Comunicazione Titolari Effettivi: modalità e schede di lavoro per i professionisti

Con Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 29 settembre 2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 9 ottobre, è stato reso operativo il Registro dei Titolari Effettivi di imprese dotate di personalità giuridica (società di capitali e società cooperative), di persone giuridiche private (associazioni e fondazioni) e di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti e di istituti affini quali i mandati fiduciari. 

Entro la scadenza dell’11 dicembre 2023 i soggetti obbligati, per il tramite dei loro legali rappresentanti, saranno tenuti a comunicare alla Camera di commercio competente le informazioni anagrafiche relative alla titolarità effettiva mediante apposita modulistica ministeriale, pena l’applicazione delle previste sanzioni.

Il popolamento del Registro è un’operazione che si lega alla lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e permetterà di avere un unico archivio nazionale sulla titolarità effettiva delle società di capitali e società cooperative, sulle persone giuridiche private e sui trust e istituti affini. Non serve ricordare che l’adempimento oltre a interessare una platea di soggetti estremamente numerosa potrà risultare di non semplice soluzione in tutte quelle casistiche, essenzialmente legate ai gruppi societari, in cui la catena partecipativa è particolarmente frammentata.

Per quanto concerne l'attività degli studi professionali, sarà utile informare per tempo i propri clienti in merito all’adempimento, tanto per quanto attiene al supporto nell’identificazione dei titolari effettivi quanto in relazione al fatto che non è possibile delegare l’adempimento allo studio essendo necessario provvedere mediante firma digitale del rappresentante dell’ente.

In questo senso dovrà essere cura degli studi dotarsi degli appositi strumenti (Carta Nazionale dei Servizi) oltre a farsi rilasciare dai clienti apposita documentazione attestante i titolari effettivi da comunicare e le modalità con cui gli stessi sono stati identificati. 

Ti segnaliamo Antiriciclaggio Studio e Titolari effettivi (Excel) utili Schede di lavoro in excel per i professionisti per il rispetto degli adempimenti antiriciclaggio aggiornato con la scheda per l’identificazione dei titolari effettivi conforme al modello richiesto per la comunicazione dei dati in Camera di Commercio.

1) Registro titolari effettivi: soggetti obbligati

L’obbligo di effettuare la comunicazione grava su:

• Amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica (società a responsabilità limitata, società per azioni, società in accomandita per azioni, società cooperative);
• Fondatori, se ancora in vita, o Amministratori cui è attribuita la rappresentanza delle persone giuridiche private (fondazioni e associazioni riconosciute);
• Trustee o “Fiduciario” dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e istituti giuridici affini quali i mandati fiduciari.     

Le informazioni sulla titolarità effettiva sono rese dai soggetti obbligati mediante autodichiarazione ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000 comprensiva di dichiarazione di responsabilità e consapevolezza in ordine delle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni ai sensi dell’art. 48 del medesimo Decreto.

2) Registro titolari effettivi: identificazione del Titolare effettivo

Le diverse modalità di identificazione del titolare effettivo, a seconda della tipologia di soggetto tenuto alla comunicazione, si rivengono dall’art. 4 del Decreto del MEF 55/2022 il quale rinvia direttamente al Decreto Antiriciclaggio, per cui:

• Per le imprese dotate di personalità giuridica, a norma rispettivamente dei commi 2, 3 e 5 dell’art. 20 D.Lgs 231/2007: 
  • a) costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25 per cento del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
  • b) costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25 per cento del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.
    Ovvero, ove il titolare effettivo non sia identificato in forza dell’entità della partecipazione, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo [ente] in forza:
    • a) del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
    • b) del controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria;
    • c) dell'esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.

Ovvero, ove il titolare effettivo non sia identificato in forza dei criteri precedenti, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società o del cliente comunque diverso dalla persona fisica.

• Per le persone giuridiche private, a norma del comma 4 dell’art. 20 D.Lgs 231/2007:
  • a) i fondatori, ove in vita;
  • b) i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
  • c) i titolari di poteri di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.
• Per i trust e istituti affini, a norma del comma 5 dell’art. 22 D.Lgs 231/2007:
  • [il] costituente […], [il] fiduciario […], [il] guardiano[…], [i] beneficiari o classe di beneficiari e […]le altre persone fisiche che esercitano il controllo sul trust o sull'istituto giuridico affine e […] qualunque altra persona fisica che esercita, in ultima istanza, il controllo sui beni conferiti nel trust o nell'istituto giuridico affine attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

3) Registro titolari effettivi: dati oggetto di comunicazione

Andranno indicati nel Registro i dati anagrafici dei soggetti che risultano essere titolari effettivi ai sensi del D.Lgs 231/2007 con tali intendendosi, il nome e cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza anagrafica o il domicilio se diverso, il codice fiscale (ove assegnato).

