Affrontare la procedura di due diligence in Cina

La procedura di “due diligence” indica l’analisi conoscitiva volta alla verifica di aspetti legali, amministrativi, contrattuali, e finanziari riguardanti la struttura e le attività aziendali della società (denominata società Target) coinvolta in una determinata operazione economica. L’economia cinese si contraddistingue per una marcata difficoltà nell’acquisire informazioni relative alla società Target.

1) Best practice per una corretta due diligence

E’ fondamentale adottare le migliori pratiche professionali per ridurre i rischi e perseguire l’obiettivo efficacemente. 

Anche se la maggior parte delle aziende cinesi vuole agire in buona fede, una corretta due diligence aiuterà a eliminare i casi problematici e ridurre i rischi. 

Anche per i partner controllati, la due diligence può offrire informazioni aggiuntive per le negoziazioni e la strategia.

La pre-due diligence e la post-due diligence sono ugualmente importanti, pertanto è importante condurre la due diligence analizzando i dettagli fondamentali della società. 

Alcuni partner di fiducia nel presente potrebbero essere meno affidabili in futuro e avere bisogno di un’adeguata preparazione. Quindi è necessario mantenere la dovuta diligenza come parte integrante della tua attività.

In Cina, non è raro l’utilizzo di e-mail personali con pubblico dominio (.com) piuttosto che un indirizzo email aziendale. Un indirizzo di posta elettronica pubblico non dovrebbe essere un segnale immediato di allarme, si consiglia di investire tempo per verificare l'identità e le affermazioni del vostro potenziale partner commerciale. Qualora una società fornisca solamente una versione inglese del suo sito web, quindi non mostrando alcuna versione cinese, allora si dovrebbe essere consapevoli del fatto che potrebbe essere una truffa di phishing.

L'ispezione in loco è utile. 

Data la distanza geografica, è difficile conoscere il background, la capacità, la credibilità e le prestazioni del partner. Se la tua situazione non ti consente di viaggiare, trova un associato locale di fiducia per effettuare una visita a sorpresa o prestabilita al tuo partner.

2) Considerare attentamente la legittimità dei sigilli aziendali.

In Cina, i sigilli aziendali (noti anche come chops) sono componenti chiave nel controllo dell'azienda perché tutte le società legalmente registrate in loco sono tenute a richiedere le chops al Public Security Bureau (PSB). 

Il PSB tiene traccia dei chops per qualsiasi futura controversia o verifica delle frodi. Il chop aziendale, di forma rotonda, viene utilizzato su tutti i documenti ufficiali come contratti, promemoria, domande di conto bancario e contratti di lavoro. Una parte fondamentale della procedura di due diligence in Cina è quella di verificare che il chop sia legittimo e venga utilizzato in modo corretto da personale autorizzato.

Visitando la società o le autorità locali si potrà verificare se la persona in possesso del sigillo aziendale è effettivamente abilitata per firmare e timbrare i documenti in questione. Poiché le autorità locali raramente aprono i loro file ai soggetti privati, è possibile assumere un fornitore di servizi locale, un avvocato autorizzato o una società di due diligence per indagare a proprio conto.

La chiave per l'approvvigionamento dalla Cina è quello di ridurre al minimo i costi e i difetti dei prodotti per soddisfare i vostri standard, perciò è importante garantire un adeguato controllo di qualità e una conseguente garanzia qualitativa adeguata. Si ritiene necessario richiedere in anticipo i certificati di qualità eventualmente posseduti dalla società Target e i relativi chops, anche se essi non garantiscono di per sé un prodotto o servizio escluso da potenziali deficit. Si suggerisce di dislocare temporaneamente un ispettore di controllo di qualità appartenente alla propria struttura lavorativa presso la società Target cinese, il quale controlli regolarmente la produzione. Altre due importanti azioni volte a ridurre il rischio di insuccesso dell’operazione consistono nel formulare condizioni di penalità specifiche sui vostri ordini di acquisto se i prodotti risultassero difettosi e continuare la due diligence anche dopo aver raggiunto un accordo con la società cinese.

3) Attività consigliate

Sono consigliate anche le seguenti attività:

• controllare e verificare gli stabilimenti di produzione in loco;
• annotare le specifiche dettagliate del prodotto;
• eseguire il controllo di qualità in diversi punti della produzione di massa;
• attuare un piano di produzione correttivo e preventivo;
• rivedere il piano di produzione costantemente.

Infine, è possibile avviare il processo di due diligence effettuando alcuni controlli iniziali in base alla propria rete e conoscenza, ma data la complessità del mercato cinese e le difficoltà nell'ottenere l'accesso alle informazioni, potresti aver bisogno di un fornitore di servizi professionali per condurre una due diligence o un controllo di qualità per tuo conto. 

Rispetto alle perdite potenziali derivanti da un'insufficiente due diligence, il pagamento anticipato ai citati professionisti e consulenti può essere un investimento proficuo.