In base all’articolo 2435 del codice civile, entro il termine di 30 giorni dalla sua approvazione da parte dell’assemblea dei soci, gli amministratori delle società di capitali hanno l’obbligo di depositare il bilancio d’esercizio presso il Registro delle imprese, insieme ai documenti a questo allegati e all’eventuale elenco dei soci.
Per il computo dei termini si considerano i giorni effettivi, compresi quelli festivi, a partire dal giorno dell’approvazione; se il termine cade di giorno festivo o di sabato, per prassi la presentazione è considerata tempestiva anche se effettuata il primo giorno lavorativo successivo.
Il bilancio d’esercizio, composto da Stato patrimoniale, Conto economico, Nota integrativa e Rendiconto finanziario, in versione ordinaria, abbreviata o micro, deve essere predisposto per il deposito utilizzando il formato XBRL.
I documenti allegati al bilancio, come la Relazione sulla gestione, la Relazione del collegio sindacale o del revisore legale, il verbale di approvazione da parte dell’assemblea dei soci, devono essere predisposti utilizzando il formato PDF/A, che non permette la modifica dei documenti.
La tassonomia XBRL costituisce una classificazione delle voci di bilancio grazie alla quale ognuna di essa è automaticamente identificata, classificata e collegata ai relativi riferimenti normativi, in modo tale da permetterne una più universale lettura, anche in lingue diverse dall’italiano.
Sono escluse dall’utilizzo di questa modalità di codificazione talune fattispecie quali il bilancio finale di liquidazione , il bilancio delle imprese sociali, eccetera.
Il deposito del bilancio d’esercizio è da effettuarsi presso il competente (per sede) Registro delle imprese, teoricamente anche tramite supporto informatico; ma oggi, nella prassi, viene ordinariamente utilizzata la procedura telematica. Alcune Camere di commercio, infatti, non permettono il deposito tramite supporto informatico e la modalità cartacea non è prevista.
Gli amministratori hanno a disposizione più possibilità per effettuare il deposito con modalità telematica:
La scelta della modalità da utilizzare non sempre può essere effettuata dal contribuente liberamente; infatti, nel caso in cui debba essere depositato anche l’elenco dei soci, l’unica modalità che permette effettivamente di farlo è tramite il software FeDraPlus.
Per contro, nel diverso caso in cui non sia necessario depositare l’elenco dei soci, le altre procedure telematiche costituiscono probabilmente delle modalità più semplificate e agevoli per condurre in porto l’operazione.
Dopo aver generato i documenti in formato XBRL e prima di effettuare l’effettivo deposito, il contribuente dovrebbe verificare, per prudenza, la loro correttezza formale, effettuabile attraverso il software per il web Tebeni che permette anche la visualizzazione dell’istanza in formato pdf, html o csv.
Su ogni documento depositato devono essere riportate:
Tutti i documenti da depositare, a prescindere dalla modalità utilizzata per farlo, devono essere necessariamente firmati digitalmente, alternativamente, dall’amministratore o dal liquidatore della società, da un soggetto dotato di procura speciale per il deposito (modalità non accettata da tutte le Camere di commercio), da un professionista abilitato iscritto presso l’albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili, ai sensi dell’articolo 31 comma 2-quater e 2-quinquies della Legge 340/2000.
Il professionista ha l’obbligo di dichiarare di essere stato incaricato formalmente dal legale rappresentante della società ad eseguire l’adempimento e di attestare la propria condizione di professionista regolarmente iscritto all’albo, inserendo nel Modello XX-NOTE una apposita dichiarazione, diversificata a seconda che la firma digitale di cui è in possesso sia con certificato di ruolo o meno. Se il deposito avviene tramite la procedura chiamata BilanciOnline, il professionista dovrà indicare l’ordine di appartenenza ed il numero di iscrizione nei campi disponibili del form per la trasmissione del deposito.
I documenti depositati dall’amministratore, dal liquidatore, dal procuratore o dal commercialista, oltre ad essere da questi firmati digitalmente, devono presentare anche la cosiddetta Dichiarazione di conformità, con la quale si attesta che il documento depositato è conforme all’originale, a sua volta depositato presso la sede della società. Non è richiesta la Dichiarazione di conformità quando il bilancio in formato XBRL è firmato digitalmente dall’amministratore o dal liquidatore, e, per gli altri documenti, solo nel caso in cui questi, presentati in duplicato informatico, sono firmati digitalmente da tutti coloro che hanno fisicamente firmato gli originali.
Per ulteriori informazioni operative sulle procedure di deposito, è possibile scaricare qui il Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al Registro delle Imprese relativo alla Campagna bilanci 2022, predisposto da UNIONCAMERE.