Con il provvedimento 30/9/2024 indicante le modalità operative per la sottoscrizione dei processi verbali che sono redatti nel corso e al termine delle attività di controllo dal personale dell’Agenzia delle entrate, è stata data attuazione a quanto è previsto dall’art. 38-bis, comma 2, del d.p.r. 29/9/1973, n. 600.
Secondo l’art. 38-bis, comma 2, introdotto con il d.lgs. 12/2/2024, n. 14, i verbalizzanti possono firmare digitalmente la copia informatica del documento che è preventivamente sottoscritto, anche in via analogica, dal contribuente. Se il contribuente sottoscrive il documento con firma analogica, i verbalizzanti attestano la conformità della copia informatica al documento analogico in conformità a quanto è previsto dall’art. 22 del d.lgs. 7/3/2005, n. 82.
Il provvedimento prevede anche una terza soluzione qualora il contribuente rifiuti di sottoscrivere il verbale.
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1) Verbali con firma digitale: ambito di applicazione
Il provvedimento ha per oggetto i processi verbali che sono redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nell’espletamento delle attività amministrative di controllo fiscale e al loro termine i quali possono essere sottoscritti con firma digitale.
E’ previsto che il contribuente (o il suo delegato), a sua volta, possa sottoscrivere il processo verbale, che deve essere previamente condiviso e non deve essere alterato nel contenuto, mediante la firma digitale posseduta ovvero con firma autografa.
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2) Processi verbali: contribuente con firma digitale
Il contribuente (o il suo delegato) può firmare il processo verbale in modalità digitale se è dotato di firma digitale.
La procedura è definita secondo le seguenti fasi operative:
- il verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo (e-mail) all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente (e-mail), o del suo delegato, indicata nello stesso processo verbale ove è indicato anche l’eventuale domicilio digitale;
- dopo aver sottoscritto digitalmente l’atto (in formato CADES - CMS Advanced Electronic Signatures - file con estensione .p7m) il contribuente (o il suo delegato) lo trasmette all’indirizzo di posta elettronica istituzionale dal quale gli è pervenuto;
- il personale incaricato del controllo, dopo aver verificato che l’atto ricevuto non ha subito modifiche rispetto al testo trasmesso, firma digitalmente il documento;
- il processo verbale sottoscritto digitalmente da entrambe le parti viene protocollato dal personale incaricato del controllo e viene trasmesso al domicilio digitale del contribuente, iscritto negli elenchi pubblici. In alternativa, il contribuente che non possiede l’indirizzo PEC può chiedere che il processo verbale venga inviato all’indirizzo PEC del proprio delegato.
AVVERTENZA:
Se il contribuente è in possesso di firma digitale ma è sprovvisto di un indirizzo PEC, ovvero non ha richiesto la trasmissione dell’atto all’indirizzo PEC del proprio delegato, l’organo verificatore consegna il processo verbale nelle mani proprie del destinatario o tramite raccomandata con avviso di ricevimento della copia conforme analogica munita del contrassegno elettronico previsto dall’art. 23, comma 2-bis, del d.lgs. 7/3/2005, n. 82, cioè il c.d. glifo tramite cui è possibile verificare la conformità del documento ricevuto con l’originale.
3) Processi verbali: contribuente privo di firma digitale
Il processo verbale va firmato in modalità analogica se il contribuente (o il suo delegato) non è munito di firma digitale. In questo caso l’atto deve essere stampato e sottoscritto dall’interessato e deve essere consegnato nelle mani del destinatario.
Dopo che il contribuente ha firmato l’atto, i verificatori producono la copia informatica del documento analogico, ne attestano la conformità, osservando le “linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), paragrafo 2, ai sensi dell’art. 22 del d.lgs. citato, e appongono la firma digitale.
In questa maniera, il documento costituisce l’originale informatico.
Successivamente, il processo verbale informatico, completo con tutte le sottoscrizioni, dopo essere stato protocollato dai verificatori. Al contribuente (o al suo delegato), va consegnata la relativa copia analogica munita del contrassegno elettronico di cui all’art. 23, comma 2-bis citato.
4) Processi verbali: rifiuto di sottoscrivere il processo verbale
Qualora il contribuente (o il suo delegato) dovesse rifiutare di sottoscrivere il processo verbale, i verificatori ne danno evidenza nell’atto con indicazione dei motivi e procedono a sottoscrivere digitalmente l’atto che viene consegnato all’interessato dopo averlo protocollato con le modalità sopra indicate.
Se il contribuente (o il suo delegato) rifiuta la consegna del processo verbale nelle proprie mani, i verificatori procedono all’invio della copia analogica dell’atto informatico con contrassegno elettronico, ai sensi del citato art. 23, comma 2-bis, mediante raccomandata con avviso di ricevimento al domicilio fiscale ovvero trasmettendolo al suo indirizzo PEC.
