Note spese e giustificativi e la loro gestione documentale

L’Agenzia delle Entrate si occupa nuovamente della dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti e della loro conservazione, infatti con la Risoluzione del 21 luglio 2017 n. 96/E, sollecitata da un’istanza di interpello, fornisce chiarimenti su alcuni documenti molto diffusi nella vita quotidiana delle imprese, ossia le note spese dei dipendenti e i relativi giustificativi.

In primo luogo, l'Agenzia si sofferma su come la procedura informatica delineata dall’istante sulla gestione delle note spese, sia volta a produrre, internamente ai vari utilizzatori dell’applicazione X e direttamente in formato elettronico, documenti contabili quali le note spese.

Dalla normativa e dalla prassi, emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l’articolo 2, del D.M. 17 giugno 2014e l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti anche nel processo ipotizzato dall’istante, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell’articolo 23-bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata. Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.P.R. n. 917 del 1986 e dei vari documenti di prassi in materia), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente.

Quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, va qui ribadito che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».

Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 – con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale (cfr. l’articolo 4, comma 3, dello stesso D.M.) – senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4.
Ove, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014 (sulla definizione di pubblico ufficiale, in generale, può richiamarsi la circolare n. 36/E del 2006, punto 8.3).