Libro Unico del Lavoro: cos'è come funziona

Il  Libro unico del lavoro (LUL) è stato istituito dall’art. 39 della L. 6 agosto 2008, n.133 (di conversione del DL 112/2008)  in sostituzione dei precedenti libro matricola e il libro paga,   libretto personale di controllo,registro impresa.  Il jobs act è intervenuto ora con il D.LGS 151 istituendo il libro unico in formato unicamente telematico  ma tale modalità sara operativa solo a partire dal 2017.

Rivediamo gli aspetti principali della situazione normativa sul tema,  ad oggi .

SOGGETTI OBBLIGATI E SOGGETTI ESCLUSI

Sono obbligati alla tenuta del LUL tutti i datori di lavoro privati di ogni settore, tranne i datori di lavoro domestico i quali  devono iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Sono invece escluse le pubbliche amministrazioni nonché le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio interno), l'impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti.

Da notare che in un successivo interpello  n. 27 del 6.7.  2010 Il MInistero del Lavoro  ha fornito chiarimenti in merito alla possibilità di omettere la registrazione nel Libro Unico del Lavoro del rimborso spese degli amministratori che non percepiscono compensi, precisando che  la disciplina dei rimborsi spese da annotare nel Libro Unico del Lavoro è strettamente connessa:

• ai soggetti che devono essere iscritti nel Libro medesimo
• e alla tipologia dei rimborsi stessi.

Con riguardo ai soggetti che devono essere iscritti, è sufficiente considerare il dettato dell’art. 39, comma 1, del D.L. n. 112/2008 (conv. da L. n. 133/2008), che indica come soggetti da iscrivere nel Libro Unico “tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo”. La circolare n. 20/2008 di questo Ministero ha comunque precisato che “vanno esclusi dalla registrazione nel Libro Unico del Lavoro tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo (…) amministratori, sindaci e componenti collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale”.

MODALITA' DI TENUTA DEL L.U.L.

  La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro ad oggi può essere effettuata soltanto mediante l'utilizzazione di uno dei seguenti sistemi,:

a) la elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'INAIL o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'INAIL, in sede di stampa del modulo continuo;

b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

c) su supporti magnetici o elettronici , sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

Su questo l'Inail  ha fornito  chiarimenti in merito agli adempimenti nella gestione dei rapporti di lavoro, in particolare sulle procedure di vidimazione del Libro unico del lavoro nella nota  n. 7095 del 10.09.2008

Il luogo di tenuta del Libro Unico secondo il dl 112 2008 non è più, come in passato, il "luogo in cui si esegue il lavoro", ma alternativamente:

a) la sede legale dell'impresa;

b) lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato;

c) i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Per i gruppi di impresa la società capogruppo può essere affidataria di tutti gli adempimenti per le società collegate anche riguardo il libro unico del lavoro.

In merito alla durata della conservazione ricordiamo che il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il libro hanno l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione.

I DATI OBBLIGATORI NEL L.U.L.

Nel  Libro Unico del Lavoro devono essere  riportate le seguenti informazioni sui lavoratori:

• Cognome e nome
• codice fiscale
• qualifica e livello
• retribuzione base
• anzianità di servizio
• posizione assicurative
• somme corrisposte a titolo di rimborso spese
• eventuale retribuzione in natura
• trattenute
• detrazioni
• assegni nucleo familiare
• prestazioni ricevute da enti ed istituiti previdenziali

Il Libro Unico del Lavoro deve contenere anche il calendario delle presenze del lavoratore in cui siano evidenziate:

• il numero delle ore di lavoro
• il numero delle ore di straordinario
• eventuali assenze (anche se non retribuite)
• ferie e permessi

1) Le novità sul Libro Unico del Lavoro dopo il Jobs Act

L’art. 15 del d.lgs. 151/2015 dispone   che a partire  dal 1° gennaio 2017, il Libro unico del lavoro sia tenuto in modalità telematica presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali;  In particolare si demanda ad un apposito decreto ministeriale (da emanarsi entro sei mesi dall’entrata in vigore del provvedimento in esame) l’individuazione delle modalità tecniche ed organizzative per l’interoperabilità, la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati contenuti nel citato Libro unico.

In attesa di tali modifiche , per le modalità di tenuta del LUL si fa riferimento al la legge 133/2008

il recente decreto 151/2015 attuativo del Jobs act ha però modificato il regime sanzionatorio  in  materia di registrazione dei dati  sul Libro Unico del Lavoro, e tali modifiche sono in vigore dal 24 settembre 2015

RIFORMA DELLE SANZIONI IN MATERIA DI REGISTRAZIONI SUL LIBRO UNICO DEL LAVORO

Il comma 7 dell’art. 39 del d.l. 112/2008 stabiliva specifiche sanzioni per la violazione di determinati obblighi relativi alla tenuta e conservazione del libro unico del lavoro. In particolare salvo i casi di errore meramente materiale, l'omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro determinante differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali era punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro (da 500 a 3000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori).  La violazione dell'obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo, era punita invece  con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro (da 150 a 1500 euro se riferita  a più di 10 lavoratori).

 Ora invece, l’art. 22, comma 5, del d.lgs. 24 settembre 2015, n. 151 modifica il comma 7 dell’art. 29, del d.l. 112/2008, nel seguente modo:

• estende la sanzione pecuniaria (da 150 a 1.500 euro) prevista l'omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, anche ai casi di violazione dell'obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo 
• diversifica l’innalzamento dell’importo della sanzione legandolo al numero dei lavoratori interessati e al periodo temporale della violazione. Più specificamente, la sanzione va da 500 a 3.000 euro se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 6 mesi;  mentre va da 1.000 a 6.000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi.