Condominio: come funziona il diritto di accesso ai documenti

L’amministratore, contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, in virtù di quanto previsto dal novellato art. 1129, comma 2, c.c., è tenuto a comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'art. 1130 c.c. e, cioè, 

• i registri di anagrafe condominiale, 
• i registri dei verbali delle assemblee, 
• i registri di nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità.

Inoltre deve comunicare  i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore medesimo, ha il diritto di prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

 A tale diritto corrisponde, peraltro, l'obbligo dell'amministratore di predisporre un'organizzazione, sia pur minima, che ne consenta l'esercizio, informandone i condomini (Cass. civ., sez. II, 19/09/2014, n. 19799).

1) L’accesso ai documenti condominiali

Secondo un principio ancora valido espresso dalla Cassazione prima della riforma del condominio, il condòmino può richiedere e ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (non soltanto, dunque, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), senza dovere specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà:

•  non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, 
• non sia contraria ai principi di correttezza e 
• non si risolva in un onere economico per il condominio, 

dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. civ., sez. II, 21/09/2011, n. 19210). 

Si può quindi affermare che tale diritto si sostanzia in un'attività collaborativa del condòmino (mediante la richiesta di fissazione di un appuntamento presso lo studio dell'amministratore)

2) Documentazione condominiale: cosa puo chiedere il condòmino

Il condomino che voglia avere conoscenza della documentazione contabile-amministrativa del condominio deve rivolgersi all'amministratore con una richiesta specifica e puntuale ed attivarsi a tale scopo richiedendo un appuntamento e recandosi presso l'amministratore, poiché, per ragioni di correttezza, professionalità ed economicità, non gli è riconosciuto il diritto a che l'amministratore trasmetta tutta la documentazione richiesta. 

Del resto l'amministratore del condominio non ha l'obbligo di depositare integralmente la documentazione giustificativa del bilancio del caseggiato (mancando anche il luogo dove depositarlo), ma è soltanto tenuto a permettere ai condomini, che ne facciano richiesta, di prendere visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile, gravando sui condomini l'onere di dimostrare che l'amministratore non ha loro consentito di esercitare detta facoltà (Cass. civ., sez. II, 19/05/2008, n. 12650; Cass. civ., Sez. II, 28/01/2004, n. 1544). 

Allo stesso modo, secondo i giudici supremi, non è configurabile un obbligo in capo all’amministratore di allegare all'avviso i documenti giustificativi ed i bilanci da approvare, fermo restando che ad ognuno dei condomini è riconosciuta la facoltà di richiedere, anticipatamente, e senza interferire sull’attività condominiale, le copie dei documenti oggetto di eventuale approvazione (Cass. civ., sez. VI, 05/10/2020, n. 21271). Come osserva la Cassazione, però, se questa richiesta non viene avanzata, il condomino non può invocare l'illegittimità della successiva delibera per omessa allegazione dei documenti contabili, ma può impugnarla esclusivamente per motivi che attengono alle modalità di approvazione o al contenuto delle decisioni assunte.

In ogni caso non è possibile chiedere tutta la documentazione di dieci anni, detenuta dall'amministratore (prescrizione decennale alla tenuta dei documenti condominiali, ex art. 1130, comma 8, c.c.). E ancora, la richiesta inviata dal condomino all'amministratore di condominio, durante il periodo estivo, per la consegna di tutti i documenti giustificativi di spesa relativi a più esercizi, con assegnazione di un termine di soli 5 giorni per provvedervi recapitandoli in copia al richiedente, senza che sia stata messa a disposizione alcuna somma per tale incombente, appare vessatoria e contraria a buona fede (Trib. Avellino 22 marzo 2016). 

3) Comportamento illecito dell’amministratore e reazione del condominio

Se l’amministratore impedisce ingiustamente al condomino l’esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali può essere inevitabile ricorrere all’Autorità Giudiziaria.

È legittimo il ricorso per ingiunzione per consegna di documenti (art. 633 c.p.c.) adottato dal conduttore per l'acquisizione dei documenti non consegnati dal capo condominio.

 Altra strada percorribile è quella segnata dall’art. 700 c.p.c., strumento giuridico residuale che presuppone la coesistenza del fumus boni iuris e il periculum in mora: condizioni che si applicano anche al caso in esame. 

Ulteriore strumento processuale, adottabile per la consegna dei documenti condominiali, è anche il procedimento sommario di cognizione, ex art. 702 bis c.p.c. (introdotto nel nostro ordinamento con la l. n. 69/2009).