Brexit: breve guida per gli amministratori di società nel Regno Unito

Manca, ormai, poco più di un mese alla fine del periodo di transizione e gli amministratori delle società inglesi dovranno essere pronti ad affrontare le sfide derivanti dalla Brexit.

Lasciare il mercato unico e l'unione doganale, anche se con un accordo di libero scambio, comporta interruzioni significative. In effetti, gli accordi di libero scambio coprono appena i servizi necessari per sostenere il commercio di beni complessi.

Nonostante ciò, numerosi studi condotti nel 2020 hanno dimostrato che l'80% delle società britanniche non è ancora pronta a fronteggiare l'impatto della Brexit sulle loro attività. Questo costituisce un problema non solo per tali società ma anche per coloro con cui intrattengono delle relazioni commerciali. Questo, da solo, costituisce un problema molto serio per gli amministratori delle società britanniche, anche se non intrattengono attività di scambio di beni e servizi direttamente con clienti con sede nello Spazio Economico Europeo.

Questa mancanza di preparazione potrebbe essere problematica se derivante da inerzia o da mancanza di conoscenza delle implicazioni derivanti dalla Brexit. Alcuni amministratori negano l'impatto generale della Brexit stessa e dell’impatto che quest’ultima avrà sulla loro attività.

1) Doveri degli amministratori

Gli amministratori nel Regno Unito hanno alcuni doveri riconosciuti dal Companies Act, tre dei quali sono di particolare rilevanza per la Brexit:

1. Promuovere il successo della società;
2. Esercitare un giudizio indipendente;
3. Agire con ragionevole, cura, competenza e diligenza.

I doveri sono dovuti nei confronti della società, non nei confronti dei soci o dei creditori, anche se in alcune circostanze i soci hanno il potere di proporre azioni derivate contro gli amministratori per conto della società.

Dovere di promuovere il successo della società

Gli amministratori devono prendere decisioni relative alla vita e alla gestione della società in buona fede, al fine di promuovere il successo della società a beneficio dei soci. Ciò comporta:

• Valutazione delle conseguenze a lungo termine;
• Valutazione degli interessi dei dipendenti;
• Necessità di coltivare le relazioni commerciali con i fornitori e con i clienti;
• Valutare l’impatto sulla comunità e sull’ambiente;
• Mantenere la reputazione della società attraverso alti standard di condotta;
• Necessità di agire equamente in relazione ai soci della società; e
• Valutare le azioni più idonee a raggiungere gli obiettivi societari.

Il termine successo spesso coincide con l’aumento di valore a lungo termine e ciò che promuove il successo è il giudizio in buona fede degli amministratori.

È obbligatorio, per gli amministratori, considerare i fattori appena elencati. Talvolta, si rende necessario ottenere un parere di un esperto, anche se la decisione finale spetta sempre agli amministratori.

Dovere di esercitare un giudizio indipendente

Gli amministratori devono esercitare un giudizio indipendente. Ciò può tradursi nel disaccordo con un socio, ad esempio, circa la votazione nel corso di un’assemblea generale.

La società può decidere di limitare l’esercizio della discrezionalità di un amministratore oppure la limitazione può essere prevista dallo stesso statuto societario.

Dovere di agire con ragionevole cura, competenza e diligenza

Gli amministratori devono agire con la cura, competenza e diligenza che sarebbe esercitata da una persona ragionevolmente diligente che ha:

• La conoscenza, competenza ed esperienza che ci si aspetta da una persona che svolge le funzioni di amministratore in una società; e
• Lo stesso grado di conoscenza, competenza ed esperienza dell’amministratore.

Ciò comporta che gli amministratori debbano dimostrare di possedere la conoscenza, competenza ed esperienza che naturalmente ci si aspetta che abbiano, soprattutto nel caso in cui abbiano una conoscenza specialistica (ad esempio, poiché in possesso di qualifiche professionali), a seconda delle funzioni svolte, delle responsabilità e delle circostanze in cui opera la società.

Agli amministratori è, inoltre, richiesto di esercitare i propri compiti con diligenza, di tenersi informativi sulle attività e sugli affari societari e di controllare e supervisionare tali attività insieme agli altri amministratori. È possibile fare affidamento sull’esperienza dei colleghi e delegare alcuni compiti o il potere di prendere decisioni ma la responsabilità rimane degli amministratori.

2) Passi da compiere per soddisfare i propri doveri in relazione alla Brexit

Gli amministratori dovranno dimostrare di aver soddisfatto ed adempiuto ai propri doveri nel contesto della Brexit.

