Nuove regole notifica atti pubblica amministrazione

Dal 6.7.2023 con il d.m. 8.2.2022 n. 58 si fa un ulteriore passo verso la digitalizzazione della notifica di atti in materia di tributaria, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge.

Ma quali sono le nuove regole per la notifica degli atti della pubblica amministrazione e cosa si intende per domicilio digitale? Come si accede alla consultazione dell'Inad e quando è vietato l'utilizzo del domicilio digitale? In questo speciale, le risposte ai dubbi esposti.

1) Notificazione atti tributari: digitalizzazione dal 6 luglio

Dal 6.7.2023 con il d.m. 8.2.2022 n. 58 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 8.6.2022, n. 130) è stata data attuazione all’art. 26 del d.l. 16.7.2020, n. 76, norma che ha introdotto un ulteriore tassello sulla digitalizzazione della notifica di atti in materia di tributaria, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge.

Mediante la procedura della notificazione un atto viene portato a conoscenza di un determinato soggetto, consentendogli di adottare le eventuali misure a tutela delle proprie ragioni ovvero di disporre della pubblicità legale di un provvedimento.

La normativa precisa importanti misure poste a tutela del destinatario quali 

• la notificazione che non è andata a buon fine, 
• la procedura della notificazione da eseguire nei confronti di chi non è titolare del domicilio digitale e 
• le regole sul perfezionamento della notifica.

Al domicilio digitale (indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata, di seguito PEC, o un servizio di recapito certificato qualificato) è attribuito valore giuridico ad ogni effetto di legge, essendo riconosciuto il medesimo effetto legale prodotto da una raccomandata con avviso di ricevimento. E’ equivalente alla notificazione fatta a mezzo della posta: raggiunge il domicilio digitale e non fisico del destinatario consentendogli di avvalersi di termini di impugnazione dell’atto ovvero di non incorrere in decadenza o di invocare la prescrizione (art. 6, comma 1, del d.lgs. 7.3.2005, n. 82). Le comunicazioni si intendono spedite dal mittente se inviate al proprio gestore e si intendono consegnate se rese disponibili al domicilio digitale del destinatario, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile al destinatario.

Imprese e professionisti iscritti in albi o elenchi sono obbligati per legge ad avere il proprio domicilio digitale per cui le comunicazioni e le notificazioni avvengono mediante la posta elettronica. Le persone fisiche possono eleggere il proprio domicilio digitale, ma, in caso contrario viene notificato, in formato cartaceo, l’avviso di avvenuta ricezione contenente le modalità di accesso con l’identificativo univoco della notificazione (INU) mediante il quale è possibile, accedendo al sistema, ottenere la copia cartacea dell’atto oggetto della notificazione presso Poste italiane S.p.A.

E’ consentito eleggere un domicilio digitale di piattaforma o più domicili digitali diversificati in relazione ai vari emittenti. 

Dello stesso autore si legga anche:

• La consultazione dell’INAD è operativa dal 6 luglio 2023

2) Notificazione atti tributari: il domicilio digitale

Ai sensi dell’art. 3-bis del d.lgs. 7.3.2005, n. 82:

• chiunque ha il diritto di accedere ai servizi on-line offerti dalle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del d.lgs. 30.3.2001, n. 165, alle autorità del sistema portuale, alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione, ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse e alle società a controllo pubblico come definite nel d.lgs. 19.8.2016, n. 175 (escluse le società quotate di cui all’art. 2, comma 1, lett. p). del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lett. b) (comma 01);
• i suddetti soggetti nonché i professionisti iscritti in albi e/o elenchi e i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese hanno l’obbligo di dotarsi di un domicilio digitale iscritto nell’elenco di cui agli artt. 6-bis o 6-ter (comma 1);
• chiunque ha facoltà di eleggere o modificare il proprio domicilio digitale da iscrivere nell’elenco di cui all’art. 6-quater (comma 1-bis);
• è possibile anche eleggere un domicilio digitale speciale per determinati atti, procedimenti o affari; in tal caso, fermo restando la validità ai fini delle comunicazioni e delle notificazioni ivi indirizzate (comma 4-quinquies).

Per “domicilio digitale” si intende l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), cioè un luogo virtuale al quale è possibile inviare comunicazioni (anche se formali). 

In pratica, mentre l’indirizzo fisico è rappresentato da un luogo (ad es., Via Roma n. 10), l’indirizzo digitale è, ad esempio, [email protected] per cui il destinatario è raggiungibile a prescindere dalla presenza fisica, anche se è all’estero.

