Le indennità per trasferta possono essere compensi o rimborsi spese. Di norma ciò è regolamentato dal Contratto Collettivo di lavoro . Si parla di rimborso spese, e non di compenso o corrispettivo , quando le somme erogate dal datore di lavoro al dipendente, collaboratore o amministratore hanno lo scopo di restituire quanto anticipato in nome e per conto del datore stesso. L'indennità può avere anche una valenza di compenso integrativo nel caso di trasferta all'estero particolarmente onerosa per il dipendente non solo dal punto di vista economico ma umano e sociale.
La differenza tra la natura retributiva o risarcitoria dell’indennità di trasferta non è di poco conto, dal momento che la legge - art. 51, c. 5 e 6 del D.P.R. n. 917/86 - prevede un diverso trattamento fiscale e contributivo da applicare alle somme corrisposte ai lavoratori inviati in trasferta, a seconda che si tratti di compensi o rimborsi spese.
Parliamo di rimborso spese, in generale, quando coesistono queste specifiche condizioni:
- reintegro patrimoniale;
- restituzione da parte del datore di lavoro di quanto è stato speso (anticipato) dal dipendente, collabo ratore o amministratore, in nome, per conto e nell’interesse del datore o committente stesso.
I rimborsi spese non hanno natura retributiva e quindi non incidono su altri elementi della retribuzione quali ad esempio TFR e non sono assoggettati, come vedremo più avanti, a contributi previdenziali.
Nel caso di trasferte, situazione in cui più frequentemente il datore di lavoro ha la necessità di effettuare rimborsi spese al proprio dipendente/collaboratore, secondo quanto previsto dall’art. 51, comma 5 del d.P.R. 917/1986, i rimborsi possono essere così classificati:
- rimborsi analitici o a piè di lista;
- forfettari o indennità;
- in forma mista (ovvero parte rappresentata da rimborsi analitici e parte da rimborsi forfettari).
1. Rimborsi analitici o a piè di lista: rimborso completo di tutte le spese sostenute dal dipendente/collaboratore/amministratore in nome e per conto dell’azienda e regolarmente documentate.
La conservazione dei documenti è a pena di deducibilità dei costi per il datore di lavoro . La documentazione dovrà essere conservata dal datore di lavoro (c.m. 16 luglio 1988, n. 188/E) e tale disposizione si applica anche per le trasferte all’estero.
La documentazione delle spese sostenute può essere rappresentata da scontrini fiscali, fatture, ricevu te fiscali (vitto e alloggio), biglietti mezzi pubblici, biglietti aerei o del treno (trasporto effettuato non con mezzi propri), carta carburante, ecc.
Le spese marginali, quali possono essere per esempio le spese di lavanderia, telefono, parcheggio, pedaggio autostradale) sono rimborsate e non costituiscono reddito, ancorché non documentate, nei seguenti limiti:
- € 15,49 al giorno per le trasferte effettuate in Italia;
- € 25,82 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
Proprio per la natura di rimborso di sole spese documentate, il rimborso a piè di lista non costituisce per il dipendente/collaboratore/amministratore reddito imponibile fiscale e pertanto non va neppure assoggettato a ritenuta d’acconto.
Nel caso in cui per lo svolgimento della trasferta il dipendente/collaboratore/amministratore sia stato autorizzato all’uso dell’auto personale avrà diritto al rimborso chilometrico secondo le tariffe ACI in relazione alle caratteristiche della propria autovettura (aggiornate annualmente entro il 30 novembre con pubblicazione entro il 31 dicembre di ogni anno) .
Il rimborso analitico delle spese documentate sostenute è invece imponibile qualora la trasferta sia svolta nell’ambito dello stesso Comune del luogo abituale di lavoro
2. Rimborsi forfettari o indennità: i rimborsi forfettari costituiscono la forma più semplice con il quale il datore di lavoro può corrispondere ai propri dipendenti o collaboratori o amministratori un indennizzo per le spese sostenute per vitto e alloggio.
Proprio in quanto forfettario non è previsto l’obbligo di produrre e conservare alcuna documentazione che attesti l’effettivo ammontare di costi sostenuti.
Affinché i rimborsi forfettari siano da considerarsi esclusi dall’imposizione fiscale e contributiva è necessario che gli importi corrisposti rispettino alcuni limiti, ovvero:
- € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
- € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
Qualora rispetto a questi limiti il datore di lavoro voglia riconoscere al proprio dipendente, collaborato re o amministratore somme aggiuntive, l’eccedenza sarà considerata imponibile.
3. Rimborso misto
I predetti limiti , ai fini della tassazione, sono ridotti :
- di 1/3 se viene fornito gratuitamente il vitto o l’alloggio; portando così la diaria a € 30,99 se fuori dal Comune del luogo ordinario di lavoro, ma all’interno dello Stato italiano e a € 51,65 all’estero;
- di 2/3 se viene fornito gratuitamente sia il vitto che l’alloggio portando così la diaria a € 15,49 se fuori dal Comune del luogo di lavoro ma all’interno dello Stato italiano e a € 25,82 all’estero.
