Miglioramento performance e valore pubblico: l’intelligenza artificiale come utile alleato

Negli ultimi anni c’è stata una tendenza europea prima e italiana - dal decreto Brunetta   (Dlgs 150/2009 e successive modifiche)  in poi - ad avere una sempre maggiore attenzione rispetto alla misurazione del buon andamento dell’amministrazione pubblica. 

Tale filone in Italia ha posto l’accento e l’attenzione sul tema della misurazione e la conseguente valutazione delle performance dei dipendenti pubblici con la finalità di accrescere il valore pubblico.

Oggi la tecnologia ha fatto importantissimi passi avanti poiché permette di automatizzare alcuni processi e rendere più efficace ed efficiente il lavoro delle persone.

 Queste novità o, meglio, sfide devono essere affrontate non solo nelle aziende private ma anche nelle amministrazioni pubbliche.

 Da una ricerca Microsoft Fpa italia presentata in occasione del forum Ita.IA, su un campione di 1.600 dipendenti pubblici:

• il 60% di questi pensa che l’intelligenza artificiale possa aumentare la produttività e addirittura migliorare la qualità del lavoro  e questo aspetto è un chiaro sintomo che l’intelligenza artificiale sia vista come opportunità (dal 57% del totale dei dipendenti pubblici -pari a 1.851.386 individui) ma, 
• al tempo stesso,  anche come una minaccia poiché oltre 200.000 lavoratori potrebbero essere esposti ad una perdita e/o ad un radicale cambiamento del proprio lavoro   (v. L’IMPATTO DELL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE SUL PUBBLICO IMPIEGO, maggio 2024 Fpa).

Come sempre, i cambiamenti suscitano sempre preoccupazione e paura per l’ignoto ma, contestualmente, permettono una crescita significativa proprio perché si può misurare la capacità di reactiveness della pubblica amministrazione.

 Significativa, su tale tema, l’analisi del Prof. Giovanni Valotti, in cui analizza il caso della campagna vaccinale del Covid-19 come caso-studio di reattività al cambiamento e alle nuove sfide.

Un caso di reactiveness che potremmo citare proprio sulla nuova sfida che stiamo vivendo – e che vivremo in un futuro non così lontano – riguarda la capacità di adattamento davanti ai nuovi processi tecnologici. 

In particolare, per evitare che, a seguito dell’implementazione compiuta dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione ci si trovi costretti a ridurre i posti di lavoro*, diventa di primaria importanza l’introduzione di un processo di formazione mirato all’alfabetizzazione digitale, ossia alla sfida di rendere i lavoratori qualificati e con competenze adeguate per sfruttare il cambiamento dei processi lavorativi.

1) Cos’è il valore pubblico

Descrivere sinteticamente cosa sia il Valore Pubblico non è certamente cosa agevole ma appare significativa la definizione individuabile nelle Linee Guida nr. 1 del 2017 del Dfp, che lo descrive come il livello complessivo del benessere economico, sociale, nonché ambientale e/o sanitario, dei cittadini creato da un ente per il suo pubblico rispetto al livello di partenza.

Il Prof. Deidda Gagliardo  lo definisce come il livello di benessere complessivo (ossia non solo quello economico o sociale o ambientale, ma sia economico, sia sociale, sia ambientale) dei cittadini, delle imprese e degli altri stakeholder creato da un’amministrazione pubblica, o co-creato da una filiera di PA e organizzazioni private e no profit.

Sono esempi di valore pubblico una politica di efficientamento economico che cerchi di garantire determinati standard sociali così come una politica ambientale che non può compromettere definiti margini di crescita economica.  

Gli stakeholders che contribuiscono a creare il valore pubblico non sono limitati a soggetti pubblici ma sono anche il terzo settore e i privati. Pertanto, il concetto di valore pubblico è suscettibile e variabile e, al tempo stesso, è molto complesso da misurare.

Appare quindi evidente che il miglioramento delle performance, dell’efficienza e dell’efficacia siano ormai aspetti di prim’ordine e non certo da lasciare passare in secondo piano.

Negli ultimi anni, come detto in precedenza, l’attenzione sulla capacità della PA di essere reattiva di fronte ai cambiamenti è diventata cruciale poiché per continuare a creare valore bisogna cogliere le sfide e le minacce e trasformale in opportunità.

2) Come si monitorano le performance lavorative

Il decreto legislativo 150/2009  ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento il concetto di performance nelle amministrazioni pubbliche.

