Antiriciclaggio: in Belgio nuovi obblighi per le società

Con l’attuazione della quarta Direttiva antiriciclaggio è stato introdotto in Belgio un registro dei beneficiari effettivi, denominato “UBO register”, e con successivo Decreto sono state rese note le procedure operative di tale registro.

Le società registrate in Belgio, le associazioni internazionali no-profit, le fondazioni, i trusts, le fiduciarie e altri enti simili devono raccogliere e conservare accuratamente tutte le informazioni aggiornate relative ai loro beneficiari effettivi e inviare tali informazioni all’apposito registro.

La normativa si riferisce a tutte le tipologie di società, dalle società quotate alle società di persone.

Per quanto attiene invece alla definizione di beneficiario effettivo, l’articolo 4 comma 27 della legge in questione definisce beneficiario effettivo come il soggetto che possiede o esercita un controllo effettivo sulla società.

Per quanto riguarda le società, la definizione in questione si riferisce alle persone fisiche che:

• possiedono, direttamente o indirettamente, una percentuale sufficiente di diritti di voto o azioni (possedere direttamente o attraverso una o più società più del 25% dei diritti di voto o del capitale azionario della società costituisce un indizio sufficiente a tale proposito) oppure;
• esercitano un controllo sulla società in altri modi.

In assenza di un soggetto che soddisfi una delle predette condizioni, il beneficiario effettivo è il soggetto che agisce in qualità di amministratore.

Per quanto attiene le associazioni no-profit internazionali e le fondazioni, i beneficiari effettivi sono gli amministratori, i direttori, i fondatori, le persone fisiche o le categorie di persone fisiche a cui beneficio è stata fondata l’associazione o qualsiasi altro soggetto che controlla tale associazione tramite altri mezzi.

Per quanto riguarda invece le fiduciarie e i trusts, i “beneficial owners” sono i soggetti fondatori, i fiduciari, i trustees, i difensori, i beneficiari o le categorie di persone nel cui interesse la fiduciaria o il trust sono stati istituiti, o qualsiasi altra persona fisica che controlla la fiduciaria o il trust.

Le varie categorie di soggetti beneficiari elencate sopra sono cumulative.

Il Decreto fa inoltre una distinzione tra beneficiario diretto e indiretto (in quest’ultimo caso, nello specifico, si tratta di un soggetto persona fisica che possiede o controlla il soggetto che fornisce le informazioni attraverso una o più persone giuridiche).

Il Report in questione sottolinea che il concetto di beneficiario indiretto mira ad identificare quei beneficiari che esercitano un controllo diretto o hanno un interesse effettivo per il tramite di altre strutture, comprese persone giuridiche estere.

Il Regio Decreto del 31 luglio 2018 ha recepito in parte la quarta direttiva europea antiriciclaggio e, come anticipazione, la quinta direttiva europea antiriciclaggio (Direttiva EU 843/2018), che apporta delle modifiche alla quarta Direttiva.

Nella relazione al Re viene specificato come la creazione del registro dei beneficiari effettivi e un’esatta identificazione dei soggetti beneficiari renda il Belgio conforme con le raccomandazioni della Financial Action Task Force (FATF) e con i requisiti dell’OCSE relativi allo scambio di informazioni a fini fiscali.

Per quanto concerne i soggetti che sono incaricati di fornire le informazioni in questione, il Decreto introduce il concetto di “information provider”, e cioè gli enti elencati sopra.

L’obbligo di fornire le informazioni necessarie all’Amministrazione Generale del Tesoro incaricata di gestire il registro dei beneficiari effettivi ricade sull’information provider, e più nello specifico sugli amministratori di questo, e non sui beneficiari medesimi.

Le informazioni devono essere aggiornate almeno una volta l’anno.

1) Contenuti del Registro dei Beneficiari effettivi

Gli amministratori delle società devono comunicare al registro dei beneficiari ogni eventuale modifica relativamente a tali soggetti entro un mese dal verificarsi di tale cambiamento.

Tutte le informazioni devono essere caricate nel registro tramite l’apposita piattaforma on-line “MyMinFin”.

Il Regio Decreto in questione prevede che tutte le società costituite in Belgio debbano comunicare al registro dei beneficiari effettivi le seguenti informazioni, relativamente a ciascun beneficiario:

• Cognome e nome, data di nascita (giorno, mese e anno), nazionalità, paese di residenza, indirizzo completo di residenza, data in cui il soggetto è divenuto beneficiario della società, numero di registrazione nazionale o numero di registrazione con la Crossroads Bank for Companies (o identificativo corrispondente all’estero);
• La categoria di beneficiari in cui rientra il soggetto;
• Se il beneficiario è diretto o indiretto;
• Se il soggetto è un beneficiario isolato o congiuntamente con altri individui;
• Nel caso in cui il soggetto sia un beneficiario indiretto, l’identificazione completa di ciascun intermediario;
• La percentuale di azioni o diritti di voto posseduti dal soggetto;
• In caso di controllo indiretto, la percentuale di azioni o diritti di voto detenuti nella società.

Le associazioni no-profit internazionali e le fondazioni costituite in Belgio dovranno comunicare al registro dei beneficiari le medesime informazioni richieste relativamente ai beneficiari effettivi delle società, fatta eccezione per l’effettivo interesse detenuto nella società.