Ciò significa discutere lo scenario della Brexit nel corso delle riunioni del Consiglio d’amministrazione, indicando nei verbali i fattori considerati e registrando le decisioni e le azioni intraprese, come:

• Nomina di un sottocomitato o un comitato di gestione, avvalendosi del contributo di amministratori con conoscenze specialistiche;
• valutare i fattori di "successo" elencati, tenendo conto dei costi e dei benefici derivanti dalla mitigazione delle minacce e dal perseguimento di eventuali opportunità;
• analizzare l'impatto operativo sulla produzione, sulla vendita, sul trasporto e sulla distribuzione di beni o servizi;
• analisi della supply chain per identificare i fornitori a rischio che potrebbero dover essere sostituiti o assistiti e l'impatto di eventuali modifiche proposte nei termini di vendita (ad esempio, la previsione di diverse Regole Incoterms);
• verificare i contratti con clienti e fornitori in relazione alle conseguenze derivanti da eventuali violazioni ragionevolmente prevedibili;
• valutare lo status di immigrazione o i visti dei dipendenti che devono recarsi nel Regno Unito o in paesi SEE;
• garantire che la società sia in possesso delle licenze opportune per commerciare;
• valutare il potenziale impatto sul capitale e sulla solvibilità, in particolare a causa dei tempi necessari per richiedere il rimborso dell'IVA pagata alle autorità doganali europee;
• creazione e aggiornamento di registri dei rischi; e
• azioni da intraprendere per affrontare le minacce e sfruttare le opportunità individuate, come:
  1. comunicazioni, sondaggi e FAQ per clienti, fornitori, investitori e altri stakeholder;
  2. gli incentivi offerti per la creazione di una nuova succursale in uno stato membro UE27;
  3. l’impatto dei requisiti relativi ai visti e all’immigrazione;
  4. valutare se i contratti necessitano di una modifica delle legge applicabile o altre modifiche;
  5. stabilire un nuovo metodo di trasferimento dei dati personali dai clienti o fornitori europei al Regno Unito;
  6. valutare la necessità di nominare un rappresentante europeo in applicazione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati; e
  7. considerare l’impatto fiscale dello spostamento dell’attività societaria in un paese UE27.

In generale, è sufficiente che i verbali riportino che gli amministratori hanno valutato tutti i fatti principali nello svolgimento dei loro doveri. I verbali devono specificamente riportare l'esame dei doveri degli amministratori solamente nel caso in cui le circostanze particolari del caso lo rendano necessario o rilevante. Se un fattore è di particolare rilevanza, il verbale deve riflettere i punti analizzati durante la discussione (soggetto alle politiche aziendali sulla tenuta dei registri), ma altrimenti, la discussione stessa non deve essere obbligatoriamente verbalizzata. Per le decisioni significative o potenzialmente controverse, i documenti informativi preparati dalla direzione dovranno affrontare ogni fattore elencato, a meno che non sia chiaramente irrilevante, insieme ad altre questioni rilevanti. Nel caso in cui gli amministratori abbiano richiesto un parere esterno, occorrerà menzionarlo nel verbale.

3) Conseguenze legali del mancato adempimento dei doveri degli amministratori

1. Ricorso contro gli amministratori

Solamente la società ha il potere di richiedere agli amministratori di adempiere ai propri doveri, ma i soci possono proporre un’azione derivata in nome della società in relazione ad atti od omissioni derivanti da negligenza, colpa, violazione di un dovere o violazione di fiducia da parte di un amministratore. Non è necessario che l’amministratore abbia tratto un beneficio diretto dalla violazione.

Le azioni derivate, tuttavia, difficilmente hanno successo. Il tribunale, infatti, non accoglierà tali azioni se ritiene che una persona che agisce nel rispetto del dovere generale di promuovere il successo della società non avrebbe portato avanti il ricorso o se l’atto o omissione in questione è stato autorizzato o ratificato dalla società. Vi sono numerosi altri fattori che il tribunale deve valutare. I costi, generalmente, devono essere sostenuti dall’attore soccombente e, anche qualora il ricorso abbia successo, il rimborso dei costi sostenuti sarà riconosciuto alla società e non all’attore effettivo.

2. Rimedi in caso di violazione

Il rimedio principale in caso di violazione del dovere di agire con cura, competenza e diligenza è costituito dal risarcimento dei danni, mentre sono previsti altri rimedi in caso di violazione di altri doveri, tra cui l’ingiunzione, restituzione, conto degli utili e riappropriazione dei beni aziendali detenuti dall'amministratore. La violazione di un dovere può portare anche alla risoluzione di un contratto di servizio con un amministratore esecutivo oppure alla squalifica dell’amministratore.

3. Difese 

Una società può ratificare o approvare comportamenti di un amministratore che altrimenti si tradurrebbero in negligenza, inadempimento, violazione dei doveri o violazione della fiducia in relazione alla società, ma la decisione deve essere presa dai soci senza fare affidamento sui voti a favore dell’amministratore o di qualsiasi persona a lui connessa.

Una società non può esonerare un amministratore dalla responsabilità per negligenza, inadempimento, violazione dei doveri o violazione della fiducia in relazione alla società, ma può indennizzare l'amministratore dai costi di difesa o dai costi sostenuti per la presentazione di una richiesta di rimborso al tribunale, a condizione che l’amministratore rimborsi le spese in caso di soccombenza.

Il tribunale può, inoltre, sollevare l'amministratore da responsabilità se ritiene che l'amministratore abbia agito in modo onesto e ragionevole.

4. Assicurazione 

Una società può stipulare un'assicurazione per i suoi amministratori e per quelli di una società collegata contro qualsiasi responsabilità a loro connessa in relazione a negligenza, inadempimento, violazione dei doveri o violazione della fiducia da parte loro in relazione alla società di cui sono amministratori.