agile.

 La nuova norma conferma le regole riguardanti gli accordi individuali e conferma che in caso di mancata comunicazione, si applicano le sanzioni previste dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs. n. 276/2003, che comprendono multe  da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato in caso di assenza o ritardata comunicazione.