La privacy negli studi professionali 2022 dopo la Pandemia

La seconda edizione delle-Book  La privacy negli studi professionali nasce sull’onda della soddisfazione per le manifestazioni di apprezzamento che sono state espresse verso gli Autori della prima edizione e trova spinta nell’esigenza di dare maggiore esaustività all’analisi di uno scenario che negli ultimi due anni ha subito un mutamento profondo e sostanziale.

La prima edizione è stata pubblicata nei giorni immediatamente successivi alla fatidica data del 25 maggio 2018 che, come noto, ha segnato l’innesco -rectius l’applicabilità- del Regolamento generale UE 2016/679. Lo sforzo degli Autori è stato evidentemente profuso verso l’esigenza di offrire ai professionisti e, più in generale, agli operatori del mondo del lavoro (datori di lavoro, imprenditori, dipendenti e collaboratori) uno strumento operativo, una sorta di bussola, in virtù di cui riuscire a orientarsi in quel rinnovato “ambiente".

Diciamo senza timore di poter essere smentiti,  che quell’obiettivo è stato centrato e di ciò siamo grati grati agli autori: Giuseppe Miceli, Marco Miceli, Luca Malatesta e Mauro Buontempi.

Il Volume, nella sua prima edizione, è stato valutato e selezionato da quella categoria di Professionisti che per vocazione è dedita al rispetto delle regole e alla tutela dei diritti. Il Presidente del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Roma, l’Avvocato Antonino Galletti, ha voluto mettere la Sua autorevole e prestigiosa impronta su quel Volume che, impreziosito di quella sentita partecipazione, è stato distribuito verso gli oltre venticinquemila Avvocati iscritti al Foro di Roma.

Sapere che quel Volume è riposto sulla scrivania dei paladini del diritto è certamente un motivo di orgoglio e, al tempo stesso, una chiamata a responsabilità: mettere a disposizione la versione aggiornata e di quello strumento operativo e contestualizzare i principi consolidati in questo ultimo biennio. 

Questi gli impulsi da cui sono partiti gli autori per questa nuova seconda avventura. 

Riportiamo un stralcio del capitolo 6 dedicato agli Adempimenti degli studi professionali.

1) Gli adempimenti a carico del titolare dello studio professionale

Gli adempimenti a carico del Titolare dello Studio Professionale: 

• il documento organizzativo
• il documento di privacy by design e by default
• le lettere di incarico
• l’informativa ai dipendenti e il registro dei trattamenti 

Vediamo più nel dettaglio e operativamente quali sono gli adempimenti a cui è chiamato il Titolare dello Studio Professionale. 

L’art. 3 comma 5 del D.L. 127/21 prevede espressamente che “I datori di lavoro… definiscono, entro il 15 ottobre 2021, le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche…, anche a campione”.

In sostanza il Titolare dello Studio professionale deve predisporre un vero e proprio documento organizzativo che conterrà sei indicazioni: 

1) nominativo del Titolare dello Studio con indicazione dell’ubicazione dello stesso; 

2) nominativo dei soggetti autorizzati alla verifica; 

3) dispositivi utilizzati per la verifica (siano essi fissi c.d. totem o mobili come gli smartphone o i tablet) e loro appartenenza (di proprietà dei singoli accertatori oppure messi a disposizione dal datore di lavoro); 

4) modalità di esecuzione della verifica. Il documento dovrà specificare quando i soggetti incaricati eseguono le verifiche della certificazione verde, dove si posizioneranno per svolgere il loro compito, come eserciteranno il controllo (a campione piuttosto che a tutti i lavoratori in entrata). Inoltre dovrà contenere le modalità operative da seguire qualora il lavoratore non volesse esibire la certificazione verde o ne fosse sprovvisto o fosse in possesso di un certificato scaduto o addirittura fasullo. In questo caso il documento organizzativo dovrà specificare gli adempimenti a cui è chiamato il soggetto incaricato alla verifica dopo che ha vietato l’accesso al lavoratore non in regola (per esempio immediato avviso al Titolare dello Studio il quale, a sua volta, provvederà ad espletare tutti gli obblighi di legge previsti compresa la segnalazione del lavoratore agli organi competenti); 

5) modalità operative qualora il lavoratore controllato dichiarasse di essere esente dalla campagna vaccinale (richiesta di esibizione della relativa ed idonea documentazione, conseguenze in caso di rifiuto da parte del lavoratore o di esibizione di documentazione non valida); 

6) modalità operative previste per la consegna, da parte dei lavoratori che lo vorranno, di copia della certificazione verde, nonché modalità di conservazione di tale certificazione, redazione di una lista dei lavoratori che hanno consegnato copia del loro Green Pass, eventuale consegna di tale lista agli incaricati della sorveglianza, esenzione dal controllo della certificazione verde).

Il documento organizzativo dovrà essere portato a conoscenza dei lavoratori tramite l’utilizzo di canali di comunicazione efficaci, pratici ed immediati. In uno Studio professionale pensiamo alla affissione del documento nella sala di attesa dei clienti e, a seconda delle dimensioni, presso ogni postazione lavorativa, oltre alla pubblicazione nel sito internet.

Un originale di tale documento dovrà essere allegato a quello di privacy by design e by default dello Studio professionale di cui costituirà idonea integrazione. 

Ma in che cosa consiste il documento di privacy by design e by default?

Per approfondire l'argomento ti consigliamo l'acquisto dell'e-Book La Privacy negli Studi Professionali 2022 -  Autori:  Giuseppe Miceli, Marco Miceli, Luca Malatesta e Mauro Buontempi.