La geolocalizzazione della flotta aziendale è ammessa ma solo previo accordo

Si tratta in questo caso, dell'installazione di un sistema dotato di una funzionalità di localizzazione satellitare dei veicoli aziendali, connessi al data center di una società terza. Una delle finalità di tale sistema è il tempestivo intervento degli operatori in caso di guasti alla rete o agli impianti e di conseguenza una maggiore sicurezza di tutti i lavoratori.

1) Trattamento dei dati personali

Il Garante per la protezione dei dati personali si è pronunciato in merito ad una richiesta – di verifica preliminare sollevata ai sensi dell’art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali per il quale nel caso di trattamenti che presentano rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali e per i diritti dell’interessato va, preventivamente, chiesto all’Autorità di verificare la conformità del trattamento alla privacy - avanzata da una società finalizzata alla installazione sul proprio parco macchine di un impianto di geolocalizzazione.

Nel caso in questione si trattava di installare un sistema dotato di una funzionalità di localizzazione satellitare dei veicoli aziendali, connessi al data center di una società terza che, per conto della committente, elaborava i dati rendendoli poi disponibili alla prima società.

Le finalità alla base di tale installazione sono: il consentire un tempestivo intervento degli operatori in caso di guasti alla rete o agli impianti; garantire la sicurezza dei lavoratori; gestire i rapporti contrattuali con l’utenza, tutelare il patrimonio aziendale, rilevare l’esatta ubicazione degli automezzi in caso di sinistri e di furto; verificare la dinamica di eventuali sinistri, ecc.

Il Garante nel verificare suddetta richiesta ha compiuto un bilanciamento degli interessi affermando che gli scopi perseguiti attraverso la installazione del sistema risultano in linea sia con la normativa specifica costituita dall’art. 4, c. 1, della legge n. 300/1970 e s.m.i. (cd Statuto dei lavoratori) che con la normativa  a carattere generale rappresentata  dal decreto legislativo n. 196/2003. A tale conclusione l’Autorità è pervenuta dopo avere compiuto uno scrutinio approfondito della richiesta di verifica  preventiva, dal quale è emerso che il sistema di geolocalizzazione dei veicoli non ha come finalità l’esecuzione della prestazione lavorativa ma il soddisfacimento di altre finalità, sopra richiamate, per cui non si rientra nell’ambito della fattispecie normata dall’art. 4, c. 1, l. n. 300/1970.

Sulla stessa posizione si è di recente posto l’Ispettorato nazionale del lavoro che attraverso la Circolare n. 2 del 7.11.2016 ha affermato che “in linea di massima e in termini generali (omissis) i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento ‘aggiunto’ agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa”.

In applicazione dei principi di finalità e di proporzionalità dei trattamenti, la società è tenuta ad individuare concretamente quali sono i dati pertinenti e non eccedenti ed i relativi tempi di conservazione.

L’Autorità ha, altresì, stabilito che la società adotti le seguenti misure ed accorgimenti, a tutela dei diritti degli interessati: a) il sistema andrà configurato in modo da rilevare la posizione geografica con una cadenza temporale proporzionata alle finalità perseguite; b) l’accesso ai dati processati dal sistema è autorizzato ai soli incaricati del trattamento, previo rilascio di apposite credenziali di autenticazione, differenziate per ciascun incaricato, ed individuazione di appositi profili di autorizzazione; c) decorso il tempo necessario alla loro conservazione, i dati vanno cancellati automaticamente; d) vanno applicate misure di sicurezza sia di tipo organizzativo che tecnologico finalizzate  a rendere anonimi i dati raccolti se gli stessi vengono utilizzati per finalità statistiche e di programmazione.

Resta inteso che la società, prima di dare avvio al trattamento dovrà adempiere ai seguenti obblighi: a) compiere la notificazione al Garante; b) fornire ai dipendenti idonea Informativa, nella quale si faccia menzione dei seguenti aspetti: tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione; c) adottare le misure di sicurezza di cui agli artt. 31 e ss. del Codice; d) stipulare accordi con le rappresentanze sindacali aziendali, ai sensi dell’art. 4, l. n. 300/1970 e s.m.i.; in caso di mancato accordo chiedere l’autorizzazione all’Ispettorato nazionale del lavoro.