Impronta dell’archivio informatico entro il 1° marzo

Scadeva il 31 gennaio il termine per inviare all’Agenzia delle Entrate la comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico relativa all’annualità 2010 e pregresse. L’Agenzia delle Entrate, a causa alle numerose segnalazioni arrivate, che segnalavano le difficoltà a rispettare il termine di invio, con un comunicato stampa del 31 gennaio proroga di 30 giorni il termine per l’adempimento, che quindi slitta al prossimo 1° marzo. Secondo l'Agenzia la proroga si è resa necessaria a causa delle problematiche dovute anche al "vincolo della procedura di acquisizione che consente la trasmissione di file multipli in maniera limitata".

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1) L’obbligo di comunicazione

Il DM del 23 gennaio 2004 aveva disciplinato la procedura informatica relativa all’emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici tributari, nonché della conservazione digitale dei documenti analogici, con la conseguente possibilità di distruggere gli archivi cartacei. L’articolo 5 del decreto stesso prevedeva anche l’invio, all’Agenzia delle Entrate, di:
• un’impronta digitale dell’archivio informatico oggetto di conservazione;
• la relativa sottoscrizione elettronica;
• e la marca temporale;
entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative alle imposte sui redditi, all’Irap e all'Iva. Pertanto, per i contribuenti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, il primo invio doveva avvenire entro il 31 gennaio 2012, ovvero entro i quattro mesi successivi alla presentazione della dichiarazione annuale.
Il 25 ottobre 2010 l’Agenzia delle Entrate pubblica il provvedimento disciplinante le modalità e i contenuti della comunicazione.
Attraverso l’invio dell’impronta viene garantita l’immodificabilità dell’archivio e dei documenti che lo compongono, infatti, eventuali modifiche comporterebbero la generazione di un’impronta diversa rispetto a quella trasmessa.

2) Contenuto dell’impronta

L’impronta deve contenere:

• i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, e del soggetto da quest’ultimo eventualmente delegato;
• l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce, classificati in 85 categorie (allegato 1 del Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 25.10.2010);
• il luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio;
• la marca temporale apposta all’archivio.

3) Modalità di comunicazione

L’impronta dell’archivio deve essere trasmessa all’Agenzia delle Entrate esclusivamente con modalità telematica:

• direttamente, tramite i canali Entratel o Fisconline;
• tramite intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni.

Prima di procedere con l’invio, il soggetto interessato dovrà verificare la congruenza dei dati da trasmettere con quanto previsto nelle specifiche tecniche allegate al Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010. A tal fine dovrà obbligatoriamente essere utilizzato il software di controllo, scaricabile gratuitamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate, pena lo scarto della comunicazione stessa.
In ogni caso l’Amministrazione finanziaria comunicherà con una ricevuta i motivi dello scarto, e il soggetto potrà rinviare il file corretto entro i 5 giorni lavorativi successivi.
L’impronta si considererà regolarmente inviata nel momento in cui avviene la ricezione del file da parte dell’Agenzia delle Entrate. Quest’ultima invierà al soggetto interessato la prova dell’avvenuta trasmissione, con un file di attestazione, identificato da un numero di protocollo.
È consentito correggere l’impronta inviata una sola volta, purché si riferisca al medesimo periodo di riferimento e l’invio avvenga entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire.