In vigore dal 1° ottobre il Codice deontologico delle informazioni commerciali

Il Garante, unitamente alle associazioni di categoria, imprenditoriali e dei consumatori interessate, ha promosso il Codice deontologico e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuate a fini di informazioni commerciali. Il Codice in questione è rivolto alle società che raccolgono e offrono informazioni sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager. I soggetti che effettuano il trattamento dei dati personali a fini di informazioni commerciali devono impegnarsi a farlo nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.

In particolare devono garantire il diritto alla protezione dei dati personali.

Le informazioni commerciali prese in considerazione sono solo quelle riferite alle persone fisiche. Il testo individua le seguenti ipotesi, ricorrendo le quali è ammesso l’utilizzo dei dati senza il consenso degli interessati:

1. i dati provenienti da “fonti pubbliche”, ad es. pubblici registri, elenchi, documenti conoscibili da chiunque (bilanci, informazioni contenute nel registro delle imprese presso le Camere di Commercio, atti immobiliari e altri atti c.d. pregiudizievoli, come l’iscrizione di ipoteche o la trascrizione di pignoramenti, decreti ingiuntivi o altri atti giudiziari).
2. Sono, altresì, utilizzabili senza il consenso, i dati appartenenti alle categorie delle “fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque”, come le testate giornalistiche (cartacee o digitali), le informazioni attinte da elenchi telefonici, da siti web di enti pubblici o di altre autorità di vigilanza e controllo. Sono, altresì, utilizzabili i dati personali che il soggetto ha liberamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali.

Sono, però, previste delle restrizioni in capo agli operatori che dovranno:

a) utilizzare solo dati pertinenti, non eccedenti l’attività di informazione commerciale e sempre aggiornati;
b) annotare sempre la fonte da cui hanno tratto i dati personali sulla persona censita.

Una ulteriore restrizione attiene ai dati giudiziari della persona censita che potranno essere trattati solo se già disponibili in archivi pubblici o in altre fonti pubblicamente accessibili. Un termine di sei mesi è posto all’utilizzo di dati giudiziari tratti da una testata giornalistica.

1) Informativa

L'informativa risulta obbligatoria a prescindere se il trattamento richiede o meno il consenso dell’interessato.

Partendo da questa che è una regola generale presente nel Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2003), il Codice deontologico in commento dispone che non potendo il fornitore rendere l’informativa all’interessato, in forma individuale, rilevato l’alto numero di interessati, ricorre a modalità semplificate.

Perciò tutte le società del settore dovranno fornire una informativa completa, da pubblicarsi sul proprio sito web.

Al fine di rendere uniforme il sistema, le società di informazioni commerciali di maggiori dimensioni hanno costituito un portale unico nel quale saranno inserite tutte le informazioni per verificare i dati relativi agli interessati.

L'informativa dovrà obbligatoriamente contenere le seguenti informazioni:

a) indicazione dei responsabili del trattamento, anche ai fini dell’esercizio del diritto di accesso ai propri dati personali, di cui all’art. 7, d.lgs. n. 196/2003;
b) indicazione dei siti internet o altre sedi dove sia possibile consultare, in modo agevole e gratuito, la informativa di ciascun fornitore;
c) la indicazione delle modalità attraverso le quali potere esercitare i diritti di cui all’art. 7 del Codice.

2) Riscontro agli interessati

Gli operatori del settore sono obbligati a garantire un riscontro telematico, tempestivo e completo, alle richieste di accesso ai dati personali, avanzate dalle persone censite.
Al fin di agevolare il fornitore, in sede di risposta, la istanza  di accesso deve essere corredata del codice fiscale e della partita iva.

3) Conservazione dei dati e misure di sicurezza

Un aspetto di particolare importanza regolato attraverso il Codice dentologico consiste nello stabilire che la conservazione dei dati dovrà avvenire solo per periodi di tempo ben definiti e nei limiti della conoscibilità, della utilizzabilità e della pubblicità degli stessi, previsti dalle normative di riferimento.
Un limite di 10 anni dalla data di apertura della procedura fallimentare si applica alla conservazione delle informazioni relative ai fallimenti e altre procedure concorsuali.
I fornitori hanno l’obbligo di adottare misure idonee al fine di garantire l’aggiornamento delle informazioni commerciali erogate rispetto ai dati personali riportati nelle fonti pubbliche da cui sono state raccolte.

Misure di sicurezza

Il trattamento delle informazioni commerciali impone in capo alle società che raccolgono e offrono informazioni sulla affidabilità commerciale, l’obbligo di adottare misure di sicurezza per garantire l’integrità e la riservatezza. A tale proposito, il Codice deontologico contiene un esplicito richiamo alle misure di sicurezza disciplinate attraverso gli artt. 33 e ss. d. lgs. n. 196/2003 e dell’All. B, al Codice stesso.