Conservazione dei documenti informatici della PA e nuove norme nel Decreto Semplificazione

L’art 25 del Decreto Semplificazione pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 16 luglio scorso prevede importanti novità in merito a:

• conservazione dei documenti informatici
• gestione dell’identità digitale

In merito al primo punto occorre sottolineare che la modifica all’art 34 comma 1-bis del Codice dell’amministrazione digitale prevede una disciplina più analitica per quanto riguarda la possibilità delle pubbliche amministrazioni di procedere alla conservazione dei documenti informatici

Ricordiamo che la PA può scegliere se conservarli:

• all’interno della propria struttura organizzativa
• oppure conservarli affidandoli nel rispetto della disciplina vigente ad altri soggetti pubblici o privati accreditati come conservatori presso L’AgID.

In particolare, per ciò che attiene la conservazione dei documenti da parte di soggetti esterni la novità prevede che essi dovranno uniformarsi alle Linee guida contenenti le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del Codice dell’amministrazione digitale e ad uno specifico regolamento entrambi adottati dall’AgID (Agenzia per l’Italia digitale)

Importante sottolineare che scopo del regolamento, che determina i criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, è quello di avere la conformità dei documenti conservati rispetto a quelli originali, nonché di garantire qualità e sicurezza del sistema di conservazione.

Le Linee guida invece determinano i requisiti di qualità, di sicurezza e di organizzazione che i soggetti conservatori dovranno avere.

Ulteriore modifica alla disciplina previgente prevede la rimozione dalla norma della procedura di accreditamento dei soggetti fornitori di servizi di conservazione dei documenti informatici prevista in precedenza in quanto essa è stata ricusata dalla Commissione Europea che ha invitato l’Italia a rimuovere gli ostacoli all’esercizio dell’attività dei fornitori dei servizi di conservazione in uno Stato membro tenuto conto che i servizi di conservazione non figurano tra quelli fiduciari qualificati nella disciplina comunitaria.

Perciò la nuova norma fa riferimento a possesso dei requisiti per espletare tale attività e criteri di fornitura del servizio rimandando a quanto previsto dall’art 24 del Regolamento UE del 23 luglio 2014 n 910 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transizioni elettroniche nel mercato interno.