Conservazione dei documenti fiscali: regole e novità

La conservazione dei documenti fiscali è un tema centrale per contribuenti e amministrazione finanziaria. Le norme in vigore stabiliscono limiti temporali precisi, ma recenti modifiche legislative e sentenze della Cassazione hanno introdotto elementi di novità che meritano attenzione. Analizziamo insieme i principali obblighi e le implicazioni pratiche.

1) Le regole fondamentali sulla conservazione dei documenti

Il tempo di conservazione dei documenti è sempre stato oggetto di controversie interpretative da parte sia del contribuente, sia dell'amministrazione fiscale e questo anche perché ci sono norme, oltre che di natura civile, anche di natura fiscale che intervengono.

Il primo riferimento normativo è costituito dall'art.2220 c.c. secondo il quale i documenti si conservano per dieci anni a far data dall'ultima registrazione.

La normativa fiscale interviene, invece, col D.P.R. 633/1973 art.22 c.2 e stabilisce che la conservazione dei documenti deve essere tenuta fino a quando non siano stati definiti gli eventuali accertamenti relativi ad un certo periodo di imposta. Questo implica che il periodo di conservazione può anche superare i dieci anni.

Infine, la L.212/2000 art.8 (Statuto del Contribuente) modificato al c.5 da gennaio 2024 conferma il limite dei dieci anni “L'obbligo di conservazione di atti e documenti , incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione. Il decorso del termine preclude definitivamente la possibilità per l'amministrazione finanziaria di fondare pretese su tale documentazione”.

In linea generale dallo schema successivo possiamo avere un quadro sintetico della documentazione e limiti di tempo per la conservazione:

2) Conservazione documenti fiscali: novità

Le modifiche introdotte dal legislatore con la L.111/2023, hanno lo scopo di definire un principio di certezza tra fisco e contribuente e che è chiaramente esplicitato all'art.17:

h) assicurare la certezza del diritto tributario, attraverso:

1. la previsione della decorrenza del termine di decadenza per l'accertamento a partire dal periodo d'imposta nel quale si è verificato il fatto generatore, per i componenti a efficacia pluriennale, e la perdita di esercizio, per evitare un'eccessiva dilatazione di tale termine nonché di quello relativo all'obbligo di conservazione delle scritture contabili e dei supporti documentali, fermi restando i poteri di controllo dell'Amministrazione finanziaria sulla spettanza dei rimborsi eventualmente richiesti;
2. la revisione dei termini di accertamento dell'imposta sui premi di assicurazione, al fine di allinearli a quelli delle altre imposte indirette, del relativo apparato sanzionatorio, nonché delle modalità e dei criteri di applicazione dell'imposta, nell'ottica della razionalizzazione delle relative aliquote;
3. la limitazione della possibilità di fondare la presunzione di maggiori componenti reddituali positivi e di minori componenti reddituali negativi sulla base del valore di mercato dei beni e dei servizi oggetto delle transazioni ai soli casi in cui sussistono altri elementi rilevanti a tal fine;
4. la limitazione della possibilità di presumere la distribuzione ai soci del reddito accertato nei riguardi delle società di capitali a ristretta base partecipativa ai soli casi in cui è accertata, sulla base di elementi certi e precisi, l'esistenza di componenti reddituali positivi non contabilizzati o di componenti negativi inesistenti, ferma restando la medesima natura di reddito finanziario conseguito dai predetti soci. 

Alla luce di ciò possiamo, dunque, stabilire che sia il contribuente, sia l'amministrazione finanziaria sono vincolati al limite temporale dei dieci anni.

Tuttavia, con la recente sentenza della Cassazione (N. 4638/2024) è stata posta un'ulteriore questione riguardante il periodo di conservazione della documentazione relativa ad un vantaggio fiscale ottenuto da un contribuente.

Infatti, è stato stabilito attraverso la sentenza citata, che qualora un contribuente intenda avvalersi di una norma che consenta allo stesso di avere delle agevolazioni fiscali, al fine di dimostrarne il diritto, lo stesso è tenuto alla conservazione della documentazione anche oltre il periodo decennale. 

Pertanto il contribuente, nel caso di specie, non può utilizzare il limite dei dieci anni di conservazione della documentazione per conseguire la deroga dall'onere probatorio.

Ricordiamo che l'utilizzo della documentazione datata oltre i dieci anni è relativa solo alle questioni  di natura accertativa iniziate dall'amministrazione finanziaria prima della scadenza decennale ( Cassazione 23630/2023).

E' chiaro che la tendenza è quella di  non creare un limite temporale di “salvezza” da parte della giurisprudenza  di un eventuale utilizzo, in maniera non appropriata, delle norme fiscali agevolative   presenti nel nostro ordinamento fiscale.