Per richiedere il domicilio digitale è necessario essere in possesso di un indirizzo PEC e comunicare il proprio indirizzo PEC all’INAD mediante la carta nazionale dei servizi (CNS), la carta di identità elettronica (CIE) o lo SPID.  Fatto ciò, l’indirizzo è di pubblico dominio.

II domicilio digitale non può essere oggetto di condivisione.

3) Notificazione atti tributari: consultazione dell’INAD

Chiunque può consultare liberamente l’INAD senza doversi autenticare previamente.

L’accesso può essere eseguito con l’inserimento di una delle seguenti modalità di ricerca:

• codice fiscale: consente di ottenere il domicilio digitale ad esso corrispondente al momento della consultazione;
• cognome, nome e provincia di residenza: consente di ottenere il domicilio digitale al momento della consultazione, nonché, in una scheda di dettaglio, il codice fiscale associato al domicilio; per gli enti vanno indicati la denominazione dell’ente e provincia in cui è stabilita la sede legale;
• domicilio digitale: consente di ottenere il codice fiscale del soggetto o dell’ente a cui è associato il domicilio al momento della consultazione;
• domicilio digitale, codice fiscale e data: consente di verificare se, alla data indicata il domicilio digitale era associato al codice fiscale indicato.

4) Notificazione atti tributari: domicilio digitale e periodo transitorio

L’art. 6, comma 2-ter, del d.l. 10.5.2023, n. 51, ha inserito il comma 22-bis all’art. 26 del d.lgs. 16.7.2020, n. 76, che prevede un regime transitorio fino al 30.11.2023 a favore di chi non dispone del domicilio digitale.

Più in particolare, il gestore della piattaforma invia al destinatario che 

• non ha ancora il domicilio digitale e 
• non ha ancora perfezionato la notifica tramite l’accesso alla piattaforma 

“una copia analogica dell’atto unitamente all’avviso di avvenuta ricezione in forma cartacea”.

5) Utilizzo domicilio digitale e comunicazioni commerciali

L’art. 6, comma 3, del d.lgs. 7.3.2005, n. 2, vieta l’utilizzazione del domicilio digitale presente nell’INAD per l’invio di comunicazioni commerciali, come definite dall’art. 2, comma 1, lett. f), del d.lgs. 9.4.2003, n. 70. L’invio è ammesso soltanto se il titolare dell’indirizzo ha rilasciato preventivamente l’autorizzazione.

Sono considerate comunicazioni commerciali “tutte le forme di comunicazione destinate in modo diretto o indiretto, a promuovere beni, servizi o l’immagine di un’impresa, di un’organizzazione o di un soggetto che esercita un’attività agricola, commerciale, industriale, artigianale o una libera professione.

Non sono considerate comunicazioni commerciali:

• le informazioni che consentono un acceso diretto all’attività dell’impresa, del soggetto o dell’organizzazione, come un nome di dominio, o un indirizzo di posta elettronica;
• le comunicazioni relative a beni, servizi o all’immagine di tale impresa, soggetto o organizzazione, elaborare in modo indipendentemente, in particolare senza alcun corrispettivo.

Fino al 16.3.2020, il divieto era presente “per finalità diverse dall’invio di comunicazioni aventi valore legale o comunque connesse al conseguimento di finalità istituzionali dei soggetti indicati all’art. 2, comma 2, del d.lgs.

Con il parere 22.7.2021, n. 288, il garante della privacy ha esaminato lo schema delle linee guida predisposto dall’AGID sollevando criticità che hanno per oggetto:

1. la casella PEC professionale, spesso priva di riferimenti immediati al nominativo del professionista, per la quale l’accesso è consentito ai collaboratori dello studio professionale: le comunicazioni fatte alla sfera personale sono potenzialmente accessibili a terzi, cioè ai collaboratori,
2. il precedente testo dell’art. 2, comma 2, citato del d.lgs. 7.3.2005, n. 82, “operava un significativo (per quanto non soddisfacente) restringimento dell’utilizzo del domicilio digitale alle sole finalità di notificazione di atti per le quali si rendeva necessario che fossero dotate di valore legale, e, nei fatti, aveva consentito di preservare la PEC, almeno in parte, da fenomeni di  spamming e utilizzi impropri. L’esclusione specifica delle sole finalità di tipo commerciale rende allo stato possibile l’utilizzo del domicilio digitale per molteplici finalità, con un impatto rilevante sulla gestione delle comunicazioni che pervengono al domicilio digitale (ad esempio, propaganda elettorale, comunicazione istituzionale, sondaggi di opinione, solo per citarne alcune)”.