Operativo nuovo sistema PoUS per provare la posizione unionale delle merci

Con apposita Circolare n. 7/2024 le Dogane hanno reso noti i primi chiarimenti circa il sistema transeuropeo PoUS – Proof of Union Status per la prova della posizione unionale delle merci e la relativa gestione dei documenti T2L/T2L(F), in sostituzione della precedente procedura cartacea.

La fase 1 relativa al nuovo sistema centralizzato dell’UE PoUS è operativa già a partire dal 1° marzo 2024. La Fase 2 che implementerà, invece, il Customs Goods Manifest, sarà operativa a partire dal 15 agosto 2025.

Il nuovo sistema assicura lo scambio amministrativo e standardizzato di informazioni tra gli operatori economici e le autorità doganali, e tra le stesse autorità doganali coinvolte durante le procedure doganali di accertamento della prova dello status unionale di merci trasportate da un punto all’altro del territorio doganale che lasciano temporaneamente tale territorio senza scalo fuori dallo stesso.

1) Prova posizione unionale delle merci: i documenti T2L-T2L(F)

Vale la pena precisare che la differenza di utilizzo tra il documento T2L o T2L(F) dipende dal fatto che il Paese di destinazione dell'UE si trovi all'interno del territorio fiscale dell'Unione Europea o nel territorio doganale dell'UE.

In particolare, infatti, il documento T2L è utilizzato quando la merce a cui si riferisce viaggia verso un Paese dell’UE che rientra tra i territori fiscali dell’Unione Europea.

Diversamente, il documento T2L(F) viene utilizzato quando la merce a cui si riferisce viaggia verso un Paese dell'UE ma che non fa parte del territorio fiscale dell'Unione Europea. I Paesi che fanno parte di un regime fiscale speciale (il quale prevede un sistema separato per l'IVA rispetto al resto dell'UE) sono individuati dalla Direttiva 2006/112/CE del 28 novembre 2006.

2) Prova posizione unionale delle merci: digitalizzazione dei documenti T2L -T2L(F)

Il PoUS – Proof of Union Status in termini operativi apporta nei fatti un’importante semplificazione nella gestione delle prove dello status unionale delle merci.

Nella sostanza, viene assicurata la facile consultazione di dati e documenti da parte delle Autorità doganali di tutti gli Stati Membri ed è ottimizzata la tracciabilità e la trasparenza delle informazioni a beneficio di una riduzione dei rischi e dei costi associati alle frodi non rilevate con le procedure cartacee.

Le richieste presentate dagli operatori economici per il rilascio dei documenti attestanti la posizione doganale delle merci devono essere convalidate da parte dell’Ufficio doganale competente. Tale richiesta può essere presentata dal soggetto che emette le prove di posizione unionale ovvero da altro soggetto (casa di spedizione, società di trasporti, spedizioniere doganale, ecc.) che ritiene soddisfacenti tali prove.

Tuttavia, deve rilevarsi che secondo la normativa di riferimento^[1] è possibile rilasciare alla persona interessata una semplificazione nella procedura di emissione dei documenti T2L/T2L(F), in questa ipotesi si fa riferimento ad un “emittente autorizzato”.

L’emittente autorizzato può essere la persona che rilascia le prove della posizione doganale delle merci unionali ovvero una persona che, in base ad una valutazione dell’autorità doganale, è in grado di soddisfare i requisiti stabiliti dalla normativa doganale unionale per l’uso di tali prove, pur non essendo colui che le ha emesse.

In sostanza, il richiedente (Applicant) è il soggetto che emette le prove ovvero il soggetto che si assume con la dogana la responsabilità sull’utilizzo di tali prove. Il rappresentante (Representative) è il soggetto, indicato dal richiedente, che ne cura le formalità con la dogana.

In termini operativi, dunque, se il richiedente è emittente autorizzato la registrazione dei documenti T2L/T2L(F) avviene in modo automatico. Se il richiedente non è emittente autorizzato per l’emissione dei documenti T2L/T2L(F) è necessaria una convalida obbligatoria preceduta da eventuali controlli doganali.

3) Prova posizione unionale delle merci: la qualifica di emittente autorizzato “ACP”

Per quanto attiene alla qualifica di emittente autorizzato è necessario richiamare il nuovo articolo 128 del regolamento delegato, il quale chiarisce che: “La domanda di autorizzazione […] è presentata all’autorità doganale competente a prendere la decisione dello Stato membro in cui le merci sono state inizialmente caricate su un mezzo di trasporto per la spedizione e in cui sono disponibili tutte le informazioni necessarie sulle merci.

