Dichiarazioni fiscali: la conservazione fino al termine per l'accertamento

Con Risposta a interpello n 217 del 26 aprile 2022 le Entrate forniscono un riepilogo delle regole per la sottoscrizione e conservazione: 

• delle dichiarazioni fiscali trasmesse 
• e degli altri documenti

L'istante svolge la funzione di intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali (ai sensi dell'art. 3, comma 3 del d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322).

In particolare egli:

• rilascia al cliente l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell'assunzione dell'incarico per la sua predisposizione, sottoscrivendo altresì il riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi; 
• procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme mediante software; 
• sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle Entrate; 
• trasmette la dichiarazione attraverso i canali telematici messi a disposizione dell'Agenzia delle Entrate e verifica l'esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate (nell'area riservata all'Istante); 
• entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, condivide con il cliente la copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per mezzo posta elettronica ordinaria ovvero posta ordinaria, e la copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall'Agenzia delle Entrate; 
• conserva la copia della dichiarazione in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio

Ciò premesso l'istante chiede chiarimenti sugli obblighi previsti ai sensi dell'articolo 3, comma 9-bis, d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322.

Le Entrate chiariscono che non può che confermarsi quanto già indicato in precedenza con diversi documenti di prassi e sottolinea: 

• l'assenza di un obbligo, in capo all'intermediario, di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e, in conseguenza, delle relative copie; 
• la circostanza che le dichiarazioni sono pur sempre documenti fiscalmente rilevanti e la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, e qualora si tratti di documenti informatici, il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'Amministrazione Digitale" ed i relativi decreti attuativi. Tra questi si ricorda il decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto".

Il rispetto delle disposizioni del richiamato DM 17 giugno 2014 specifica l'agenzia non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi e le relative copie ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all'Agenzia delle entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione.

A mero titolo esemplificativo si enunciano i seguenti:

• il c.d. "esterometro", 
• le c.d. "dichiarazioni d'intento", 
• i modelli di pagamento unificato F24, 
• i modelli di variazione dei dati IVA, ecc.) 
• ed altri che possono rientrare nella normale attività degli intermediari ad esempio le liquidazioni periodiche IVA.

In merito alla conservazione le Entrate ricordano che i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano copia di quelle trasmesse «per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600» e in proposito va evidenziato che il relativo termine non può essere inteso in maniera statica, ossia il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, ma come "termine per l'accertamento" del periodo d'imposta di riferimento.

Infine, si evidenzia che, non solo esso troverà applicazione anche per dichiarazioni diverse da quelle sui redditi ma, altresì, per l'intero arco temporale necessario a tal fine, sia esso diminuito o maggiorato, rispetto a quello ordinario, in ragioni di peculiari previsioni normative ad esempio quelle di tipo emergenziale.

Infine si riporta quanto chiarito da altri documenti di prassi dalla agenzia:  “la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall'intermediario … gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d'imposta conservare l'originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall'incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione) e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa. Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale o "C.A.D."). Alla luce di quanto sopra, si ritiene condivisibile qualunque procedura che si conformi ai principi espressi”.