Sono da considerare distintamente le spese di viaggio o di rimborso della percorrenza chilometrica, che restano escluse dalla ritenuta solo quando siano collegate al riconoscimento di una trasferta del lavoratore dipendente, autorizzata dal datore di lavoro, per missioni effettuate fuori del comune sede di lavoro.
Il lavoratore dipendente non può essere considerato in trasferta, per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa, anche nel caso di abitazione situata in comune diverso da quello di lavoro, i rimborsi in questione vanno interamente assoggettati a ritenuta mediante cumulo con gli altri emolumenti corrisposti nel periodo di paga.
Le spese di viaggio sono da dividere in due categorie:
Le spese per i viaggi nell'ambito del territorio comunale ove ha sede abituale l'attività lavorativa sono sempre soggette a IRPEF tranne i rimborsi per spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (treno, autobus, taxi, ecc).
Le spese per viaggi fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito imponibile, sono cioè escluse da IRPEF, poiché non sono considerate di natura retributiva bensì di natura restitutoria.
Le spese sostenute con auto di proprietà del lavoratore dipendente sono considerate spese documentate a condizione che l'uso sia stato preventivamente autorizzato dal datore di lavoro.
Le spese per l'auto anche presa a noleggio, sono deducibili dal reddito del datore di lavoro, limitatamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.
Il datore di lavoro potrà riconoscere l'utilizzo di un'auto di cilindrata superiore, però fiscalmente potrà portare in deduzione un rimborso spese limitato a quello per un auto da 17 o 20 cv fiscali a seconda se benzina o diesel, per il dipendente non è comunque da assoggettare a ritenuta, in quanto a prescindere dai cv fiscali tale rimborso è sempre considerato di natura restitutoria.
Nel caso che l'auto sia messa a disposizione dal datore di lavoro, e vengano corrisposte delle indennità di viaggio, anche a calcolo chilometrico, non è concessa alcuna esclusione dall'imposizione fiscale in quanto tali indennità non possono essere considerate rimborsi di spese di viaggio, ma normali integrazioni della retribuzione da assoggettare per intero a tassazione.