 L’iter di determinazione e il monitoraggio consistono nell’assegnazione degli obiettivi; nel collegamento tra gli obiettivi e le risorse; nel monitoraggio costante e nell’attivazione di eventuali interventi correttivi; nella misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale; nell’utilizzo dei sistemi premianti. 

Tutti questi aspetti vengono sintetizzati e riepilogati in un unico documento con cui vengono quindi rendicontati i risultati raggiunti.

Questo documento ha molteplici funzioni, ad esempio perché serve per avere un monitoraggio e una banca dati utile per prendere consapevolezza, per riuscire a determinare obiettivi e le priorità da seguire nonché per permettere di gestire eventuali manovre di intervento volte all’ottimizzazione dell’efficacia e dell’efficienza.

Saper monitorare pianificare e gestire l’efficacia e l’efficienza dei lavoratori pubblici è un arduo compito a cui sono chiamati i dirigenti pubblici ed è per questo che non si può ignorare la potenzialità e l’opportunità che l’intelligenza artificiale può offrire.

3) Cos’è l’intelligenza artificiale e in che modo può essere utile

L’intelligenza artificiale (IA) è l’abilità di una macchina di mostrare capacità umane quali il ragionamento, l’apprendimento, la pianificazione e la creatività. L’intelligenza artificiale permette ai sistemi di capire il proprio ambiente, mettersi in relazione con quello che percepisce e risolvere problemi, e agire verso un obiettivo specifico. Il computer riceve i dati (già preparati o raccolti tramite sensori, come una videocamera), li processa e risponde. I sistemi di IA sono capaci di adattare il proprio comportamento analizzando gli effetti delle azioni precedenti e lavorando in autonomia. 

L’intelligenza artificiale, grazie all’analisi predittiva, permette di supportare le amministrazioni sia nel planning di azioni strategiche poiché analizza dati e informazioni e non mere intuizioni.

Al tempo stesso permette di eliminare lavori di data entry e/o più elementari di smistamento dei documenti.

Certamente l’intelligenza artificiale può essere un utile alleato delle amministrazioni pubbliche poiché permetterebbe di migliorare le performance di produttività ed efficienza; il caso di utilizzo più emblematico dell’intelligenza artificiale nel mondo della PA riguarda l’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale.

4) Il caso INPS - Utilizzo dell'intelligenza generativa e artificiale

Il piano triennale per l’informatica nella PA 2024-2026 ha analizzato l’esperienza di Inps con l’utilizzo dell’intelligenza generativa e di quella artificiale. 

Infatti, l’istituto ha sviluppato un sistema di classificazione e conseguente smistamento automatico delle PEC che l’istituto stesso riceve quotidianamente senza alcun intervento umano. 

Se di primo acchito può sembrare uno sviluppo banale e poco impattante sulla quotidianità, a parere di Inps il feedback è certamente diverso: l’istituto riceve oltre 16.000 PEC al giorno, pari a 6 milioni circa annue.  

Questo processo ha permesso a INPS di risparmiare circa 40.000 ore di lavoro all’anno potendo riutilizzare – a parità di costo del personale – le stesse ore in attività che creano valore, ad esempio nell’assistenza agli utenti.

5) Conclusioni

Se la stella polare della pubblica amministrazione è quella di perseguire la creazione pubblico attraverso il continuo miglioramento e monitoraggio delle performance cercando di migliorare sempre più l’efficacia e l’efficienza dei processi, non si può non considerare l’opportunità che l’intelligenza artificiale offre.

Al tempo stesso, ci sono importantissimi aspetti che devono essere preservati quali, a titolo esemplificativo, il diritto alla privacy delle informazioni e la tutela dei posti di lavoro. 

Per quanto concerne il primo aspetto, l’intelligenza artificiale deve essere costruita in modo etico che permetta quindi di essere uno strumento di sostegno e non una minaccia; per quanto concerne invece il secondo aspetto, ossia quello relativo alla tutela dell’occupazione, appare significativo che uno dei prioritari processi da attuare sia quello della pianificazione del fabbisogno formativo interno alla PA per permettere ai lavoratori di continuare a creare valore, come ha insegnato il caso virtuoso di INPS sopra analizzato.

Già a marzo 2023 la direttiva sulla formazione della PA prevedeva il rafforzamento delle competenze del personale della amministrazione pubblica tramite l'implementazione della piattaforma Syllabus attraverso la richiesta – rivolta alle amministrazioni – di aderire al programma, assicurando che almeno il 55% dei dipendenti partecipasse ad attività di formazione digitale.