La rilevazione delle presenze sul lavoro tramite lo smartphone dei dipendenti

Il ricorso alla tecnologia di geolocalizzazione sta diventando sempre più frequente in quanto consente all'azienda di localizzare i veicoli aziendali in caso di furto, ma anche di gestire al meglio la organizzazione del lavoro, soprattutto di quei dipendenti, ai quali non è assegnata una scrivania ma che per espletare il proprio lavoro sono chiamati a spostarsi al di fuori del perimetro fisico della propria sede lavorativa.

Questo strumento, a fronte dei sopra citati benefici, va ad impattare fortemente sulla sfera della riservatezza del lavoratore in quanto permette, per le sue caratteristiche, un trattamento dei dati personali che se non avviene in conformità con quanto stabilito dalla normativa di settore, può rischiare di violare la privacy.

Con Provvedimento dell'8 settembre 2016, n. 350 il Garante si è pronunciato in relazione alla richiesta avanzata da due società attive nei campi della ricerca, selezione e somministrazione di lavoro a tempo determinato di potere chiedere ai propri dipendenti - impiegati presso altre ditte o che svolgono sistematicamente attività "fuori sede" - di installare una app sugli smartphone di loro proprietà, ai fini della rilevazione di inizio e fine dell'attività lavorativa.

1) Le misure previste dal Garante a tutela dei lavoratori nell'utilizzo dell'App

L'applicazione, è configurata in modo tale da consentire l'accesso ˗ previa autenticazione con user id e password ˗ al dipendente, che "cliccherà su icona "ingresso" per indicare l'inizio dell'attività lavorativa e su "uscita" per indicare la fine della giornata lavorativa. Per cui, quando la App viene attivata, questa presenta al lavoratore il nome e cognome che è stato registrato in modo da confermare la sua identità e lo informa del raggio di approssimazione di lettura della posizione fisica che verrà associata alla timbratura.

L'applicazione utilizzata, inoltre, "non accederà ad altre informazioni presenti nello smartphone del dipendente; le finalità perseguite attraverso l'adozione del descritto sistema – accomunate dall'obiettivo di "conseguire risparmi di costi e maggiore efficienza" – consisterebbero nella realizzazione di una "più efficace modalità di «timbratura»".

Le società si impegnano a "modificare ed integrare adeguatamente l'informativa attualmente presentata ai lavoratori".
La funzionalità di geolocalizzazione "non consentirà alcun controllo dell'attività lavorativa".
I dati relativi alla "timbratura virtuale", così raccolti, "saranno archiviati da un'altra società previamente nominata responsabile del trattamento. "

I dati personali trattati mediante l'installazione sui dispositivi di proprietà dei dipendenti dell'applicazione saranno i seguenti :

• identificativo del dipendente,
• orario di entrata,
• luogo di timbratura,
• orario di uscita,
• dispositivo tramite il quale viene effettuata la timbratura

l'applicativo "non consente il tracciamento, momento per momento, del dipendente".

“L'uso della nuova App non sarà obbligatorio e […] sarà data piena libertà di scelta rispetto all'utilizzo della […] stessa, per rispetto delle scelte individuali, oltre che per venire incontro […] ai dipendenti non dotati di smartphone"; e le società assicureranno l'alternatività nell'uso dei sistemi, potendo i dipendenti scegliere tra il nuovo sistema e le usuali modalità di rilevazione delle presenze .

Il principio di proporzionalità del trattamento che si intende effettuare verrebbe soddisfatto in considerazione della concreta realtà lavorativa dei dipendenti delle società, per cui "ad una ristretta popolazione di dipendenti che hanno un posto di lavoro fisso in una sede stabile, fa riscontro una stragrande maggioranza di dipendenti che invece svolgono la propria mansione o al di fuori della sede ovvero in somministrazione presso i clienti".

Scopo ulteriore dell'applicativo è quello di "fornire una maggiore tutela al lavoratore, che si vedrà conteggiate e retribuite tutte le ore effettivamente lavorate", comprese le ore di straordinario; inoltre in caso di infortunio "che avvenga dopo la «firma di presenza», [il] nuovo sistema consentirà una corretta ed efficiente gestione degli infortuni sul lavoro".

Per quanto attiene ai tempi di conservazione dei dati trattati questi saranno di dieci anni relativamente all'utilizzo per finalità di fatturazione (in base all'articolo 2220 del c.c.) e di cinque anni per finalità di documentazione del rapporto di lavoro.

Il Garante, alla luce di quanto esposto dalle società ha stabilito che il trattamento dei dati personali dei dipendenti, possa essere effettuato mediante il descritto applicativo purchè le società adottino quali misure necessarie, per l'utilizzo del sistema:

1. la cancellazione del dato relativo alla posizione del lavoratore, avendo verificato preventivamente l'associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, conservando, eventualmente, il solo dato relativo alla predetta sede di lavoro, alla data e all'orario cui si riferisce la timbratura;
2. configurino il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva;
3. adottino specifiche misure idonee a garantire che l'applicativo installato sul dispositivo del dipendente non possa effettuare trattamenti di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o alla navigazione in internet o altro).

Il Garante, inoltre, ha prescritto alle società di perfezionare il sistema nella prospettiva della "privacy by design", applicando il principio di necessità e anche alla luce dei possibili errori nell'accuratezza dei sistemi di localizzazione.

Una volta che attraverso la app, è stata verificata l'associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema potrà conservare ˗ se del caso ˗ il solo dato relativo alla sede di lavoro (oltre a data e orario della "timbratura" virtuale), cancellando il dato relativo alla posizione del lavoratore.