Operatore Economico Autorizzato: chiarimenti 2024 delle Dogane

Con la recente Circolare n. 9/2024 del 5 aprile 2024 le Dogane hanno fornito un nuovo documento di prassi - di fatto abrogando e sostituendo la precedente Circolare 36/D del 28 dicembre 2007- volto ad attribuire una descrizione organica delle procedure e delle modalità applicative relative alla gestione dell’autorizzazione dello status di Operatore Economico Autorizzato (AEO - Authorized Economic Operator).

Allo stesso tempo il Documento mira a dettare istruzioni agli Uffici affinché venga assicurata uniformità procedurale e conseguente omogeneità di trattamento degli Operatori Economici Autorizzati (AEO).

1) Cosa si intende per Operatore Economico Autorizzato - AEO

Con il nuovo Codice doganale dell'Unione sono state apportate modifiche sostanziali alle norme e procedure doganali, nonché ai rapporti tra gli operatori economici e l'Autorità doganale, sempre più improntati a una maggiore collaborazione e celerità. Tale approccio si sostanzia anche grazie allo status doganale denominato "Operatore Economico Autorizzato" ("AEO").

Lo status di Operatore Economico Autorizzato di fatto “certifica” l’affidabilità di un operatore economico in ambito doganale e, per tale ragione, viene autorizzato a godere di determinati benefici in tutta l’Unione europea.  

L’autorizzazione AEO, specie dopo l’entrata in vigore del CDU, ha riscosso un notevole apprezzamento tra gli operatori economici. Difatti, se da un lato si è assistito alla più chiara esplicitazione normativa e di prassi relativa alle semplificazioni e alle facilitazioni conseguenti al rilascio dell’autorizzazione AEO; dall’altro, l’ottenimento dell’autorizzazione da parte di un operatore economico è divenuta un vero e proprio requisito sempre più richiesto nelle relazioni commerciali internazionali, evidenziando nei fatti una garanzia di affidabilità  e di “sicurezza” della catena dei fornitori, accomunati dall’operare nel rispetto delle norme.

Alla luce di quanto sopra è necessario chiarire che l’operatore economico può presentare istanza per una delle seguenti autorizzazioni:

• AEOC (Customs) - AEO – Semplificazioni doganale

Lo status di AEOC può essere richiesto dagli operatori economici che intendono fruire delle semplificazioni previste dalla normativa doganale.

• AEOS (Security) - AEO – Sicurezza

Lo status di AEOS può essere richiesto dagli operatori economici che intendono beneficiare di agevolazioni sotto l’aspetto dei controlli doganali di sicurezza per operazioni in entrata e in uscita di merci dal territorio doganale.

•  AEOF” (Full) - AEO – Semplificazioni doganali/Sicurezza

Lo status AEOF può essere richiesto dagli operatori economici che intendono fruire sia delle semplificazioni doganali sia delle agevolazioni sui controlli di sicurezza.

2) Procedura per richiedere lo status di AEO: requisiti soggettivi e oggettivi

Ai fini della presentazione della domanda per ottenere lo status AEO è necessario che vengano rispettati specifici requisiti soggettivi e oggettivi.

Sotto il profilo soggettivo, l’operatore economico deve essere stabilito nel territorio dell’Unione europea come recita l’articolo 38 del CDU e deve svolgere, a titolo esemplificativo una delle seguenti attività: produttori, importatori e/o esportatori e attività di spedizionieri. 

I requisiti oggettivi possono sintetizzarsi come segue:

• comprovata osservanza della normativa doganale e fiscale, nonché assenza di trascorsi di reati gravi in relazione all’attività economica del richiedente;
• dimostrazione di un alto livello di controllo sulle operazioni e sul flusso di merci, mediante un sistema di gestione delle scritture commerciali;
• rispetto nei tre anni precedenti la presentazione della domanda, degli obblighi finanziari e del pagamento dei dazi doganali nonché una sufficiente capacità finanziaria per far fronte ai propri impegni nell’ambito dell’attività commerciale;
• standard pratici di competenza o di qualifiche professionali connesse all’attività svolta (nel caso di richiesta di status AEOC);
• comprovati elevati standard di sicurezza (nel caso di richiesta dello status di AEOS).