Il Decreto, inoltre, prevede che i trustees e i fiduciari che gestiscono i trusts o enti simili in Belgio debbano raccogliere e conservare simili informazioni relativamente ai propri beneficiari effettivi e comunicare le informazioni relative al Belgio al registro dei beneficiari.

Tutte le informazioni contenute in detto registro possono essere consultate dalle autorità competenti e dagli enti collegati (compreso il Ministero delle Finanze, le autorità fiscali, la Belgian Financial Intelligence Processing Unit, la polizia, la Banca nazionale belga, la Financial Services and Market Authority, i revisori contabili, i commercialisti, gli avvocati, i notai, ecc.), così come da qualsiasi altro soggetto sulla base del principio di trasparenza a cui viene data attuazione dalla quinta Direttiva antiriciclaggio.

2) Accesso informazioni dei beneficiari effettivi

I cittadini comuni non potranno avere accesso a dati quale il nome, la data di nascita esatta e l’indirizzo di residenza completo di tali soggetti, o ad altre informazioni specifiche quali il numero di registrazione nazionale o l’equivalente.

Inoltre, i cittadini potranno effettuare la ricerca solamente tramite il nome della società o il numero dell’azienda.

Tali soggetti non potranno infatti utilizzare il nome del beneficiario per effettuare la ricerca.

Inoltre, tali persone potranno accedere alle informazioni accedendo al sito, e gli accessi utilizzati per consultare le informazioni verranno salvati.

Inoltre, tali soggetti dovranno versare una tassa amministrativa per avere accesso a tali dati.

Per quanto riguarda invece altre tipologie di enti – organizzazioni no-profit, fondazioni, trusts e fiduciarie – i comuni cittadini non potranno accedere direttamente alle informazioni contenute nel registro dei beneficiari effettivi.

Tali soggetti dovranno in tal caso presentare un’apposita richiesta all’Amministrazione generale del Tesoro, richiesta che dovrà essere giustificata da un interesse collegato alla lotta contro il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo o altre attività simili.

Le società e i beneficiari non verranno informati relativamente alle ricerche effettuate nei loro confronti da soggetti terzi presso il registro.

Tuttavia, i cosiddetti “information providers” dovranno fornire alcune informazioni ai beneficiari effettivi per adempiere alla normativa in materia di protezione dei dati personali e privacy.

L’Amministrazione generale del Tesoro, inoltre, comunicherà ai vari soggetti beneficiari la loro registrazione nel registro e invierà a tali soggetti copia di tutte le informazioni detenute sotto al loro nome una volta all’anno.

I beneficiari effettivi avranno poi diritto di accedere alle informazioni e ai dati detenuti sul loro conto e potranno richiedere di modificare o eliminare eventuali inesattezze.

Tutte le consultazioni nel registro verranno registrate e conservate per un periodo di dieci anni.

Inoltre, tutti i dati inseriti nel registro in questione verranno conservati per un periodo di dieci anni dopo la chiusura dell’attività o dopo il momento in cui la società in questione ha perso la personalità giuridica.

Ciononostante, l’Amministrazione generale del Tesoro può, su richiesta del beneficiario, limitare l’accesso del pubblico a tutte o parte delle proprie informazioni.

Il beneficiario che presenta richiesta dovrà dimostrare che “tale accesso andrebbe a creare un rischio sproporzionato, un rischio di frode, rapimento, violenza, estorsione o intimidazione”, o che il beneficiario in questione è un minore o un soggetto incapace.

L’Amministrazione generale del Tesoro potrà decidere di garantire l’esenzione di volta in volta sulla base di una “dettagliata analisi della natura eccezionale delle circostanze”.

Per quanto riguarda invece le sanzioni, possono essere applicate delle sanzioni penali o amministrative su ogni società, associazione internazionale no-profit, fondazione e, più nello specifico, sugli amministratori degli enti che si sono resi responsabili della violazione delle loro obbligazioni.

Dal punto di vista pratico, il soggetto definito “information provider” dovrà comunicare per la prima volta le informazioni richieste relativamente ai beneficiari effettivi al registro dei beneficiari entro il 30 novembre 2018.

Tuttavia, in pratica, dalle informazioni recentemente pubblicate sul sito della Federal Public Service Finance, la scadenza è stata posticipata al 31 marzo del 2019.

Nel frattempo, i soggetti incaricati di fornire le informazioni relativamente ai beneficiari effettivi, devono adottare le seguenti misure:

• Attuare delle procedure interne idonee a facilitare la raccolta delle informazioni menzionate nel Decreto e le comunicazioni aventi ad oggetto eventuali modifiche;
• Identificare i vari beneficiari e le categorie cui essi appartengono e raccogliere i documenti che attestano l’accuratezza delle informazioni comunicate (come, ad esempio copia delle carte di identità, registri degli azionisti, patti societari e statuto sociale di società intermediarie nel caso di proprietà indiretta);
• Designare un rappresentante legale o un rappresentante autorizzato in possesso di una carta di identità elettronica che sia responsabile di completare tutte le informazioni menzionate nel Regio Decreto tramite la piattaforma on-line MyMinFin per conto dell’information provider. Nel caso di rappresentante autorizzato, quest’ultimo può essere sia un agente interno al soggetto che deve fornire le informazioni, come anche un soggetto esterno (come ad esempio un commercialista, consulente legale, persona fisica o giuridica).