Deposito delle scritture presso terzi: la variazione è a cura del contribuente

In caso di variazione del luogo di tenuta delle scritture contabili, depositate presso terzi, spetta al contribuente comunicare tale variazione entro 30 giorni dalla modifica. Nessun obbligo di comunicazione, invece, per il depositario uscente che abbia restituito al contribuente la contabilità. Questo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione 65 E del 14 giugno 2011.

1) La variazione dati relativa al luogo di conservazione delle scritture contabili

Cambiare il luogo di conservazione delle scritture contabili implica per il contribuente l’obbligo di comunicare tale variazione all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla modifica (art. 35 del D.p.r. 633/1972).
La comunicazione va fatta su apposito modello e presentata, a seconda dei casi:
• all’Agenzia delle Entrate, utilizzando il modello AA7/10 (se soggetto diverso da persona fisica) o AA9/2010 (se persona fisica);
• al Registro Imprese, attraverso la “Comunicazione Unica” se si tratta di un soggetto tenuto all’iscrizione al Registro Imprese o al Rea.
Spesso accade che le scritture siano conservate presso un soggetto terzo, chiamato depositario, in questo caso il contribuente deve disporre di un’attestazione dalla quale risulti la designazione del terzo depositario delle scritture contabili (ciò ai fini di una possibile verifica fiscale, art. 52 del D.p.r. 633/1972).

2) I chiarimenti della Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate 67/E del 14.06.2011

Quali sono gli obblighi del contribuente e del depositario, nel caso in cui venga modificato il luogo di conservazione dei libri contabili?
A questa domanda risponde l’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione 65/E del 14.06.2011.
Secondo l’Agenzia delle Entrate, in caso di variazione del luogo di tenuta delle scritture contabili, solo il contribuente è tenuto a comunicare tale modifica, mentre nessun obbligo sussiste per il depositario uscente che abbia consegnato le scritture contabili. Quest’ultimo potrà svolgere la funzione di delegato o di intermediario per la trasmissione della comunicazione stessa.
Vista l’importanza dell’adempimento, soprattutto ai fini di eventuali accessi o ispezioni, se il depositario non riceve conferma della presentazione della comunicazione, può comunicare all’Agenzia delle Entrate la risoluzione del rapporto di deposito, allegando una copia del verbale di consegna delle scritture. Stessa possibilità è concessa al depositario uscente a cui sia stata impedita la restituzione delle scritture, purché ne indichi la motivazione.
Se il contribuente non provvede a tale adempimento, l’Agenzia provvederà ad assumere le informazioni sulla tenuta e conservazione delle scritture contabili per l’aggiornamento dell’Anagrafe Tributaria e adotterà i provvedimenti conseguenti all’omessa dichiarazione.