L’autorizzazione […] è concessa unicamente alle seguenti condizioni:

1. il richiedente è stabilito nel territorio doganale dell’Unione;
2. il richiedente rilascia regolarmente la prova della posizione doganale di merci unionali oppure le autorità doganali competenti sanno che il richiedente è in grado di soddisfare i requisiti stabiliti nel codice e nel presente regolamento per l’uso di tali prove;
3. il richiedente soddisfa i criteri di cui all’articolo 39, lettere a), b) e d), del codice;
4. l’autorità doganale competente ritiene di essere in grado, senza uno sforzo amministrativo sproporzionato, di controllare le prove della posizione unionale rilasciate dal richiedente e di effettuare controlli.

L’autorizzazione di cui al paragrafo 1 specifica in particolare:

1. le condizioni alle quali le scritture sono messe a disposizione delle autorità doganali a fini di controllo e conservate per almeno tre anni;
2. le condizioni alle quali l’emittente autorizzato stabilisce che le prove sono state utilizzate correttamente;
3. il termine e le modalità che l’emittente autorizzato deve rispettare per informare l’ufficio doganale competente al fine di permettergli di effettuare eventuali controlli necessari prima della partenza delle merci”.

4) Prova posizione unionale delle merci: procedimento elettronico

Il sistema centrale PoUS è costituito da due componenti principali:

• Il portale specifico per gli operatori economici (PoUS – STP);
• L’applicazione doganale degli Stati Membri denominato Back Office (PoUS BO).

Gli operatori economici trasmettono le richieste di convalida o di registrazione (nel caso di emittente autorizzato) dei dati indicati sui documenti T2L/T2L(F) compilando l’apposito modulo elettronico sul portale PoUS – STP. Successivamente, il sistema PoUS gestisce la richiesta, verificandone la coerenza con i dati memorizzati nei sistemi ad esso collegati ed assicurando, in tal modo, la gestione tempestiva di eventuali inconvenienti legati ad errori di compilazione.

Il funzionario doganale accede quindi al portale dedicato PoUS – BO al fine di convalidare (o respingere) la richiesta della prova della posizione unionale e fissare il periodo di validità del T2L/T2L(F). L'operatore economico riceve la conferma della convalida o della registrazione della prova, unitamente al MRN e a tutti i dati complementari, direttamente sul portale PoUS - STP, al cui interno può consultare e tenere traccia dello stato dei documenti convalidati/registrati.

Per le spedizioni di merci unionali destinate verso i territori fiscali speciali dell’Unione Europea, viene chiarito, che deve essere utilizzato ai fini dichiarativi il tracciato B4 (Dichiarazione per la spedizione di merci nell’ambito degli scambi con territori fiscali speciali) con il codice CO.

Successivamente agli eventuali controlli e alla convalida/registrazione del documento T2L/T2L(F), il PoUS emette un MRN con validità temporale predefinita pari a 90 giorni. Laddove l’operatore economico abbia richiesto un periodo di validità più lungo, spetterà al funzionario doganale approvare (ovvero rifiutare) il periodo di validità indicato nella richiesta. In caso di mancata approvazione dell’estensione del periodo di validità, si applica il periodo di validità predefinito di 90 giorni.

5) Prova posizione unionale delle merci: gestione dei controlli

In considerazione del fatto che ad oggi il sistema PoUS non risulta interconnesso con il sistema di analisi dei rischi in uso alle Dogane (CDC), con la Circolare in esame, si precisa che la valutazione sulla necessità o meno di effettuare controlli al momento della convalida/registrazione rientra nell’autonomia decisionale del funzionario che gestisce l’operazione.

Tuttavia, viene precisato che i controlli saranno disposti in presenza di specifiche segnalazioni o richieste pervenute da altri soggetti istituzionali soprattutto in questa fase in cui ancora il PoUS non risulta interconnesso con il CDC. Tutto ciò con l’obiettivo di ottimizzare in questa fase i tempi di circolazione delle merci unionali.

Qualora, a seguito dei controlli documentali o fisici, vengano accertate difformità non sanabili (ad esempio, le merci presentate in dogana sono diverse da quelle dichiarate) i relativi esiti debbono essere registrati nel sistema, insieme all’indicazione dei motivi delle difformità riscontrate e si deve provvedere a respingere la richiesta di convalida/registrazione: la decisione è notificata all’operatore economico tramite il sistema.

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