Tutte le tappe per l'assemblea di approvazione del bilancio ai tempi di Covid19

Con la riformulazione delle tempistiche legate all’iter di approvazione dei bilanci sorge spontanea una domanda sulle modalità di svolgimento delle assemblee all’uopo convocate.

È chiaro che, almeno per questa tornata, non sarà possibile convocare e svolgere le assemblee come in tempi ordinari, se non per realtà con pochi associati. Infatti le società ad azionariato diffuso dovranno necessariamente dotarsi di sistemi volti a garantire, a distanza, la regolarità nella convocazione, nello svolgimento e nell’esercizio dei diritti dei soci.

Molte delle imprese in questo momento si stanno scontrando con tali problematiche, in quanto in questi giorni si stanno svolgendo – laddove previste – le riunioni del Consiglio di Amministrazione per l’esame del progetto di bilancio e per la convocazione della Assemblea dei Soci.

1) Assemblee nuovi termini e modalità nel decreto Cura Italia

L’emergenza sanitaria ha fornito uno slittamento di 60 giorni rispetto ai termini ordinari di approvazione del bilancio: infatti, come già descritto in precedenti contributi, il Decreto Legge 18 del 17 marzo 2020, convertito nella Legge 27 del 24 aprile 2020, ha previsto:

• La possibilità di convocare le assemblee di approvazione di bilancio nel termine massimo di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio amministrativo, in deroga a quanto previsto dal codice civile o dalle disposizioni statutarie
• La possibilità che, anche in deroga a disposizioni statutarie, le assemblee si possano svolgere non in presenza, ma mediante mezzi di telecomunicazione (con la garanzia della identità dei partecipanti, della loro partecipazione e dell’esercizio del diritto di voto) anche esclusivamente
• La possibilità, per le società a responsabilità limitata, di consentire, in deroga a quanto previsto dalla legge e/o dallo statuto, l’espressione del voto con consultazione scritta o consenso espresso per iscritto
• Le società con azioni quotate possono designare, per assemblee ordinarie e/o straordinarie il rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del D.Lgs. 58 del 24 febbraio 1998, anche in deroga alle disposizioni statutarie
• Le Banche Popolari, le Banche di Credito Cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono designare il cd “rappresentante designato” (art. 135-undecies del D.Lgs. 58 del 24 febbraio 1998) in deroga a disposizioni che fissano limiti per il numero di deleghe conferibili al medesimo soggetto, con il termine per il conferimento della delega è fissato al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell'assemblea.

Il perimetro normativo così determinato consegna però alcuni punti critici che vanno valutati e disciplinati. Va detto che la legge lascia completa libertà di movimento alle singole realtà, con soluzioni che dovranno rispettare i criteri fondamentali per un buono e regolare svolgimento della assemblea: identificazione dei partecipanti, partecipazione degli stessi e esercizio dei diritti di voto. Queste sono condizioni inderogabili.

2) Le tappe dello svolgimento delle assemblee in video conferenza

Viene quindi ritenuto opportuno, da parte di chi scrive, certamente pensare ad un regolamento per lo svolgimento delle assemblee, regolamento valevole anche per gli anni successivi, per non farsi trovare impreparati in caso di ulteriore impossibilità di convocare le assemblee in presenza.

È chiaro che, soprattutto per le realtà a capitale ed azionariato diffuso, la vita associativa trova valvola di espressione massima nella assemblea dei soci convocata almeno una volta all’anno. Lo svolgimento in presenza quindi, oltre che un fatto ineludibile in condizioni ordinarie, rappresenta anche uno degli scopi per cui vengono a costituirsi organismi societari collettivi.

La digitalizzazione delle relazioni in questo periodo ha fatto scoprire a molti piattaforme sconosciute fino a questo momento storico. Sia che si decida di convocare in videoconferenza, sia che si decida di farlo in audio conferenza, sicuramente nella scelta dovrà essere premiata quella che garantisce il massimo livello di privacy possibile ma anche la maggiore portabilità possibile, soprattutto in realtà con compagine sociale molto parcellizzata.

Un altro modo per garantire partecipazione potrebbe essere quello di prevedere apposite procedure di voto on line certificato, tramite l’accesso all’area riservata con nome utente e password. In quest’ultimo modo l’identità del soggetto è rispondente al medesimo.

Nel caso invece di videoconferenza il riconoscimento avverrà a video attraverso il proprio documento di identità.

Il problema delle deleghe invece può trovare un superamento attraverso la circostanza dell’invio della delega recante i dati del soggetto delegato unitamente ad un documento di identità valido del soggetto delegante.

Per i collegamenti in audioconferenza si potrebbero invece utilizzare delle password personalizzate per l’accesso alla conversazione, dal momento che la identificazione risulta più complicata.

Altro problema è sicuramente quello della discussione. In caso di video o audio conferenza la stessa deve essere necessariamente regolamentata, magari con una previsione di interventi preventivamente gestiti, attraverso una prenotazione della parola. Sicuramente in questa ottica l’anticipazione dei documenti da discutere e l’invio preventivo delle eventuali osservazioni entro un termine può facilitare il lavoro.

In tema di voto invece alcune piattaforme danno la possibilità di esprimerlo direttamente durante la diretta di assemblea, ma si dovrà tenere conto anche di particolari modalità, come il voto a distanza, il voto elettronico tramite accreditamento ad una piattaforma personalizzata. Vi è poi il tema del voto segreto, laddove previsto, che è da attenzionare particolarmente.

In ogni caso quindi, a detta di chi scrive, vi è la necessità, nelle realtà interessate e quindi quelle a compagine sociale estremamente parcellizzata e numerosa, di pensare alla redazione di un regolamento assembleare da sottoporre, da parte dell’Organo Amministrativo, alla Assemblea dei Soci. Cogliendo l’occasione di questa situazione di emergenza, che ha messo a nudo i limiti delle ordinarie modalità di convocazione e svolgimento delle assemblee, si può mettere mano ad un documento condiviso che può servire sicuramente per snellire e velocizzare i processi di partecipazione e decisione dei soci.