In considerazione dei requisiti necessari da rispettare al fine dell’ottenimento dello status AEO, nonché per mantenerlo una volta ottenuto, sarà necessaria una preparazione accurata da parte dell’operatore economico il quale dovrà essere in grado di provare di avere un controllo di tutti processi aziendali. 

A tal riguardo, infatti, la fase obbligatoria e preliminare alla presentazione della domanda dello status AEO è rappresentata dalla compilazione del Questionario di Autovalutazione (QAV). Tale questionario consente all’istante di realizzare un c.d. self-assesment, inteso come autovalutazione sulla base dei criteri AEO, nella sostanza per valutare se l’operatore è in grado di soddisfarli.

Dunque, l’istanza deve essere presentata dall’operatore in formato elettronico tramite il portale GTP, unitamente e obbligatoriamente al Questionario di Autovalutazione (QAV). 

A seguito dell’accettazione dell’istanza, l’Ufficio delle Dogane competente procede a dare avvio alle attività di audit volte alla verifica delle condizioni e dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento, in relazione al tipo di autorizzazione richiesta.

Al termine della propria attività, l’Ufficio delle Dogane rilascia all’Operatore Economico l’apposito modulo denominato “Referto alla parte”, referto di fine audit, comprensivo delle eventuali indicazioni sui rischi rimanenti e misure correttive, nonché della programmazione del successivo piano di audit.

L’Ufficio AEO centrale, ricevuta tutta la documentazione dalla Direzione Territoriale competente, procede alla definitiva valutazione, all’adozione della decisione finale e alla notifica all’Operatore Economico, con l’indicazione del livello di affidabilità accordato.

L’esito delle attività di audit, dunque, può essere:

• positivo - Rilascio autorizzazione
• negativo – Diniego
• momentaneamente negativo.

In quest’ultima ipotesi qualora nel corso dell’audit emergano criticità che l’operatore economico, di concerto con il team di audit, ritiene di poter sanare in un tempo ragionevole attraverso l'attivazione di specifiche azioni correttive di tipo gestionale e/o operativo, può avvalersi di un periodo di proroga dei termini per l’adozione della decisione.

3) Operatore Economico Autorizzato: principali chiarimenti documento di prassi Dogane 2024

Come detto, il documento di prassi ha fornito chiarimenti importanti sull’ottenimento dello status AEO. 

In particolare, lo scopo principale della Circolare in esame è quello di fornire agli uffici doganali territoriali istruzioni operative al fine di assicurare uniformità procedurale in tutto il territorio nazionale per il trattamento delle istanze AEO.

Si può rilevare come le Dogane si siano soffermate in modo chiaro sui benefici diretti e indiretti previsti a seguito del conseguimento dello status AEO.

Allo stesso modo, la Circolare elenca i trattamenti favorevoli e, dunque le semplificazioni, previste per gli operatori economi che ottengono lo status AEO.

Le Dogane, inoltre, chiariscono che sono ininfluenti le infrazioni e i reati commessi dalle persone fisiche nella loro sfera privata.

Viene precisato, invece, che sono da considerare quali violazioni gravi o ripetute le infrazioni di carattere amministrativo in materia doganale e/o fiscale che per la loro natura, entità o frequenza, compromettono il rapporto di fiducia con le Amministrazioni fiscali. 

In relazione alla commissione di reati gravi e con riferimento all’assenza di un limite temporale, sono state individuate alcune ipotesi (dettagliate nella Tabella 1 dell’Allegato A) in cui, nonostante la presenza di una sentenza di condanna irrevocabile è possibile ritenere soddisfatto il criterio della conformità e procedere, conseguentemente, al rilascio o al mantenimento (in caso di riesame o monitoraggio) dell’autorizzazione AEO.