Per poter considerare validamente documentate le spese di viaggio rimborsate ai lavoratori dipendenti in regime di esclusione da IRPEF, il ministero delle Finanze con la circolare 23 dicembre 1997, n. 326/E ha eliminato l'obbligo in capo al datore di lavoro di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio.
L'ammontare dell'indennità è determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e che l'indennità chilometrica è "determinata dal datore di lavoro sulla base di elementi concordati sia diretti che indiretti" (circ.20 novembre 1974, n. 13/RT).
Tali precisioni si intendono oggi confermate con la raccomandazione che gli elementi di calcolo "dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro"(circ. 23 dicembre 1997, n. 326/E).
L'Amministrazione finanziaria ha chiarito che, ai fini della concreta determinazione dei limiti di deducibilità dal reddito del soggetto erogante, si deve far riferimento alla media dei costi delle autovetture appositamente calcolata dall'Automobile Club d'Italia.
Il costo chilometrico può anche essere concordato preventivamente tra il datore di lavoro ed il lavoratore; in questo caso è opportuno indicare nella lettera di incarico e di utilizzo dell'autovettura propria la procedura seguita per determinare il costo chilometrico riferito al tipo di autovettura utilizzato.
Il Ministero con la risoluzione 17 febbraio 1982, n. 9/512, ha affermato che la dichiarazione del dipendente, relativa ai costi sostenuti per conto dell'impresa, deve in generale ritenersi veritiera e come tale documento idoneo ai fini della regolare tenuta delle scritture contabili e della deducibilità dei costi in discorso. Però la deducibilità del costo deve ritenersi subordinata al verificarsi degli altri presupposti di legge e alla sussistenza dei requisiti della competenza e della inerenza previsti dalle vigenti norme in materia di reddito d'impresa.
Per quanto attiene al documento comprovante la spesa, da consegnare al datore di lavoro, si precisa che il Ministero delle finanze ha ritenuta valida, ai fini della deducibilità dei costi sostenuti per le trasferte dei dipendenti, la ricevuta fiscale non intestata al soggetto beneficiario del servizio o della somministrazione purchè questa, per la implicita attestazione del dipendente contenuta nella nota spese compilata ai fini di ottenere il rimborso della spesa sostenuta, sia in correlazione con la qualità di dipendente del soggetto in trasferta e con l'autorizzazione alla trasferta stessa (sia preventiva che successiva) e sia collocabile nel luogo e nel tempo di effettuazione dell'incarico fuori sede Ris. 5 gennaio 1981, n. 9/2796).
Occorre però notare che con D.P.R. n. 696 del 21 dicembre 1996, inerente le nuove norme in materia di certificazione dei corrispettivi, vengono anche fissate le regole per documentare i costi deducibili (portati da scontrino e ricevuta fiscale) ai fini delle imposte sui redditi.
Gli scontrini fiscali rappresentano idoneo documento a condizione che contengano la descrizione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell'operazione e l'indicazione del codice fiscale dell'acquirente o committente.
Le ricevute fiscali rappresentano idoneo documento a condizione che siano integrate, a cura del soggetto emittente, con i dati identificativi dell'acquirente o committente.
