Fascicolo informatico d'impresa: pubblicate le linee guida

Con il Decreto del 17 settembre 2024 n. 159 pubblicato in Gazzetta ufficiale il 25 ottobre, il Ministero delle imprese e del Made in Italy  ha emanato le  linee guida per la creazione, gestione e accesso al fascicolo informatico d'impresa  gestito dai SUAP e Camere di Commercio grazia alla Piattaforma digitale .  

Si tratta di un  nuovo sistema digitale  che intende centralizzare tutte le informazioni documentali amministrative  delle imprese e ha l'obiettivo di semplificare e uniformare la gestione  da parte dei vari enti pubblici.

 In questo modo si eviterà alle aziende l'onere di fornire piu volte alla pubblica amministrazione le stesse  informazioni  Si prosegue cosi nella digitalizzazione dei servizi pubblici, allineandosi agli standard europei di interoperabilità e protezione dei dati.  

Si attende un nuovo decreto ministeriale con le specifiche tecniche e l'attuazione completa è fissata entro novembre 2025. 

Intanto  vediamo meglio  di cosa si tratta, il suo scopo, il funzionamento e le modalità di attuazione.

1) Fascicolo informatico d'impresa: cos'è, a cosa serve

Il fascicolo informatico d’impresa è un sistema documentale digitale che raccoglie e organizza in modo strutturato tutti i documenti amministrativi e tecnici di ciascuna impresa o soggetto economico iscritto nel registro delle imprese o nel Repertorio Economico Amministrativo (REA).

Il sistema permetterà la conservazione, l'accesso e l’aggiornamento delle informazioni rilevanti, facilitando così la trasparenza e l’efficienza nella gestione dei dati aziendali fornendo un duplice vantaggio:

• gli enti pubblici possono consultare liberamente i dati necessari alle proprie attività istituzionali,

le aziende non si vedranno costrette a fornire  continuamente documenti o attestazioni  riducendo così gli oneri  di tempo e finanziari.

2) Fascicolo informatico d'impresa: i destinatari delle linee guida

I destinatari principali delle istruzioni  fornite dal decreto sono  gli uffici pubblici  responsabili della creazione, dell'aggiornamento e della conservazione del fascicolo informatico d'impresa in particolare 

• le Camere di Commercio, 
• i SUAP (Sportelli Unici per le Attività Produttive) e 
• enti locali e
• altre amministrazioni pubbliche competenti in materia di gestione e controllo delle attività d'impresa .

Tuttavia, il decreto prevede che anche i soggetti privati potranno accedere ai dati contenuti nel fascicolo, con limitazioni e previo pagamento dei diritti di segreteria. Pertanto, pur essendo le disposizioni orientate agli uffici pubblici per la gestione operativa, alcuni aspetti interessano anche i privati in termini di consultazione dei documenti aziendali.

3) Come funziona il fascicolo informatico?

Alimentazione del fascicolo

La gestione e l’aggiornamento del fascicolo sono affidati principalmente ai SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e alle amministrazioni responsabili dei vari procedimenti amministrativi che coinvolgono l’impresa. 

Ogni nuovo documento rilevante, una volta creato, viene inviato alle Camere di Commercio per essere integrato nel fascicolo in formato digitale.

Tempistiche e modalità di trasmissione

La trasmissione dei documenti deve avvenire entro cinque giorni dall’adozione dei provvedimenti amministrativi. Sono previsti tempi differenti per le SCIA e per i procedimenti soggetti a silenzio-assenso, ma in ogni caso la documentazione deve essere inoltrata tempestivamente alle Camere di Commercio per essere integrata nel fascicolo.

Classificazione e tassonomia dei documenti

Per una gestione ordinata e facilmente accessibile, tutti i documenti sono catalogati in base a una tassonomia specifica. Questa classificazione, presente nell’Allegato A al decreto, permette di organizzare le informazioni per tipologia, come ad esempio le autorizzazioni, i certificati, o i verbali di controllo

Conservazione e sicurezza dei dati

La conservazione dei documenti nel fascicolo è affidata alle Camere di Commercio territorialmente competenti, che devono garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, in conformità con il GDPR e le linee guida nazionali sulla conservazione digitale. Trascorso il periodo necessario, i documenti relativi alle imprese individuali vengono eliminati o anonimizzati nei casi previsti

Accesso e consultazione

I soggetti pubblici possono accedere ai dati aziendali senza costi, utilizzando i servizi di interoperabilità digitale forniti dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Le imprese stesse potranno  consultare gratuitamente i propri fascicoli.

 Al contrario, i soggetti privati dovranno  pagare i diritti di segreteria per accedere a determinati documenti e dati di altri soggetti

Trattamento dei dati personali

Il decreto disciplina anche il trattamento dei dati personali contenuti nei fascicoli, specificando i ruoli di titolari e responsabili. Le Camere di Commercio, i SUAP e le altre amministrazioni coinvolte sono responsabili della gestione dei dati secondo le normative GDPR. Per garantire un livello adeguato di sicurezza, è prevista l’adozione di misure di protezione contro accessi non autorizzati. 

4) Fascicolo informatico d'impresa: le tempistiche di attuazione

Le disposizioni del decreto diventano operative a partire dal 9 novembre 2024. 

Si attende poi   un ulteriore decreto ministeriale  sulle specifiche tecniche  di alimentazione e  gestione dei documenti  sentiti il  Garante per la protezione dei dati personali, e la Conferenza Unificata, che dovra consentire l'attuazione  entro il 26 novembre 2025. 

I SUAP si rendono  interoperabili con il fascicolo, mediante i servizi resi disponibili dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati, entro centottanta giorni dall'adozione del nuovo decreto  ministeriale 

Le altre amministrazioni  interessate (enti locali altri enti pubblici non economici, altri organismi di diritto pubblico) avranno tempo per adeguarsi centoventi giorni dalla emanazione del decreto.