Esempio di Relazione del Collegio sindacale al Bilancio

Secondo l'art. 2429 del c.c. il bilancio deve essere comunicato dagli amministratori al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, con la relazione, almeno trenta giorni prima di quello fissato per l'assemblea che deve discuterlo.

Il collegio sindacale deve riferire all'assemblea sui risultati dell'esercizio sociale e sull'attività svolta nell'adempimento dei propri doveri, e fare le osservazioni e le proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione, con particolare riferimento all'esercizio della deroga di cui all'articolo 2423, quarto comma.

1) Norma di comportamento del CNDCEC sulla Relazione del Collegio Sindacale: struttura e le informazioni che deve contenere

Per ovviare alla carenza strutturale dell’impianto giuridico nazionale e all’assenza di specifici principi di riferimento internazionali in materia, il CNDCEC, in collaborazione con la commissione per le norme di comportamento degli organi di controllo legale delle società ripropone, opportunamente aggiornate, le norme di comportamento del collegio sindacale, vale a dire norme di deontologia professionale rivolte a tutti i professionisti iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili emanate in attuazione del vigente codice deontologico.

Esse sono entrate in vigore il 30 settembre 2015, nei confronti di tutti i sindaci delle società di diritto comune, ad eccezione di quelle a cui siano applicabili norme o regolamenti che disciplinano specifici settori di attività o mercati regolamentati. In tal modo tali norme sostituiscono quelle che erano entrate in vigore il 1 gennaio 2012.

In merito alla Relazione all’assemblea dei soci la norma 7 si compone soltanto di una sola sottonorma inerente quella che deve essere la struttura e le informazioni che deve contenere la relazione del collegio sindacale destinata ad i soci.

Il collegio sindacale deve redigere una relazione annuale, nella quale deve riferire all’assemblea sui risultati dell’esercizio sociale e sulla attività svolta nell’adempimento dei propri doveri, nonché presentare osservazioni e proposte in ordine al bilancio ed alla sua approvazione, con particolare riferimento all’esercizio della deroga di cui all’art. 2423, comma 4, c.c.
La struttura della relazione annua che deve predisporre un collegio sindacale non incaricato della revisione legale dei conti è la seguente:

• Titolo della relazione che deve essere: “Relazione del collegio sindacale all’assemblea dei soci ai sensi dell’art. 2429, comma 2, c.c.”.
• Destinatari della relazione: la relazione è sempre indirizzata all’assemblea dei soci.
• Sintesi e risultati dell’attività di vigilanza svolta: il collegio sinteticamente riferisce all’assemblea l’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri di vigilanza e, in particolare, le conclusioni cui è pervenuto all’esito dei controlli eseguiti e dell’attività svolta. In particolare, tale sezione include le valutazioni sui seguenti elementi:
  -- sull’osservanza della legge e dello statuto (Norma 3.2);
  -- sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (Norma 3.3);
  -- sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo (Norma 3.4);
  -- sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno (Norma 3.5);
  -- sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile (Norma 3.6);
  -- in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione (Norma 3.7);
  -- in ordine al bilancio consolidato e alla relazione sulla gestione (Norma 3.8).
• Proposte in ordine al bilancio, alla sua approvazione e alle materie di competenza del collegio sindacale che devono essere formulate avendo riguardo, in particolare, alla tempestività e alla correttezza della formazione dei documenti che lo compongono nonché del procedimento con cui sono stati predisposti e presentati all’assemblea.

La relazione deve contenere uno specifico riferimento all’esercizio della deroga delle disposizioni inerenti la redazione del bilancio di cui all’art. 2423, comma 4, c.c. e, nel caso sia intervenuta, indicarne le ragioni e contenere le osservazioni del collegio sindacale in merito alla loro fondatezza.

Qualora sussistano i presupposti, la relazione deve anche esprimere il consenso del collegio all’iscrizione nell’attivo di bilancio dei costi di impianto e di ampliamento, dei costi di ricerca, di sviluppo e di pubblicità aventi utilità pluriennale (art. 2426, n. 5, c.c.), nonché dell’avviamento (art. 2426, n. 6, c.c.).

