Condominio e sito internet: piccola guida

Secondo l’articolo 71-ter disp att. c.c., su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 (cioè con un numero di voti favorevoli che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell'edificio), l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.

La gestione del contenuto del sito condominiale dovrebbe essere affidata all’amministratore di condominio che potrà farsi supportare persone o aziende competenti sia nel settore informatico, sia nella applicazione di sistemi di sicurezza, sia nelle modalità di rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. 

Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini secondo i rispettivi millesimi. Naturalmente la delibera favorevole ad attivare un sito internet è vincolante nei confronti di ogni singolo condomino, compreso quello privo di “strumenti informatici” (a meno che non venga tempestivamente impugnata per eventuali vizi che ne causino l'annullabilità). Non è possibile, infatti, ritenere che tale delibera si riferisca ad una innovazione gravosa (i costi per la realizzazione del sito sono contenuti, mentre la gestione può prevedere solo un canone annuo) o abbia carattere voluttuario. 

1) L’accesso al sito e i dati aanagrafici

Il sito deve consentire agli aventi diritto di consultare ed estrare copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.

 L’accesso al sito dovrebbe avvenire quindi  attraverso una registrazione dell’utente, al quale saranno chiesti dati personali (minimi e non eccedenti) mirati ad ottenere una password riservata che consentirà al suo possessore di accedere all’area propria protetta da accessi non consentiti. In particolare l’accesso dovrebbe essere consentito ai condomini con password fornita dall’amministratore ai condomini, i quali non dovranno divulgarla a terzi. 

Naturalmente l’accesso dovrà essere consentito anche ai comproprietari, usufruttuari e nudi proprietari.

 Del resto con la c.d. riforma del condominio è stato altresì previsto per l'amministratore il nuovo obbligo di cui all'art. 1130, comma 1, n. 6, c.c. consistente nella l'adozione del c.d. registro dell'anagrafe condominiale che comporta la necessaria individuazione dei dati anagrafici di ciascun condomino, ivi comprese le informazioni relative alla residenza e al l'eventuale domicilio, oltre ai dati catastali dell'immobile, nonché il loro costante aggiornamento. La norma, peraltro, prevede a carico dell'amministratore, nel caso di inottemperanza da parte del condomino, l'onere di acquisire te relative informazioni. L’amministratore, perciò, dovrà tenere sempre aggiornata l’anagrafica condominiale in modo tale da impedire l’accesso a soggetti estranei o che non sono più condomini

2) I documenti da conservare online

I documenti che l’assemblea potrebbe deliberare di conservare nel sito sono, ad esempio, i regolamenti di condominio, gli avvisi di convocazione, i verbali assembleari o quelle delle riunioni dei consiglieri o delle commissioni lavori, i rendiconti ed i riparti consuntivi e preventivi ordinari e straordinari, il registro di contabilità condominiale, la documentazione bancaria, le fatture e le altre pezze giustificative, le polizze di assicurazione, i documenti degli impianti, i contratti per le forniture ed i servizi, i capitolati, i progetti e le offerte per i lavori straordinari, gli atti amministrativi e giudiziari, pratiche assicurative (denuncia di sinistri, perizie, atti di liquidazione, ecc.).

Potrebbe essere utile riportare anche avvisi, notizie o l'elenco dei fornitori del condominio (ad esempio, il manutentore dell'impianto termico o dell'impianto di ascensore), o tutti i numeri utili dei piccoli artigiani (idraulico, elettricista, giardiniere, ecc.) da contattare direttamente in caso di assenza o impedimento dell'amministratore.

3) La visione dei documenti di spesa e pagamento

Si ricorda che per quanto riguarda le spese condominiali, il comma 3 dell'art. 9 della l. 27 luglio 1978 n. 392 (c.d. legge sull'equo canone) impone al conduttore il pagamento entro due mesi dalla richiesta. Prima di effettuare il pagamento il conduttore ha diritto di ottenere l'indicazione specifica delle spese di cui ai commi precedenti con la menzione dei criteri di ripartizione. Inoltre ha diritto di prendere visione dei documenti giustificativi delle spese effettuate. 

Sotto quest’ultimo profilo, secondo l’articolo 1131 bis c.c. i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento (quindi anche i conduttori) sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.

 I conduttori, però, dovrebbero poter visualizzare ed estrarre copia dei soli documenti condominiali che hanno diritto di vedere. In altre parole questi soggetti possono visionare solo alcuni documenti ma non possono certo accedere a tutta la documentazione consultabile dai soli condomini.