Assemblea condominiale: come si fa la convocazione

L'assemblea di condominio, oltre che annualmente in via ordinaria, può essere convocata in via straordinaria dall'amministratore quando questi lo ritiene necessario o quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio.

Vediamo nei paragrafi seguenti alcune considerazioni sulle modalità di convocazione dell'assemblea condominiale

1) Le modalità dell’invio della convocazioneall'assemblea di condominio

Le modalità di invio dell’avviso di convocazione per una assemblea straordinaria sono le medesime dell’assemblea tradizionale.

A tale proposito merita di essere ricordato che prima della riforma non era previsto alcun obbligo specifico, la comunicazione poteva avvenire anche in forma orale, proprio in base la principio di libertà delle forme, salvo che il regolamento non prescrivesse particolari forme di notifica dell’avviso.

 Inoltre, l’eventuale previsione regolamentare in ordine alle modalità di convocazione dell’assemblea, poteva essere modificata anche per facta concludentia, quindi per prassi costante seguita dagli amministratori di condominio.

Dopo la riforma del condominio, l’avviso di convocazione contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno 5 giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di :

• posta raccomandata, 
• posta elettronica certificata,
•  fax o 
• tramite consegna a mano, 

indicando ora e luogo della riunione.

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 Tali modalità non cambiano neppure se i condomini ricorrono all’assemblea in streaming: in tal caso però l’avviso deve contenere lo specifico strumento telematico che dovrà essere utilizzato, ossia la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione – riportando anche il link per accedervi - nonchè l’ora e la data della stessa.

Sulle assemblee on line leggi anche Assemblea condominiale on line e problemi di connessione 

2) Raccomandata A.R. e condòmino assente

Bisogna rilevare che  per prassi gli amministratori utilizzano le raccomandate con ricevuta di ritorno per far pervenire ai condomini gli avvisi di convocazione.

Il problema è che, spesso, il condomino, all’arrivo del postino, non è presente nell’abitazione.

In tali casi si è posto il problema di stabilire se a far fede per la verifica della tempestività del termine di notifica della convocazione (i famosi 5 giorni o più) sia l’avviso di giacenza in cassetta o la data di effettivo ritiro della raccomandata.

Come ha precisato una recente decisione, con riguardo all'avviso di convocazione di assemblea, posto che detto avviso deve qualificarsi quale atto di natura privata, unilaterale recettizio ai sensi dell'art. 1335 c.c., al fine di ritenere fornita la prova della decorrenza del termine dilatorio di cinque giorni antecedenti l'adunanza di prima convocazione, condizionante la validità delle deliberazioni, è sufficiente e necessario che il condominio (sottoposto al relativo onere), in applicazione della presunzione prevista dalla norma suddetta, dimostri la data di pervenimento dell'avviso all'indirizzo del destinatario, salva la possibilità per questi di provare di essere stato, senza sua colpa, nell'impossibilità di averne notizia. 

Tale momento, ove la convocazione sia stata inviata mediante lettera raccomandata, e questa non sia stata consegnata per l'assenza del condomino (o di altra persona abilitata a riceverla), coincide con il rilascio da parte dell'agente postale del relativo avviso di giacenza del plico presso l'ufficio postale, idoneo a consentire il ritiro del piego stesso (Trib. Tivoli 5 novembre 2021 n. 1546).

Sulle problematiche legate a proprietario assente e condòmino apparente si veda  anche Il condòmino apparente e la partecipazione all'assemblea

3) Convocazione assemblea condominiale via mail: è possibile?

Secondo una recente e condivisibile decisione la legge non vieta di utilizzare la posta elettronica per conferire una delega, fermo restando che la stessa deve indicare in modo specifico, oltre all'oggetto del conferimento, anche il soggetto delegato (Trib. Roma 4 gennaio 2021, n.78)

Per quanto riguarda però l'avviso di convocazione se si vuole ricorrere alla “modalità telematica” bisogna ricorrere alla PEC, unica forma che può ritenersi equipollente alla raccomandata e tale da consentire all'amministratore di dare prova della ricezione dell'avviso stesso (poco usato fax e consegna a mano). In particolare è già stato affermato che è corretto ritenere che unico strumento equipollente alla raccomandata indicata dalla disposizione di legge è la comunicazione PEC, posto che solo con tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell'avviso; tuttavia si è precisato che la situazione cambia se è lo stesso condomino ad aver richiesto la comunicazione avverso un mezzo "informale" quale la email, non avendo egli indicato un indirizzo PEC bensì l'indirizzo mail. In tale ipotesi è evidente che l'invio della mail è valido, rispettando le forme indicate dal condomino (App. Brescia, sez. II, 3 gennaio 2019 n. 4). Sulla stessa linea è stata ritenuta legittima anche la convocazione fatta tramite email ordinaria e non con PEC, ritenendola valida quando sia stato lo stesso condomino ad aver espressamente chiesto all'amministratore di ricevere tutte le comunicazioni ufficiali e non sul proprio indirizzo di posta elettronica non certificato (Trib. Velletri 26 gennaio 2021 n. 166).