Bacheca condominiale e pubblicazione dei dati personali

La bacheca condominiale è uno strumento sicuramente utile nell’ambito della gestione e amministrazione del condomìnio in quanto consente di raggiungere facilmente coloro che vi hanno accesso. 

Normalmente, proprio per favorire la visione di avvisi e documenti, la bacheca è posta all’ingresso degli edifici e, dunque, quanto in essa affisso può essere facilmente conosciuto non solo dai condòmini ma da tutti coloro che accedono, a qualsiasi titolo, nei locali in cui la bacheca è collocata (ad esempio: visitatori, familiari, agenti immobiliari, potenziali acquirenti o conduttori, lavoratori e fornitori).

Considerando il numero indeterminato di soggetti che potrebbe venire a conoscenza delle informazioni riportate in bacheca nell’intervallo temporale in cui l’avviso risulta affisso, occorre prestare attenzione al contenuto dei documenti prima di procedere alla loro pubblicazione. 

Infatti, ove si inserissero in bacheca avvisi contenenti dati personali, mediante la loro affissione si effettuerebbe una diffusione, operazione che, in assenza di specifico consenso o di altra specifica condizione di liceità, non è consentita e, se svolta, costituirebbe una violazione della normativa privacy. 

In concreto, allora, non è possibile utilizzare la bacheca condominiale posta in spazi comuni, ad esempio, per pubblicare avvisi di mora o solleciti di pagamento, per affiggere informazioni sulla ripartizione delle spese condominiali, per richiamare singoli condòmini a tenere o cessare specifici comportamenti.

In tutti questi casi, infatti, si effettuerebbe una diffusione non autorizzata di dati personali.

1) I chiarimenti del garante

Come chiarito dal Garante privacy, l’utilizzo di spazi condominiali accessibili a terzi risulta giustificato solo per la comunicazione di avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune (ad esempio, relativi allo svolgimento dell’assemblea condominiale o a segnalazioni urgenti, come anomalie nel funzionamento degli impianti), dovendosi viceversa rimettere a forme di comunicazione individualizzata o alla discussione in assemblea la trattazione di affari che comporti il trattamento di dati personali riferiti a condòmini individuati specificatamente (cfr. Garante privacy, Amministrazione dei condomini, 18 maggio 2006, doc. web 1297626, consultabile sul sito web www.garanteprivacy.it).

Per capire meglio come poter utilizzare la bacheca condominiale per le finalità perseguite senza violare la normativa in materia di protezione dei dati personali si consideri, ad esempio, il caso in cui si debba sgombrare una parte del cortile condominiale dai veicoli posteggiati in quell’area per dare il via a dei lavori deliberati dall’assemblea. In tale circostanza, come indicato dal Garante privacy, non sarebbe possibile affiggere in bacheca un avviso contenente i nomi dei condòmini interessati oppure il numero di posti auto o le fotografie dei veicoli coinvolti con i relativi numeri di targa. L’amministratore potrebbe invece affiggere in bacheca un invito generalizzato, privo di riferimenti atti a identificare gli interessati, in cui richiedere di sgombrare dai veicoli l’area in cui dover svolgere i lavori, oppure potrebbe effettuare comunicazioni individualizzate nei confronti dei condòmini tenuti a rimuovere i veicoli (cfr. Garante privacy, Condominio: comunicazione di avvisi che non hanno carattere generale, 18 giugno 2009, doc. web 1635704, consultabile sul sito web www.garanteprivacy.it).

Ulteriore esempio è legato ai solleciti di pagamento delle quote relative alle spese condominiali. 

In questo caso l’amministratore potrebbe affiggere in bacheca un avviso generalizzato, privo di riferimenti ai condòmini morosi, avvertendo che, in mancanza di pagamento delle quote ancora dovute, si procederà al recupero del credito. 

Non sarebbe invece possibile riportare in bacheca i nominativi dei condòmini morosi o altri documenti contenenti informazioni riferite a tali soggetti e alla loro situazione debitoria. 

Sul punto il Garante privacy, nel noto provvedimento del 18 maggio 2006 in materia di amministrazione di condomìni, ha infatti indicato chiaramente che integra un trattamento illecito la diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominiali accessibili al pubblico, potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie indeterminata di soggetti, nell’intervallo di tempo in cui l’avviso risulta visibile.

Come precisato dal Garante, l’esposizione di dette informazioni in tali luoghi può contenere solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune e occorre rimettere a forme di comunicazione individualizzata o alla discussione in assemblea la trattazione di affari che importi il trattamento di dati personali riferiti a condòmini individuati specificatamente.

Recentemente l’Autorità, chiamata a fornire chiarimenti rispetto ai profili attinenti il trattamento dei dati personali alla luce del Regolamento UE 2016/679, ha colto l’occasione per confermare, in termini generali, quanto già indicato nel richiamato provvedimento del 2006 in merito al trattamento di dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomìni, chiarendo, con particolare riguardo agli ancora frequenti casi in cui le informazioni inerenti i singoli interessati partecipanti alla compagine condominiale sono oggetto di illecita comunicazione e/o diffusione, che le informazioni relative a quest’ultimi possono essere comunicate a terzi solo con il consenso espresso degli interessati, ovvero in presenza di altri presupposti di liceità legislativamente previsti, come ora individuati nell’art. 6 del RGPD, e comunque nel rispetto dei principi generali di cui all’art. 5 del medesimo Regolamento (cfr. Garante privacy, Relazione annuale 2018, doc. web 9109211, consultabile sul sito web www.garanteprivacy.it).

Le considerazioni svolte in ordine alla pubblicazione dei dati tramite la bacheca posta in luoghi accessibili anche ai terzi rispetto alla compagine valgono evidentemente per qualsiasi interessato, quindi, non solo per i condòmini e gli inquilini, ma anche per il personale che opera alle dipendenze del condomìnio, per l’amministratore e qualsiasi persona fisica cui si riferiscono i dati personali trattati.

Per tale ragione, non è possibile, ad esempio, utilizzare la bacheca condominiale per indicare le ragioni dell’assenza del portiere dello stabile. La pubblicazione di dati personali riferiti a tale soggetto non sarebbe legittimata da alcuna condizione di liceità e pertanto tale divulgazione costituirebbe una violazione dei dati personali.

Al contrario, è invece possibile utilizzare la bacheca per indicare le generalità, il domicilio e i recapiti, anche telefonici, dell’amministratore di condomìnio o, nel caso di sua mancanza, per riportare le generalità e i recapiti, anche telefonici, della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore. La divulgazione di tali informazioni tramite la loro pubblicazione in bacheca non costituisce infatti una violazione della normativa, in quanto si tratta di trattamento espressamente previsto dal legislatore e, precisamente, dall’art. 1129, commi 5 e 6, del codice civile, secondo cui le informazioni personali richiamate, riferite all’amministratore o a chi svolge funzioni analoghe, devono essere affisse “sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi”. 

Questo articolo è stato estratto dal libro “Il condominio e la privacy”, di Roberta Rapicavoli, pubblicato da Maggioli editore ad aprile 2021