Il trattamento fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti e collaboratori in trasferta

Il rimborso delle spese sostenute in trasferta dal lavoratore o dal collaboratore (coordinato e continuativo, quale potrebbe essere l'amministratore della società, oppure del collaboratore a progetto) richiede il rispetto della normativa fiscale appositamente prevista, in considerazione degli effetti che tali somme comportano nel reddito di impresa o in quello del percipiente.
Bisogna segnalare subito che per "trasferta" si intende l'esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente-collaboratore al di fuori della sede ordinaria di lavoro , come individuata dal contratto di lavoro corrente: è evidente dunque che lo spostamento dall'abitazione alla sede di lavoro (e viceversa), non configurando una trasferta come normativamente definito, comporterà la tassazione in capo al lavoratore delle somme eventualmente corrisposte dal proprio datore di lavoro. Come chiarito dalla Risoluzione Ministeriale n. 191 del 2000 queste erogazioni saranno correlativamente deducibili dal reddito di impresa.

Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese (per il lavoratore e per l'impresa) è necessario distinguere le trasferte a seconda che avvengano entro o al di fuori del Comune sede di lavoro.

1) Le trasferte entro il territorio comunale

L'articolo 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi, all'ultimo periodo del comma 5, afferma che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate dai documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Ne consegue dunque che per le trasferte entro il Comune della sede lavorativa è ordinariamente prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese ( ad eccezione del rimborso delle spese di trasporto documentate ad esempio dai biglietti di autobus, metropolitane e treni) indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso.

L'erogazione dei suddetti rimborsi nella forma delle indennità chilometriche per utilizzo dell'auto propria del dipendente costruiranno reddito in capo allo stesso e dunque integralmente tassati.
Per il datore di lavoro tutti questi rimborsi spese costituiscono spese per prestazioni di lavoro (articolo 95 del TUIR) come tali deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo.

2) Le trasferte al di fuori del territorio comunale

Sulla base di quanto indicato dall'art. 51 Tuir, le indennità percepite per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale saranno escluse dall'imponibile fiscale del dipendente/collaboratore qualora non superino l'importo giornaliero pari a Euro 46,48, elevato a Euro 77,47 per le trasferte effettuate all'estero. Si tratta della cosiddetta indennità forfettaria:
l'esclusione in tal caso viene calcolata sulla somma al netto delle spese di viaggio e trasporto.

In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non concorrerà a formare il reddito imponibile del lavoratore/collaboratore, indipendentemente dall'importo dello stesso, purchè sia comprovato da idonea documentazione.
Il rimborso delle altre spese non documentabili (ad es. telefoniche) è escluso da imposizione per un importo giornaliero di Euro 15,49 elevato a Euro 25,82 nel caso di trasferte all'estero. Infine il rimborso può anche essere " misto " (quando il committente eroga l'indennità forfetaria di trasferta di 46,48-77,47 Euro in aggiunta al rimborso analitico): in tale evenienza i limiti delle franchigie giornaliere di Euro 46,48 e 77,47 sono ridotte di 1/3 nell'ipotesi di rimborso delle spese di vitto o alloggio nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente e di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio e di vitto e alloggio fornito gratuitamente.
L'impresa committente dovrà operare la scelta del metodo di rimborso per l'intera trasferta e, quindi, come chiarito dalle Finanze senza possibilità di adottare criteri diversi nell'ambito della stessa missione.
Nota: Per ottenere il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore presenterà apposita nota spese allegando alla stessa tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti, e così via.

Le spese sostenute per vitto e alloggio si considerano idoneamente documentate se attestate dal dipendente e risultano da documenti, anche non intestati, ma coincidenti con le date e i luoghi della trasferta (su questo si legga quanto riportato nella Circolare delle Entrate n. 188 del 16 Luglio 1998).

In capo all'impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con cui è stato effettuato il rimborso spese.

Le somme erogate mediante rimborso analitico a piè di lista sono deducibili fino al limite giornaliero di:

• Euro 180,76 per le trasferte in Italia
• Euro 258,23 per le trasferte all'estero.

Rimborso forfetario e rimborso "misto": nessun limite di deduzione dal reddito di impresa.

Rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente: sarà deducibile in misura non eccedente il valore fissato dalle tariffe ACI relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se diesel.

Ai fini Irap si sottolinea che valgono le stesse regole del Tuir appena indicate, con la precisazione però che:

• Non è deducibile l'indennità forfetaria di trasferta;
• Non è deducibile l'indennità chilometrica (tariffa ACI).

TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE
Tipologia di rimborso	Trattamento fiscale in capo al lavoratore/collaboratore	Trattamento fiscale in capo all'impresa
Rimborso analitico a piè di lista / indennità forfetaria/indennità chilometrica	Tassato	Interamente deducibile
Rimborso spese di viaggio con vettore	Non tassato	Interamente deducibile

3) NOTA SPESE - fac-simile per rimborso spese di trasferta

NOTA SPESE

DIPENDENTE/COLLABORATORE
Nome/Cognome ________________________

TRASFERTA
del ____________________ a _____________

SPESE DI VIAGGIO 1

TRENO	€ .....................................
AEREO	€.....................................
TAXI	€ ......................................
AUTOBUS /TRAM	€....................................
ALTRO	€ ....................................
Totale spese di viaggio	€ .....................................

SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2

Autovettura modello .............................................. targata ..............................;

tariffa chilometrica Aci € ..................... x .................. Km (percorsi) = €......................

SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3

Albergo ........................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. € ....................

Ristorante ........................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................

Bar .................................................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................

Altro ................................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ..............€  ....................

Totale spese di vitto e alloggio € ...........................

INDENNITA' FORFETARIA € ............................

ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE 4

Altre spese:

....................................	del .........................	€ ...................
....................................	del .........................	€ ...................

Totale spese non documentate € .....................

TOTALE COMPLESSIVO SPESE € ........................

Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra

IL DIPENDENTE/COLLABORATORE __________________

1 Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo.

2 Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata in capo al collaboratore.

3 Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale.

4 In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a € 15,49 se le trasferte vengono effettuate in Italia oppure a €  25,82 per le trasferte effettuate all'estero.

4) ACCORDO PER LA CONCESSIONE IN USO PROMISCUO DELL'AUTO AZIENDALE - fac-simile

ACCORDO PER LA CONCESSIONE IN USO PROMISCUO DELL'AUTO AZIENDALE
Tra le parti:

• ...........................con sede in .................., codice fiscale .............................., (d'ora innanzi proprietario) qui rappresentata dal sig. ......................., nato a ........................ .il ..............................., residente in ............................................, codice fiscale ..................................munito dei necessari poteri;
• il sig. .............................., nato a........................ il ......................, codice fiscale ......................, dipendente della società ................................ a decorrere dal .............., iscritto al numero matricola ........................ (d'ora innanzi utilizzatore)

premesso che

• la società .................................. è proprietaria del mezzo: tipo ............................., targa ............................., telaio .........................., destinata al seguente uso ............................................., come si evince dalla copia del libretto di circolazione allegata;
• che la società ........................... è intenzionata a mettere a disposizione del sig. ......................... il suddetto automezzo, affinché lo stesso venga utilizzato per necessità di servizio connesse alla sua mansione ed anche per uso personale;

si conviene e stipula quanto segue

1. Oggetto dell'accordo.
   Il proprietario mette a disposizione dell'utilizzatore il mezzo identificato in premessa, affinché lo stesso venga utilizzato per motivi di servizio e per usi personali.
2. Corrispettivo e modalità di pagamento.
   Il corrispettivo per l'uso personale del mezzo è stabilito dalle parti, in via convenzionale, in misura pari al 30% del costo (IVA compresa) corrispondente ad una percorrenza annua di 15.000 chilometri , desumibile dalla tabella ACI appositamente approvata dall'Agenzia delle entrate e pubblicata in Gazzetta Ufficiale entro la fine dell'anno precedente a quello di riferimento. In caso di utilizzo per periodo di tempo inferiore all\'anno verrà effettuata una proporzione del suddetto parametro. Il pagamento del corrispettivo avverrà mediante trattenuta dal cedolino paga entro e non oltre la fine di ciascun anno per cui il presente accordo esplicherà i suoi effetti, salvo che l'utilizzatore non provveda al pagamento in contanti.
3. Obblighi dell'utilizzatore. L'utilizzatore si impegna sin da ora a:

