Conservazione delle fatture elettroniche: riepilogo delle norme

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa.

Attenzione va prestata al fatto che qualora sia emessa una fattura elettronica per scelta del venditore / prestatore (es. un contribuente minimo), l’emittente è obbligato a conservare elettronicamente la fattura. Si ricorda a tal proposito che, nell'ambito della piattaforma "Fatture e Corrispettivi", l'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito che garantisce la conservazione elettronica delle fatture, nel rispetto del D.M. 17.6.2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo IVA.

Al riguardo, l’Agenzia specifica che l’art. 23-bis del D.lgs. n. 82 del 2005, al comma 2, stabilisce che “le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”. Ne deriva che ciascun operatore, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “pdf”, “jpg” o “txt”) contemplati dal Decreto presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 e considerati idonei a fini della conservazione.
L’Agenzia ricorda in tal senso che chi emette/riceve fatture elettroniche, ha facoltà di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza (R.M. n. 81/E del 2015).

1) Tempistica di conservazione della fattura elettronica

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici presuppone la loro memorizzazione su supporti ottici o altri supporti che garantiscano la leggibilità nel tempo, rispettando l'ordine cronologico per periodo d'imposta e senza soluzione di continuità, con funzioni di ricerca e loro associazioni logiche. Tale processo, che termina con l'apposizione di un riferimento temporale "opponibile a terzi" sul pacchetto di archiviazione (art. 3 co. 2 del DM 17.6.2014), deve concludersi entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale. Quindi, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare il termine ultimo per conservare elettronicamente i documenti è il 30 dicembre dell’anno successivo a quello di riferimento.

Dato che il termine per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi 2017 è fissato al 31 ottobre 2018, le fatture relative al periodo d’imposta 2017 devono essere conservate entro il 31 gennaio 2019. Si tenga presente che così come accade per le fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni secondo quanto disciplinato dal Codice Civile.

2) Luogo della conservazione elettronica

Come anticipato prima, con la C.M. n. 13/E del 2018 l’Agenzia delle Entrate ha ricordato che chi emette/riceve fatture elettroniche ha facoltà di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza (R.M. n. 81/E del 2015).
La conservazione elettronica può essere effettuata:

• direttamente dal contribuente;
• dal soggetto depositario delle scritture contabili;
• da un soggetto terzo (ad esempio la stessa Agenzia delle Entrate) oppure un conservatore di cui si avvale il depositario.

Si tenga presente che il luogo di tenuta e conservazione dei libri, registri, scritture e altri documenti deve risultare dalla dichiarazione di inizio attività che deve essere aggiornato in caso di variazione dello stesso.
Al riguardo, con la R.M. n. 81/E del 2015, l’Agenzia delle Entrate ha specificato che nel caso in cui il conservatore dei documenti informatici sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili, non vi è obbligo di comunicare gli estremi identificativi del conservatore all’Amministrazione Finanziaria tramite modello AA7/10 o AA9/12. Infine, si segnala che in sede di controllo, tutti i documenti informatici devono, a richiesta, essere resi leggibili e disponibili su un supporto cartaceo o informatico, presso la propria sede ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto (R.M. n. 81/E del 2015).
 

3) Il processo di conservazione

La corretta conservazione delle fatture elettroniche presuppone il rispetto di un particolare iter procedurale.
Da un punto di vista operativo, i soggetti coinvolti nella conservazione (chi emette la fattura e chi la riceve) devono essenzialmente effettuare una scelta tra:
• conservare digitalmente in proprio i documenti fiscali;
• affidare la conservazione ad un soggetto terzo.
Con Provvedimento 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate ha previsto la possibilità che l’Agenzia stessa, su richiesta, “custodisca” i documenti elettronici per conto degli operatori economici.
Secondo l’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82 del 2005) il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare:

•  l’identificazione certa:
  • del soggetto che ha formato il documento;
  • dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento;
• l’integrità del documento;
• la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative.

Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti; in particolare, la conservazione può:

• avvenire all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici (in house);
• essere affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti (pubblici o privati) che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche (outsourcing).

Il processo di conservazione inizia con la presa in carico della fattura elettronica da parte del produttore – persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione – che provvede a formare il pacchetto di versamento.
Il pacchetto di versamento è un contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), inviato dal produttore al sistema di conservazione attraverso un formato predefinito e concordato.
Il pacchetto di versamento viene poi acquisito dal sistema di conservazione, che ne verificherà la coerenza con le modalità previste dal manuale di conservazione e con i formati previsti dall’Allegato 2 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013. In caso di anomalie evidenziate durante il processo di verifica, il pacchetto di versamento verrà rifiutato; diversamente, una volta superate le sopra citate verifiche verrà generato, anche in modo automatico, il rapporto di versamento, relativo ad uno o più pacchetti di conservazione.
Il rapporto di versamento deve essere identificato univocamente dal sistema di conservazione, e deve contenere:

• un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC); il tempo universale coordinato (UTC) è l’ora di riferimento internazionale, e per convenzione corrisponde all’orario del meridiano di Greenwich;
• una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

Per rapporto di versamento si intende il documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.

Il processo di conservazione della fattura elettronica si conclude con la preparazione e la sottoscrizione (firma digitale / firma elettronica qualificata) da parte del responsabile della conservazione del pacchetto di archiviazione, che andrà poi gestito secondo:

• le specifiche della struttura dati di cui all’Allegato 4 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
• le modalità riportate nel manuale della conservazione.

Il manuale della conservazione è un documento informatico che descrive il sistema di conservazione, illustrando dettagliatamente: l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi ed il modello di funzionamento.

Si tenga infine presente che un altro soggetto coinvolto nella conservazione elettronica è il responsabile della conservazione il quale, all’interno del processo di conservazione digitale, attua tutte le misure necessarie al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti aventi rilevanza fiscale attraverso l’utilizzo di specifiche regole procedurali e tecnologiche.
 

4) Chiarimenti di Agenzia delle Entrate

In merito alla conservazione delle fatture elettroniche sono stati forniti chiarimenti da parte di Agenzia delle Entrate sia sul proprio sito attraverso le FAQ sia nel corso degli incontri con la stampa specializzata. Per quanto riguarda il videoforum di gennaio tra il CNDCEC (Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili) e l'amministrazione finanziaria, sono state fornite le seguenti indicazioni:

• è possibile effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contemporaneamente, ad esempio Agenzia delle Entrate ed un altra società privata che eroga il servizio di conservazione delle e-fatture;
• in caso di affidamento  del servizio di conservazione in outsourcing, il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore;
• se un soggetto chiude la partita IVA la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall'Agenzia delle Entrate per 15 anni.

Infine, com'è noto, gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario non hanno l'obbligo di emissione della fatturazione elettronica, così come per loro non c'è obbligo di conservazione delle e-fatture nel caso in cui non forniscano direttamente alla controparte indirizzo PEC o codice destinatario. L'obbligo di conservazione dell'e-fattura non si verifica nemmeno nel caso in cui il cedente/prestatore acquisisca autonomamente dal registro pubblico INIPEC l'indirizzo PEC del soggetto minimo o forfettario e trasmetta lì la fattura elettronica. A questo proposito si sottolinea l'importanza per i soggetti senza obbligo di fatturazione elettronica di conservare le fatture in modo analogico.