In aggiunta a tali dati andrà indicata:

• Per le imprese dotate di personalità giuridica: 
  • l’entità della partecipazione al capitale della società determinata ai sensi dell’art. 20 del D.Lgs 231/2007;
  • ovvero, ove il titolare effettivo non sia identificato in forza dell’entità della partecipazione, la diversa modalità di individuazione ai sensi dei commi 3 e 5 dell’Art. 20 del D.Lgs 231/2007.
• Per le persone giuridiche private:
  • La denominazione dell’ente;
  • La sede legale e la sede amministrativa;
  • L’indirizzo PEC.
• Per i trust e istituti affini:
  • La denominazione;
  • La data, il luogo e gli estremi dell’atto istitutivo.

Andrà inoltre riportata l’indicazione delle eventuali circostanze eccezionali in base alle quali l’accesso ai dati sulla titolarità effettiva è limitato alle pubbliche autorità e soggetti obbligati ed è invece precluso in tutto o in parte a soggetti diversi.

Si pensi in particolare a tutte quelle situazioni in cui le informazioni riferite alla titolarità effettiva coinvolgono soggetti minori o bisognosi di particolari tutele. 

4) Registro titolari effettivi: operatività del Registro

Il Registro è diviso in due sezioni definite:

• Sezione autonoma, che accoglie le imprese e le persone giuridiche private;
• Sezione speciale, che accoglie i trust e gli istituti giuridici affini.

Le modalità di consultazione delle due sezioni sono in parte diverse, infatti: 

• le autorità pubbliche potranno in genere consultare entrambe le sezioni del Registro;
• i soggetti obbligati alla identificazione della clientela ai sensi del Decreto Antiriciclaggio, potranno consultare entrambe le Sezioni del Registro ai fini dell’adeguata verifica della clientela;

L’accesso al pubblico è soggetto ad alcune limitazioni, i soggetti obbligati (siano essi iscritti nella sezione autonoma o nella sezione speciale) potranno infatti indicare in sede di comunicazione dei dati le circostanze eccezionali che espongono il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione, ovvero, il fatto che il titolare effettivo sia una persona incapace o minore d'età.

In tali circostanze l’accesso al pubblico potrà essere limitato o escluso secondo un approccio caso per caso e previa dettagliata valutazione della natura eccezionale delle circostanze all’esito di un processo in contraddittorio tra il richiedente e l’interessato curato dalla competente Camera di commercio.

In ogni caso l’accesso al pubblico ai dati contenuti nella Sezione speciale sarà limitato ai soggetti che dimostrino di avere un interesse rilevante per curare o difendere una situazione giuridicamente tutelata o qualora abbiano evidenze concrete e documentate della non corrispondenza tra titolarità effettiva e titolarità legale.

5) Registro titolari effettivi: modalità e termini di comunicazione e sanzioni

La comunicazione delle informazioni richieste dalla normativa avviene esclusivamente mediante modalità telematica attraverso il software DI-RE o altri software presenti sul mercato, aggiornati con l’apposita modulistica ministeriale.

La pratica di comunicazione deve essere firmata digitalmente dall’obbligato e deve essere trasmessa da un soggetto abilitato all’invio telematico, che potrà essere l’obbligato stesso o un intermediario. 

Non è tuttavia prevista la possibilità di delegare la firma dell’adempimento ad un professionista. Nel caso in cui sia l’intermediario a procedere all’adempimento mediante apposizione della firma digitale del rappresentante dell’ente risulterà opportuno farsi rilasciare dai clienti apposita documentazione attestante i titolari effettivi da comunicare e le modalità con cui gli stessi sono stati identificati.

Tempistiche di comunicazione

Come detto in premessa la prima scadenza per l’invio delle comunicazioni è prevista per il giorno 11 dicembre 2023. A seguito dell’emanazione del provvedimento attestante l’operatività del Registro pubblicato lo scorso 9 ottobre sono infatti scattati i 60 giorni previsti per effettuare le comunicazioni richieste, il termine sarebbe scaduto l’8 dicembre 2023, ma, trattandosi di giorno festivo, seguito da un sabato e una domenica, lo stesso slitta a lunedì 11 dicembre 2023.

Successivamente alla prima scadenza, eventuali variazioni dei dati presenti nel Registro dovranno essere comunicate entro trenta giorni dalla variazione.

Ad ogni modo è previsto che con cadenza annuale dovranno essere confermati i dati contenuti nel Registro unitamente al deposito del bilancio, per le società di capitali, e ogni dodici mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione di variazione o dall’ultima conferma, per dagli altri soggetti. 

Sanzioni

In caso di mancata comunicazione, i soggetti obbligati saranno tenuti al pagamento delle sanzioni pecuniarie di cui all’art. 2630 c.c., che variano da euro 103 a euro 1.032 euro. Nel caso la comunicazione avvenga entro i trenta giorni successivi alla scadenza dei termini, la sanzione è ridotta ad un terzo. Eventuali comunicazioni di dati falsi possono invece esporre i soggetti obbligati alle sanzioni previste dal D.P.R. 445/2000.