Adeguati Assetti: la valutazione degli adeguati assetti organizzativi

In questa quarta mini-guida della nostra serie dedicata agli adeguati assetti, approfondiamo uno strumento essenziale: la check list CNDCEC per la valutazione degli assetti organizzativi.

1) Assetti organizzativi: una definizione

Gli assetti organizzativi sono definiti dalle “Norme di comportamento del Collegio sindacale per le società quotate” come “

• (i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità, 
• (ii) il complesso procedurale di controllo, 
• iii) flussi informativi attendibili e efficaci tra organi e funzionali aziendali”. 

Si tratta quindi di strumenti, procedure e processi volti a definire chi fa cosa all’interno dell’azienda, a gestire e monitorare le attività e le risorse con l’obiettivo di raggiungere gli obiettivi aziendali e ridurre i rischi.

Gli elementi da definire e da valutare sono molteplici, ma come per gli altri assetti, secondo il Codice della Crisi d’Impresa, devono essere “adeguati” rispetto alla dimensione, alla natura e alla complessità dell’impresa, nonché essere funzionali alla rilevazione tempestiva dei segnali di crisi ed assicurare la continuità aziendale. 

La valutazione degli adeguati assetti può essere colta, inoltre, come utile momento per ottimizzare le procedure e i processi, al fine di raggiungere una maggiore efficienza operativa e minimizzare i rischi operativi dell’azienda.

2) Check List CNDCEC: mappatura dell’architettura organizzativa

La check list relativa alla valutazione degli adeguati assetti organizzativi è la più corposa delle cinque e comprende 21 domande, dato che la struttura organizzativa rappresenta un elemento determinante su cui poggia la capacità di fareimpresa. 

Il software Finalyst può essere di supporto nella compilazione delle domande e nel monitoraggio e revisione delle risposte.

Le prime quattro domande valutano la presenza e la condivisione interna di un organigramma e dei connessi funzionigramma e mansionario. Inoltre, nel caso di presenza di un organigramma, viene richiesto di specificare il modello di struttura organizzativa adottato, dando la possibilità di scegliere tra semplice, funzionale, divisionale, a matrice, per progetti, per processi o altro. 

L’organigramma ha l’obiettivo di rappresentare la struttura gerarchica, mentre funzionigramma e mansionario riportano una descrizione più o meno dettagliata delle responsabilità, delle attività, dei compiti e delle mansioni di ogni ruolo/funzione. 

Le domande 5 – 7 si focalizzano sulle procedure e sugli strumenti di selezione e valutazione del personale, nonché la messa a disposizione di eventuali corsi di formazione e aggiornamento; la verifica delle competenze professionali del personale diventa cruciale per garantire un'efficace esecuzione delle funzioni assegnate.

Per raggiungere gli obiettivi aziendali e del CCI non è solo rilevante verificare la presenza sulla carta di un organigramma, di un funzionigramma e di un mansionario, ma anche la loro concreta ed effettiva applicazione nell’operatività dell’impresa. Le domande 8 – 10 impongono al compilatore della check list un’analisi critica dell’operatività, con l’obiettivo di valutare la coerenza tra compiti e mansioni assegnate rispetto alla delega e ai poteri attribuiti, l’adeguatezza delle procedure e dei processi operativi (ad esempio come il ciclo attivo e passivo) a supporto degli obiettivi di sostenibilità dell’attività. 

Le domande successive si focalizzano sulla presenza di sistemi orientati alla valutazione e gestione dei rischi, in particolare la dodicesima domanda richiede se è presente un sistema di ERM (Enterprise Risk Management) ovvero un processo strutturato e sistematico volto a identificare, gestire e monitorare i rischi a cui può essere esposta un’impresa (strategici, operativi, finanziari, reputazionali, etc.).

Esistono degli standard di riferimento da cui prendere spunto: COSO ERM Framework sviluppato dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission e ISO 31000, uno standard internazionale. 

La tredicesima domanda è complementare alla precedente perché valuta la presenza di un sistema di controllo interno e gestione dei rischi (SCIGR), cioè di regole, procedure e strumenti adottati per garantire una gestione efficiente ed efficacie delle attività, ridurre i rischi aziendali, supportare le decisioni della governance ed il rispetto della normativa. 

Le due successive valutano nello specifico la presenza di un modello organizzativo ai sensi del d.lgs. 231/2001, cioè un modello per prevenire la commissione di reati da parte di soggetti interni o esterni che possano comportare la responsabilità amministrativa dell’ente, e la presenza di un organo di vigilanza (monocratico o collegiale).

Il CNDCEC suggerisce di valutare la presenza di canali di segnalazione interna ai sensi del d.lgs. 24/2023 (c.d. decreto whistleblowing), cioè di strumenti a disposizione dei dipendenti, collaboratori o altri soggetti per segnalare in modo sicuro e riservato la violazione di norme, illeciti o irregolarità riscontrate in ambito lavorativo. 

Non tralascia la valutazione dei fattori ESG (Environmental, Social e Governance), cioè i fattori che aiutano a determinare quanto un’azienda sia sostenibile dal punto di vista ambientale, etica e attenta ai temi socio-organizzativi (es. misure e certificazioni sulla parità di genere).

3) Finalyst: una soluzione per gli adeguati assetti

Sebbene la valutazione degli assetti organizzativi possa essere percepita come un adempimento oneroso, rappresenta in realtà un'opportunità strategica per l'impresa. 

Questo processo permette all'imprenditore di esaminare criticamente la propria struttura organizzativa e operativa, identificando eventuali procedure e regole non più allineate al contesto di mercato attuale. 

Tale analisi diventa quindi un momento cruciale per ripensare e ottimizzare i processi aziendali, garantendo che l'organizzazione rimanga competitiva ed efficiente.

Finalyst mette a disposizione diversi tool per il raggiungimento degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, i quali hanno l’obiettivo di supportare l’imprenditore e i suoi collaboratori nella valutazione dell’attività, delle performance e dei rischi aziendali per essere competitivi e compliance.

Nelle prossime newsletter, proseguiremo l'approfondimento degli ultimi due assetti: amministrativi e contabili.

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