Con il Decreto del 17 settembre 2024 n. 159 pubblicato in Gazzetta ufficiale il 25 ottobre, il Ministero delle imprese e del Made in Italy ha emanato le linee guida per la creazione, gestione e accesso al fascicolo informatico d'impresa gestito dai SUAP e Camere di Commercio grazia alla Piattaforma digitale .
Si tratta di un nuovo sistema digitale che intende centralizzare tutte le informazioni documentali amministrative delle imprese e ha l'obiettivo di semplificare e uniformare la gestione da parte dei vari enti pubblici.
In questo modo si eviterà alle aziende l'onere di fornire piu volte alla pubblica amministrazione le stesse informazioni Si prosegue cosi nella digitalizzazione dei servizi pubblici, allineandosi agli standard europei di interoperabilità e protezione dei dati.
Si attende un nuovo decreto ministeriale con le specifiche tecniche e l'attuazione completa è fissata entro novembre 2025.
Intanto vediamo meglio di cosa si tratta, il suo scopo, il funzionamento e le modalità di attuazione.
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Il fascicolo informatico d’impresa è un sistema documentale digitale che raccoglie e organizza in modo strutturato tutti i documenti amministrativi e tecnici di ciascuna impresa o soggetto economico iscritto nel registro delle imprese o nel Repertorio Economico Amministrativo (REA).
Il sistema permetterà la conservazione, l'accesso e l’aggiornamento delle informazioni rilevanti, facilitando così la trasparenza e l’efficienza nella gestione dei dati aziendali fornendo un duplice vantaggio:
le aziende non si vedranno costrette a fornire continuamente documenti o attestazioni riducendo così gli oneri di tempo e finanziari.
I destinatari principali delle istruzioni fornite dal decreto sono gli uffici pubblici responsabili della creazione, dell'aggiornamento e della conservazione del fascicolo informatico d'impresa in particolare
Tuttavia, il decreto prevede che anche i soggetti privati potranno accedere ai dati contenuti nel fascicolo, con limitazioni e previo pagamento dei diritti di segreteria. Pertanto, pur essendo le disposizioni orientate agli uffici pubblici per la gestione operativa, alcuni aspetti interessano anche i privati in termini di consultazione dei documenti aziendali.
Alimentazione del fascicolo
La gestione e l’aggiornamento del fascicolo sono affidati principalmente ai SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e alle amministrazioni responsabili dei vari procedimenti amministrativi che coinvolgono l’impresa.
Ogni nuovo documento rilevante, una volta creato, viene inviato alle Camere di Commercio per essere integrato nel fascicolo in formato digitale.
Tempistiche e modalità di trasmissione
La trasmissione dei documenti deve avvenire entro cinque giorni dall’adozione dei provvedimenti amministrativi. Sono previsti tempi differenti per le SCIA e per i procedimenti soggetti a silenzio-assenso, ma in ogni caso la documentazione deve essere inoltrata tempestivamente alle Camere di Commercio per essere integrata nel fascicolo.
Classificazione e tassonomia dei documenti
Per una gestione ordinata e facilmente accessibile, tutti i documenti sono catalogati in base a una tassonomia specifica. Questa classificazione, presente nell’Allegato A al decreto, permette di organizzare le informazioni per tipologia, come ad esempio le autorizzazioni, i certificati, o i verbali di controllo
Conservazione e sicurezza dei dati
La conservazione dei documenti nel fascicolo è affidata alle Camere di Commercio territorialmente competenti, che devono garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, in conformità con il GDPR e le linee guida nazionali sulla conservazione digitale. Trascorso il periodo necessario, i documenti relativi alle imprese individuali vengono eliminati o anonimizzati nei casi previsti
Accesso e consultazione
I soggetti pubblici possono accedere ai dati aziendali senza costi, utilizzando i servizi di interoperabilità digitale forniti dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Le imprese stesse potranno consultare gratuitamente i propri fascicoli.
Al contrario, i soggetti privati dovranno pagare i diritti di segreteria per accedere a determinati documenti e dati di altri soggetti
Trattamento dei dati personali
Il decreto disciplina anche il trattamento dei dati personali contenuti nei fascicoli, specificando i ruoli di titolari e responsabili. Le Camere di Commercio, i SUAP e le altre amministrazioni coinvolte sono responsabili della gestione dei dati secondo le normative GDPR. Per garantire un livello adeguato di sicurezza, è prevista l’adozione di misure di protezione contro accessi non autorizzati.
Le disposizioni del decreto diventano operative a partire dal 9 novembre 2024.
Si attende poi un ulteriore decreto ministeriale sulle specifiche tecniche di alimentazione e gestione dei documenti sentiti il Garante per la protezione dei dati personali, e la Conferenza Unificata, che dovra consentire l'attuazione entro il 26 novembre 2025.
I SUAP si rendono interoperabili con il fascicolo, mediante i servizi resi disponibili dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati, entro centottanta giorni dall'adozione del nuovo decreto ministeriale
Le altre amministrazioni interessate (enti locali altri enti pubblici non economici, altri organismi di diritto pubblico) avranno tempo per adeguarsi centoventi giorni dalla emanazione del decreto.