L’obbligo di custodirle per 5 anni stabilito dal legislatore è un mero obbligo minimo di conservazione e non un termine massimo, pertanto Equitalia è tenuta a conservare le cartelle di pagamento per il periodo decennale di prescrizione ordinaria. Questo il chiarimento del Consiglio di Stato con sentenza 5410/2015, che ha accolto il ricorso di una società di servizi a cui era stato negato di accedere integralmente - e farne copia - a cartelle esattoriali pendenti a proprio carico anche da oltre cinque anni.
Secondo Equitalia, i documenti richiesti non erano più accessibili poiché era scaduto il tempo di tenuta obbligatoria fissato dalle norme sulla riscossione mediante ruoli per cui il concessionario deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell’avvenuta notificazione o l’avviso di ricevimento ed ha l’obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell’amministrazione.
Bocciando la tesi di Equitalia, i giudici hanno spiegato che il termine di legge è minimo "(…) non potendo, d’altra parte, incidere sul termine decennale di prescrizione ordinaria", e che "costituisce, infatti, precipuo interesse dell’esattore, nonché preciso onere improntato alla diligenza, conservare, in caso di mancata riscossione dei tributi nel quinquennio e in occasione di rapporti giuridici ancora aperti e non definiti, la copia della cartella oltre i cinque anni, per tutto il periodo in cui il credito portato ad esecuzione non sia stato recuperato, in modo da conservarne prova documentale ostensibile, anche a richiesta dei soggetti legittimati, nelle varie fasi di definizione del rapporto, onde poter compiutamente esercitare le prerogative esattoriali".
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