Infine il collegio sindacale deve formulare il proprio parere in ordine all’approvazione o non approvazione del bilancio e deve dare evidenza dell’opinione di ciascun sindaco sulla sua approvazione.
Sebbene al collegio infatti non siano affidati gli accertamenti di natura contabile, demandati esclusivamente al soggetto incaricato della revisione legale, ad esso è, in ogni caso un potere propositivo sulla formazione del bilancio di esercizio da parte degli amministratori. Il collegio può esprimere, ad esempio, il proprio dissenso relativamente alla denominazione, classificazione, iscrizione e valutazione di specifiche poste di bilancio o sul contenuto di specifiche informazioni fornite, od omesse, in nota integrativa e sugli schemi di bilancio adottati.

La relazione deve recare la data della sua approvazione da parte del collegio e deve essere sottoscritta, con firma autografa od elettronica, da tutti i membri del collegio sindacale, a meno che sia stata approvata con consenso unanime, nel qual caso può essere sottoscritta dal solo presidente precisando tale situazione.

La relazione del collegio sindacale è collegiale e la sua approvazione deve essere oggetto di verbalizzazione, dando evidenza dell’unanimità o meno della sua stessa, ed il verbale deve essere trascritto sul libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.

Il sindaco eventualmente dissenziente dal contenuto della relazione non ne può redigere e depositare una propria, ma ha il diritto di far iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso ed ha la facoltà di richiedere di riferire all’assemblea la propria opinione difforme rispetto alla relazione approvata dalla maggioranza dei componenti del collegio sindacale.

In alternativa, la relazione può essere redatta dalla maggioranza del collegio, dando evidenza della sussistenza del dissenso di un sindaco e delle relative motivazioni. La relazione così redatta è sottoscritta da tutti i sindaci. Nel caso in cui il sindaco dissenziente non intenda comunque sottoscrivere la relazione, ad esempio perché non concorda sulle motivazioni del dissenso come espresse nella relazione, essa è sottoscritta dalla maggioranza dei sindaci specificando l’esistenza del dissenso, ferme restando per il sindaco dissenziente le facoltà di espressione sopra precisate.

Quando al deposito della relazione, esso deve avvenire presso la sede della società almeno 15 giorni prima della data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio.

Per approfondire la materia abbiamo predisposto un ebook (dal quale abbiamo tratto questo articolo) sulle Nuove norme di comportamento del Collegio Sindacale della dott.ssa Virginia Tosi, che analizza tutte le  nuove norme di comportamento del Collegio Sindacale entrate in vigore dal 30 settembre 2015.

2) Uno schema di esempio di Relazione del Collegio Sindacale

Quindi Sindaci e Revisori devono verificare la situazione dei conti della società e, attingendo al maggior numero di informazioni possibili sulle attività svolte dalla azienda, esprimere il parere sul risultato d’esercizio e sul documento Bilancio, proponendone l’approvazione o la non approvazione.

Ogni relazione è sostanzialmente strutturata in:

• una premessa, con informazioni sull’attività svolta
• i prospetti riepilogativi dei dati di Bilancio
• le conclusioni dell’attività di controllo

Il Fac-simile di Relazione del Collegio Sindacale in formato word elaborato dal nostro Software GB Bilancio d'esercizio, è composto da:

• un testo base, lo stesso per ogni ditta. Il testo base può essere liberamente modificato e personalizzato in base alle esigenze.
• una parte tabellare. Il prospetto di riepilogo delle poste di Stato Patrimoniale e Conto Economico è integrato alla contabilità e riporta in automatico i dati tramite i collegamenti predisposti da Bilancio Europeo GB ai conti del Piano dei Conti Base: all’apertura del documento i dati sono sempre proposti in linea con le registrazioni effettuate. Alcune tabelle devono essere invece compilate da input.

Versioni alternative del documento

In base al diverso esito dell’attività di controllo il Software Bilancio Europeo propone i seguenti documenti:

• Relazione del Collegio Sindacale/ Sindaco Unico (versione completa)
• Relazione con giudizio positivo senza rilievi
• Relazione con giudizio con rilievi per deviazione dalle norme di redazione del Bilancio
• Relazione con giudizio con rilievi per limitazioni allo svolgimento di procedure di revisione
• Relazione con giudizio con rilievi per mancanza di sufficienti elementi probatori
• Relazione con giudizio negativo a causa di deviazione dalle norme che disciplinano il Bilancio e dai Principi contabili
• Relazione con impossibilità di esprimere un giudizio per grave mancanza di elementi probativi