Gestione e conservazione di documenti informatici: ecco le linee guida 2022

Lo scorso 01.01.2022 sono entrate in vigore le nuove Linee guida AgID sul documento informatico, che hanno un impatto su tutte le fasi di vita dei documenti informatici, compresa la loro conservazione digitale a norma. Le linee guida sono, però, divenute pienamente operative lo scorso 28.09.2022, in quanto c’è stato un periodo transitorio concesso per l’adeguamento.

Vediamo cosa prevedono le regole introdotte.

1) Premessa

La conservazione a norma dei documenti informatici è un processo indispensabile per garantire l’integrità e la disponibilità dei documenti informatici nel corso del tempo, soprattutto per quei documenti la cui conservazione è obbligatoria per legge. 

Ecco perché è utile comprendere a fondo come effettuare la conservazione di documenti fiscali o la conservazione di contratti e di altri documenti di particolare rilevanza per le aziende, anche alla luce delle ultime novità normative.   

A tale fine AgID (Agenzia per l’Italia digitale) ha emanato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” in conformità alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD). Le “Linee guida” hanno il duplice scopo di:

• aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;
• fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali.

Le “Linee guida” sono 

• entrate formalmente in vigore il 1° gennaio 2022, 
• divenute pienamente operative lo scorso 28 settembre, dopo un periodo transitorio concesso per l’adeguamento.

2) La formazione dei documenti informatici : regole generali

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

3) Formazione dei documenti informatici

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera a), l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;
• trasferimento a soggetti terzi attraverso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (regolamento eIDAS), valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale;
• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

• apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;
• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
• registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
• produzione di una estrazione statica dei dati e trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

4) Documenti informatici: copie e duplicati

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi (ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un documento nel medesimo formato).

La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale, ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf”. L’estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. 

Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. In particolare, la validità del documento informatico per le copie e/o estratti di documenti informatici è consentita mediante uno dei due metodi:

• raffronto dei documenti;
• certificazione di processo.