• comunicare tempestivamente eventuali provvedimenti che dovessero revocare o limitare il permesso di guida;
• assumere a proprio carico ogni ed eventuale sanzione derivante da infrazioni al codice della strada o ad altre prescrizioni normative connesse all'utilizzo del mezzo;
• utilizzare il mezzo esclusivamente per gli usi previsti dal libretto e rispettare i consigli d'uso prescritti dal produttore;
• provvedere direttamente alla piccola manutenzione del mezzo (rabbocco olio, controllo liquidi, pressione gomme, ecc.);
• segnalare senza indugio al proprietario eventuali malfunzionamenti, difetti e guasti, tanto nel periodo di validità della garanzia che in quello successivo, astenendosi dall'uso del mezzo qualora gli stessi possano provocare danni al conducente, ai trasportati, a soggetti terzi o a beni e cose; eventuali interventi presso officine specializzate saranno, nel limite del possibile, concordati con il proprietario, fermo restando che l'utilizzatore è sin da ora autorizzato a far effettuare interventi urgenti ed improrogabili qualora le circostanze ed il luogo non consentissero di contattare il proprietario;
• rispettare, rigorosamente, gli interventi di manutenzione programmata prescritti dal libretto di uso e manutenzione del mezzo;
• segnalare, nel più breve termine dalle circostanze concesso, ogni incidente in cui dovesse incorrere, indipendentemente dalla responsabilità propria o di terzi e dall'ammontare del danno a persone o cose;
• richiedere ed ottenere valido giustificativo delle spese sostenute per l'uso del mezzo, secondo le indicazioni fornite dall'ufficio amministrativo.

Obblighi del proprietario. Il proprietario si impegna sin da ora a:

• stipulare e rinnovare idonea polizza assicurativa a copertura del mezzo e dei rischi connessi alla circolazione dello stesso;
• corrispondere la tassa di proprietà;
• consentire l'effettuazione degli interventi di manutenzione programmata, ed in ogni caso necessari, indicando le officine prescelte per l'effettuazione degli stessi;
• comunicare eventuali richiami o interventi necessari segnalati dal costruttore.

Durata e modifiche agli accordi. Il presente accordo mantiene la sua efficacia a tempo indeterminato, salva la possibilità del proprietario di inviare disdetta con lettera raccomandata con un preavviso minimo di 15 giorni; in caso di sostituzione del mezzo con altro, il preavviso minimo può non essere rispettato. Ogni modifica al contenuto del presente accordo dovrà essere formalizzata per iscritto.

Il presente accordo è stipulato in data odierna in due originali, debitamente sottoscritti per accettazione dalle parti, di cui uno verrà spedito in plico senza busta al proprietario a sua cura e spese.

Data ...............

Il proprietario (....................) __________________________

L'utilizzatore (........................) ___________________________

5) FAC SIMILE DI FATTURA PER RIADDEBITO COSTI PER USO AUTOVETTURA

FAC SIMILE DI FATTURA PER RIADDEBITO COSTI PER USO AUTOVETTURA

(riaddebito integrale che azzera il fringe benefit )

Dati del soggetto emittente

Dati del dipendente: __________________________

_________________________________________

PAGAMENTO
La presente fattura verrà saldata mediante compensazione con le somme spettanti a titolo di cedolino paga del mese di ..........................., come da autorizzazione fornita dal sig. ..........................
DESCRIZIONE
Riaddebito del corrispettivo per utilizzo promiscuo del mezzo ........................... per il periodo annuale dal ..................... al ......................... come da accordo stipulato in data ........................
Tariffa da tabella ACI per 15.000 km	(A)	....................
30% della voce (A)	(B)	....................
Imponibile [(B) : 1,20]	(C)	......................
DATI IVA
		Imponibile (C)	.......................
		Imposta al 20%	.......................
		Totale fattura (B)	________________

FAC SIMILE DI FATTURA PER RIADDEBITO COSTI PER USO AUTOVETTURA

(riaddebito parziale che NON azzera il fringe benefit)

Dati del soggetto emittente

Dati del dipendente: _____________________________

_____________________________________________

Fattura numero .......... del .............
PAGAMENTO
La presente fattura verrà saldata mediante compensazione con le somme spettanti a titolo di cedolino paga del mese di .................., come da autorizzazione fornita dal sig. ...................
DESCRIZIONE
Riaddebito del corrispettivo per utilizzo promiscuo del mezzo .......................per il periodo mensile dal ............ al ............ come da accordo stipulato in data.................
Tariffa da tabella ACI per 15.000 km	(A)	............................
30% della voce (A)	(B)	............................
quota mensile (B) : 12	(C)	...........................
quota parte riaddebitata	(D)	..........................
Imponibile [(D) : 1,20]	(E)	.........................
Fringe benefit residuo [(C) – (D)]	(F)	...........................	(indicato su cedolino del mese di ...........)
DATI IVA
	Imponibile (E)	............................
	Imposta al 20%	............................
	Totale fattura (D)	___________________